Валентина Панкратова - Кадровая кухня

Согласие на передачу своих персональных данных в продающее подразделение Компании. То есть работник соглашался быть клиентом своей Компании, в том числе получать от нее рекламу. Или Лист ознакомления в внутренними локальными актами. Та же самая ситуация.

Думаю, что в каждой Компании имеется свой набор таких «бесполезных документов», не подлежащих длительному хранению. Вот из-за них, на мой взгляд, и следует держать личные дела.

Теперь о самом главном – о трудовых договорах. Некоторые компании хранят их отдельно, некоторые – в личных делах. Лично я предпочитала хранить Трудовые договоры в личных делах. У этого метода есть недостаток. Рано или поздно трудовые договоры и допсоглашения к ним перемешиваются с «бесполезными» документами, перепутывается их последовательность. Когда нужно сделать копии трудового договора со всеми допниками, а также когда после увольнения личное дело готовится к архивации, приходится «отделять зерна от плевел» и раскладывать в хронологическом порядке. В этом плане я пришла к выводу, что внутри личного дела хорошо бы выделять файлы/папочки с трудовыми договорами, чтобы при необходимости их можно было легко достать. Здесь главное, чтобы хватило сил на такую детализированную раскладку. Честно говоря, у меня их никогда не хватало.

Как я уже писала, в некоторых компаниях трудовые договоры хранятся отдельно в «Коронах» в вертикальных файлах. Лично мне такой способ совсем не понравился. Файлы под тяжестью бумаги провисают. Папки переполняются, дела надо постоянно перекладывать в новые папки, чтобы сохранить порядок по алфавиту. Ну и, конечно, раскладка занимает больше времени. Одно дело открыть ящик, по меточкам найти нужного работника и положить документы в его подвесную папку. Совсем другое дело – достать из шкафа тяжеленую Корону, аккуратно перелистать файлы до нужной фамилии и вложить в файл договор. А потом проделать все действия в обратной последовательности – перелистнуть файлы в начало папки, втиснуть тяжесть на место в шкаф.

Здесь выбор за кадровиками. Понятно, что для подвесного хранения требуются картотеки. Возможно, не во всех компаниях это доступно.

Подозреваю, что большим разнообразием хранение кадровых приказов не отличается. Сколько я видела Компаний, приказы хранились в Коронах, упорядоченные по номерам. Обычно, в более-менее крупных компаниях приказы разделяются по видам. Степень разделения различна.

Меня всегда нравилась практика разделения приказов – по срокам хранения (длительное и короткое). А дальше по «понятиям». Например, нам было удобно прием, перевод, увольнение, изменение зарплаты и ФИО держать в одной папке. Приказы о неоплачиваемых отпусках и о декретных отпусках также держали в одной папке. Можно было бы и в отдельных, но приказов о неоплачиваемых отпусках было настолько мало, что просто невыгодно было заводить под них отдельную папку.

В отдельных папках находились приказы об утверждении Штатных расписаний, наложении дисциплинарных взысканий, графиках работы, командировках, приказы на оплачиваемые отпуска и их отмене. Причем разделение по папкам происходило постепенно, под влиянием внешних обстоятельств.

Надо сказать, что при раздельном хранении регистрация приказов, тем не менее, у нас была сквозная, то есть абсолютно все кадровые приказы шли с индексом «л/с», не зависимо от их вида. Нас это совершенно устраивало. Единственный «минус» – при архивации надо было перечислять хранящиеся в папке приказы. Конечно, при раздельной регистрации это сделать проще. Опять-таки, регистрацию не обязательно делить четко по видам приказов, особенно, если их не слишком много. Вполне достаточно иметь отдельно регистрацию приказов длительного хранения и отдельно регистрацию приказов короткого хранения.

Предлагаю внимательней отнестись к маркировке папок с приказами. Обычно внешний вид корешков на папки утверждается Инструкцией по делопроизводству. На корешке, как правило, присутствует наименование Компании, номенклатурный индекс, вид хранящихся приказов, год издания приказов, срок хранения. Так вот. Мы в самом низу корешка всегда указывали действие, которое необходимо совершить с приказами в определенный момент.

Подобной проблемы нет у тех, кто сдает документы в архив сразу по окончании года. Но в тех компаниях, где работала я приходилось какое-то время хранить документы в кабинете Отдела кадров. Приказы одного-пяти лет хранения мы не сдавали в архив. Папки хранились у нас, а в положенное время Отдел кадров отправлял их на уничтожение. Поэтому на корешке внизу так и значилось: «Уничтожение в 2020 году». Папки с приказами длительного хранения также не сразу сдавались в архив компании, а года через три. Это было связано с тем, что руководство не хотело, чтобы архивисты могли видеть актуальные зарплаты. Соответственно, на корешках этих папок мы указывали «Сдача в архив в 2021 году».

В начале каждого года нам не приходилось высчитывать, что сколько хранится, и не пора ли сдавать в уничтожение или в архив – просто брали папки с соответствующими надписями. Наверное, можно не говорить, что после завершения года, закладывая папки на временное хранение, старались группировать их, ориентируясь не на год заполнения, а на нижние надписи про уничтожение и сдачу в архив.

Долгосрочное хранение подразумевает архивацию. Некоторые компании имеют свои собственные архивы, некоторые проплачивают хранение в коммерческих.

Мне пришлось закрывать несколько компаний. И знаете, с чем я столкнулась? Во всех этих компаниях шаблоны описей устанавливались внутренними нормативными документами. Это, вроде бы, нормально. Однако, зачастую шаблоны описей отличаются, и порой весьма существенно, от шаблонов и правил ЦГАТО (Центрального государственного архива трудовых отношений).

Для непосвященных сообщаю, что именно ЦГАТО принимает на хранение все кадровые документы при ликвидации организации, его расценки, в отличие от коммерческих, вполне приемлемы. И принимает их исключительно по своим правилам, а не по тем, которые когда-то утвердил Генеральный директор ликвидируемой компании.

Если кто не имел счастья готовить свою Компанию к ликвидации, немного поясню. Компании при ликвидации обязаны сохранить все кадровые документы в течение срока, оговоренного законодательством. Стоимость хранения зависит от объема документов и количества лет хранения. Кстати, при ликвидации необходимо оплатить не только стоимость хранения бумаг на несколько десятков лет вперед, но и стоимость утилизации документов по мере завершения сроков их хранения. То есть для уменьшения оплаты лучше сдавать на хранение строго обязательные документы.