Антон Антипин - Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Для менеджеров отделов продаж можно проводить ежедневные утренние летучки длительностью 10–15 минут, на которых руководитель отдела спрашивает, какие цели менеджеры ставят сами себе (три цели на день). Следующий день начинается с отчета, что они сделали вчера, затем выясняются и три цели на сегодняшний день. Так менеджеры входят в рабочий ритм с первых минут (потому что летучка проводится с 9:00 до 9:15), а не раскачиваются полтора часа перед тем, как начать работу.

Я был свидетелем одного случая: руководитель опоздал на встречу и я два часа просидел в отделе продаж с утра, наблюдая за сотрудниками. Причем они знали, чем я занимаюсь в их компании. Первые полтора часа рабочего времени они пили кофе, ходили на перекур, делились новостями. И только потом один менеджер сделал первый телефонный звонок. Можно оценить в деньгах, сколько теряет компания с таким стартом рабочего дня: часть фонда оплаты труда менеджеров (поскольку компания платит за неэффективное время) плюс если бы это время было занято продажами, то их стало бы на 1/4 больше. Посчитайте для себя: потери = = ФОП отдела продаж / 8 × 2 + 1/4 объема продаж.

Утренние летучки важны потому, что они ставят цели на день, и времени на раскачку у сотрудников не остается. На еженедельных планерках ставят цели на неделю и контролируют выполнение задач на прошлой неделе, в итоге это помогает постоянно расти. Ежемесячные совещания позволяют выполнять свои ключевые показатели эффективности, потому что в конце месяца руководству представляется большой отчет (что сделано, какими средствами можно увеличить эффективность и показатели, каковы цели на следующий месяц, кто за них будет ответственен, каков дедлайн и т. д.).

Если в вашей компании не проводятся ежедневные летучки и еженедельные совещания, то вам обязательно необходимо ввести их в практику. И проводить регулярно, а не время от времени.

Мы привыкли, что совещания – это скучные, затянутые и непродуктивные мероприятия, нужные руководителю. И они только отнимают рабочее время. Однако грамотно организованная ежедневная летучка увеличивает время работы в среднем на 1,5 часа без переноса границ рабочего дня. Как это возможно? Придя на работу, понаблюдайте, чем занимаются ваши сотрудники первые 1–1,5 часа рабочего дня. В преобладающем большинстве компаний пьют кофе, проверяют личную электронную почту, обсуждают погоду и планы на отпуск. Теперь умножьте потерянное время на количество менеджеров по продажам и на стоимость часа их работы. И это только ваши денежные потери на зарплату за неэффективное использование рабочего времени. А каковы потери в потенциальных клиентах, которым можно было позвонить за это время?

Летучки и совещания дисциплинируют сотрудников, помогают оценить результаты их работы, ставят цели на день, способствуют развитию компании. Кроме того, на них можно проводить разбор полетов (ситуаций, когда менеджер поступил неверно), чтобы другие учились на чужих ошибках. Публично порицать и унижать ошибившегося сотрудника нельзя. Ваша задача – не высмеять, а на его примере помочь другим избежать аналогичных промахов.

Как я уже отмечал, ежедневные летучки организуются в начале рабочего дня. На них каждый менеджер отчитывается по результатам работы за прошедший день. Руководитель отдела продаж ставит задачи на день каждому сотруднику. Таким образом, менеджеры с самого начала рабочего дня погружаются в рабочую атмосферу и трудятся более продуктивно. Во-первых, они понимают, что на следующий день результаты их работы будут проверены и за невыполненные задачи придется держать ответ. Во-вторых, общеизвестен факт, что для достижения результата необходимо ставить цель. Летучки учат ставить цели и реализовывать их. Менеджеры точно знают, какого результата необходимо добиться. В-третьих, присутствует дух конкуренции. Если все менеджеры в своих отчетах по итогам дня расскажут о том, что поставленные цели достигнуты, а у одного из них получилось не все, ему будет неловко перед коллегами. Соответственно, он будет прикладывать максимум усилий, чтобы вновь не оказаться белой вороной.

Для оценки работы отдела продаж за неделю проводятся еженедельные совещания. Они необходимы для постановки целей на неделю для каждого менеджера отдельно и отдела в целом. Анализируется также объем продаж за прошедшую неделю (сравнивается с плановыми показателями). Благодаря таким планеркам формируется командный дух: каждый чувствует, что достижение стратегических планов компании зависит в том числе и от него. А вы можете еженедельно отслеживать, насколько эти планы приближаются к реализации. Это способствует развитию компании и повышает ответственность персонала за результаты своей работы.

Проведение ежедневных летучек и еженедельных совещаний должно утверждаться документом (в котором прописаны графики и регламент летучек и совещаний). С ним обязательно должен быть ознакомлен персонал.

Резюмирую: летучки и совещания должны быть регулярными, регламентированными, а их посещение – обязательным.

1. Цели, время, участники, документы.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;

• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;

• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;

• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн).

Когда: каждый понедельник с 10:00 до 11:30.

Кто проводит: исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.

Кто присутствует:

• руководитель компании (при необходимости);

• исполнительный директор (менеджер по развитию);

• финансовый директор (главный бухгалтер);

• менеджеры по продажам;

• технолог.

Обязательные документы (все отчеты представляются в распечатанном виде):

• бухгалтер: отчет по продажам за неделю и с начала месяца;

• руководитель отдела продаж: отчет по продажам по каждому менеджеру;

• технолог: статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.

Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

При себе каждый участник имеет:

• список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

• ежедневник для записи заданий и принятых решений.

2. Порядок проведения.

Сначала объявляется повестка.

Цели:

• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;