Виктория Викки - БиС взаимодействие

И самое важное: если ваш предыдущий секретарь уволился, то объясните почему. Если причина в отсутствие карьерного роста, то существует вероятность потерять и нового сотрудника.

Для экономии времени при отборе претендентов, в названии должности необходимо отразить основные направления работы. В большом потоке «секретарей» вы можете пропустить нужного кандидата.

Как информировать о вакансии?

Отправить информацию о вакансии в центры занятости. В картотеках центра хорошая база специалистов.

Агентства по персоналу найдут нужного вам специалиста, экономя ваше время.

Прямое объявление о вакансии. Этот вариант самый долгий. Много резюме. Много собеседований. Но в результате вы выберете такого человека, с которым вам будет комфортно работать.

Собеседование

«Не нужно» работодателю в объявлении устанавливать ограничения по возрасту. У работников часто не стыкуются возраст и навыки (опыт). При возрастных ограничениях вы можете не охватить самых ценных кандидатов.

«Нужно» работодателю проинформировать претендентов об организации, её расположении, условиях найма на должность, уровне оплаты и характере работы.

Самое плодотворное собеседование проводится вместе с коллегой. Парные собеседования более объективны.

Как подготовиться к собеседованию?

Подготовьте список вопросов по должностным обязанностям. Не выясняйте биографию, главное поймите способности претендента.

Правильный подход на собеседовании: задавать всем претендентам одни и те же ключевые вопросы.

Каждый вопрос должен касаться ситуации, которая неожиданно возникает в процессе работы.

Задаем конкретные вопросы, а не гипотетические. Просим привести примеры из жизни.

Просмотрев автобиографию претендента, выберите не более двух фактов, по которым вы будете задавать вопросы.

Хорошая подготовка к собеседованию – это его готовый сценарий.

Сценарий собеседования

Представиться самому и представить напарника по собеседованию.

Обозначить характер работы.

Проработать список вопросов по работе.

Проработать список вопросов по автобиографии.

Обрисовать критерии и условия работы.

Спросить, есть ли вопросы.

Рассказать о ваших действиях: сколько ещё претендентов и в какое время вы сообщите о результатах собеседования.

Поблагодарить за визит.

Если будете проверять уровень подготовки, то предоставьте претенденту отдельное помещение, где он в спокойной обстановке выполнит порученные задания (машинопись, скорость, умение работать с редакторами и таблицами, навыки стенографии).

Наиболее эффективна проверка после собеседования.

Хорошее задание: составить памятку для секретаря, с задачами на день и основными обязанностями.

На каждого кандидата планируйте не менее двух часов.

Процесс собеседования

Лично встречайте претендента, по пути в офис вы установите непринужденную и доверительную атмосферу.

Следуйте сценарию, но не торопитесь. Необходимо время для неторопливых ответов.

В самом начале беседы необходимо показать рабочее место.

Не делайте поспешных выводов, особенно в самом начале диалога. Оценить способности человека за несколько минут невозможно. Прощайтесь с каждым как с будущим сотрудником.

Задачи после собеседования.

Дополните записи по проведенной беседе.

Обсудите способности претендента с напарником по собеседованию.

Со дня собеседования до оглашения результатов претенденту должно пройти не более одной недели.

Сохраняйте все анкеты и ваши комментарии по собеседованию. Они вам будут нужны в работе, если человек будет рассматриваться как кандидат на другую должность.

Рекомендательные письма

Важно перед собеседованием просить предоставить претендента рекомендации.

Рекомендательное письмо проще получить соискателю на должность, если он бывшему работодателю предоставит список вопросов, на которые необходимы ответы.

В рекомендательном письме для секретаря необходимо ответить на следующие вопросы:

Дата начала и окончания работы в организации;

Название должности;

Уровень зарплаты и премиальных;

Количество невыходов на работу за год, включая больничные;

Приняла бы организация работника повторно?

Служебные обязанности;

Оценка выполнения обязанностей по 10 бальной шкале;

Соответствовала ли работа способностям работника?

Соотношение административной работы и машинописной;

Подход к работе больше исполнительский или творческий?

Уровень полномочий?

Введение в должность

Кандидату отправьте приглашение на встречу и на ней детально ознакомьте с: условиями найма, датой и временем начала работы, требованиями к офисному стилю. На встрече необходимо подписать все обязательные приказы и инструкции. Детально проработать «Положение о конфиденциальности».

Глава 2. Управление временем

Эффективность в работе с секретарём

Секретарь очень эффективно экономит ваше время. Тот руководитель, который уже работал с личным секретарем, понимает сколько преимуществ даёт это взаимодействие.

Неправильная рабочая обязанность секретаря – это приготовление кофе, телефонные звонки и приглашение посетителей в кабинет. Этот подход не даёт получить все бонусы от личного помощника.

Самая важная задача секретаря: планирование рабочего времени руководителя.

Существует заблуждение, что ценность рабочего времени связана с высотой оплаты должности. Но в реальности получаете следующее: ваш секретарь печатает и корректирует вам отчёт, который вы будете завтра зачитывать на конференции, так вот в это время в этом моменте время секретаря намного ценнее вашего. Этот пункт взаимодействия важный. Руководитель, который ценит только своё рабочее время, оставляет работу для секретаря в последний момент. Этим он вредит сам себе.

Последствия этого действия будут следующими:

Секретарь будет работать постоянно сверхурочно, и быстро уволится.

Постоянные авралы.

Плохо выполненная работа, так как времени без обдуманного планирования катастрофически не хватит, ни руководителю, ни его секретарю.

Эта глава покажет все инструменты планирования времени. Проанализируем, как использовать рабочее время, как выстроить работу с секретарём, чтобы она была эффективной.

В планировании существует три основных момента, с учётом которых, вы всё будете успевать.

Первый момент – ведение ежедневника, второй момент – установление сроков и контроль за ними, третий момент – поведение при незапланированных перерывах (телефонные звонки, внеплановые посетители).