Smart Reading - Ключевые идеи книги: Новый взгляд на список важных дел. Как успевать выполнять все самое значимое. С. Дж. Скотт

Оригинальное название:

To-Do List Makeover: A Simple Guide to Getting the Important Things Done

Автор:

С. Дж. Скотт

Тема:

Личная эффективность

Правовую поддержку обеспечивает юридическая фирма AllMediaLaw

www.allmedialaw.ru

Вы начинаете свой рабочий день, углубившись в длинный список: в него вы внесли самые важные дела, которые необходимо выполнить именно сегодня. Вдруг что-то вас отвлекает – телефонный звонок недовольного клиента, внеплановая встреча с руководством, просьба коллеги помочь с составлением срочного отчета, несколько сообщений в ящике электронной почты, требующих от вас незамедлительных действий, – и к своему списку дел вы возвращаетесь только вечером, с тоской осознавая, что почти ни один пункт из него не выполнен, хотя вы трудились весь день не покладая рук. Знакомые ощущения?

Мы ежедневно составляем подробнейший список важных дел в надежде, что он поможет нам превратиться в чемпионов по продуктивности, однако в действительности мы становимся его заложниками: постоянно появляются новые задания, возникают десятки отвлекающих факторов. Список удлиняется, срочные дела откладываются изо дня в день, растет усталость и недовольство собой.

Проблема в том, что зачастую списки важных дел представляют собой перечисление множества задач, идей, встреч, планов, сроков, сваленных в общую кучу. И вот люди сидят и удивляются, из-за чего их список дел не помогает им в работе и почему они никак не могут добиться высоких результатов в карьере и в жизни.

В этой книге рассказывается, как составлять списки дел, которые будут эффективны, приводятся общие схемы, которые каждый сможет встроить в свою жизнь и с легкостью начать применять. Для этого необходимо намечать самые важные задачи и планировать рабочий день таким образом, чтобы была возможность все их выполнить. И поможет в этом не один, а четыре списка дел, где у каждого списка есть определенная функция.

Мы планируем переделать десятки дел в течение дня, но все стоящие перед нами задачи варьируются по степени срочности, своей протяженности и количеству времени, требуемого для подготовки к их выполнению. Длинные списки демотивируют, потому что невозможно выполнить каждое внесенное в них задание.

Вместо этого ежедневно выделяйте три самых значимых дела, которые принесут максимальную пользу вашей карьере, бизнесу или вам лично, и записывайте их по степени важности на небольшом листе бумаги, который будет у вас перед глазами в течение всего дня.

Часто мы слишком туманно формулируем стоящие перед нами цели, не определяя, какие конкретно шаги необходимо предпринять для достижения результата.

Вместо того чтобы записать: «Поработать над презентацией», укажите, что конкретно вы планируете сделать: «Набросать черновик презентации», «Определить три ключевые идеи презентации» и т. д.

Важно помнить:

– каким будет конечный результат;

– задача должна быть выполнима в течение одного отрезка времени;

– к какому сроку задача должна быть решена.

Трудно быть эффективным, если вы не знаете, сколько часов или дней вам потребуется для завершения того или иного задания.

Перед тем как взяться за какое-либо дело, оцените, сколько примерно времени у вас на него уйдет. Даже если вы сначала будете ошибаться в расчетах, они помогут вам в дальнейшем выработать привычку правильно планировать свое время.

Бывают такие дни, когда возникает масса незапланированных дел и происходят непредвиденные ситуации. Поэтому важно не только четко структурировать свой график, но и уметь проявлять определенную гибкость.

Каждое утро заглядывайте в свой календарь и проверяйте, что у вас запланировано на сегодня и на несколько ближайших дней. В течение каждого дня старайтесь выделять хотя бы один час на разрешение внеплановых ситуаций. Такой запас свободного времени поможет вам существенно снизить уровень ежедневного стресса.

Всегда есть соблазн заполнить свой список задачами, которые только кажутся срочными и значительными, а на самом деле не играют важной роли в долгосрочной перспективе.

Чтобы добиться результатов, нужно видеть общую картину и записывать задания с реальными сроками (например, важные встречи) и те, которые максимально влияют на достижение поставленных вами целей (например, работа над предстоящей презентацией).

Мотивация зависит от того, насколько лично нам важно то, что должно быть сделано. В таких случаях нам не приходится собирать волю в кулак, мы с радостью беремся за работу.

Перед тем как начать писать свой список важных дел, подумайте, почему вы включаете в него тот или иной пункт. Если он связан с вашей долгосрочной целью, вы будете с работать с большим энтузиазмом.

В конце концов, список важных дел – это не вопрос жизни и смерти. Поэтому не терзайте себя, а привыкайте начинать каждое утро с работы над тремя самыми значительными задачами на день.

Всех этих ошибок можно легко избежать, если начать использовать систему четырех списков важных дел.

Мы выяснили, что непродуктивно забивать свой список дел отрывочными мыслями, неотложными заданиями и приблизительными сроками. Задачи, проекты и идеи различны по своей природе: какие-то срочные и требуют немедленной реакции, другие надо обдумать и доработать, но только в свободное время, третьи просто невозможно выполнить, не составив детальный план действий. Чтобы работать эффективно, концентрироваться на самом существенном и не тратить время на то, что только представляется важным, нужна система четырех списков дел.

В него вносится любая мысль и потенциальный проект, над которыми вы хотите поработать в дальнейшем. Некоторые из этих идей легко осуществить, а какие-то никогда не будут реализованы. Главное – выработать привычку ежедневно вносить их в отдельный список и просматривать хотя бы раз в неделю.