Олег Казаков - E-mail. Ещё одно письмо…

В этой книге я буду использовать терминологию, предполагающую, что электронное письмо используется в деловых целях. Его цель – побудить к действию, изменить мнение, убеждения и, возможно, заблуждения адресата в отношении чего-либо. И приёмы, позволяющие добиться успеха в его написании, вполне применимы и к другим «жанрам» электронного письма. Немного забегая вперёд, скажу, что все письма, которые находятся в вашей папке «Отправленные», делятся на три типа: письма побуждающие (направленные на корректировку модели поведения человека или группы людей), письма уточняющие (направленные на корректировку вашей модели поведения) и письма информационные (отчёты, свежие новости о компании и так далее). Возможно, могут быть ещё и ритуальные тексты (поздравления с днём рождения, прочие цикличные рассылки), но я бы не стал выделять их в отдельную группу, так как считаю, что их процент ничтожно мал.

Итак, вернёмся к возможностям современного электронного письма для бизнеса. Целью побуждающих писем является действие, к которому вы хотите склонить адресата или подчинённых ему людей. Цель уточняющих писем – также действие, но только уже в отношении вас самих. Цель же информационных писем – принятие адресатом новой информации или изменение мнения о текущей. Так или иначе, результатом любого письма является действие адресата. Заключить контракт, принять кандидата, утвердить план – наиболее распространённые цели деловых писем. Таким образом, E-mail мы относим к жанру побудительных текстов.

Целью любого E-mail является действие и, осознав это, мы столкнёмся с кризисом электронной почты – в своём арсенале побудить адресата сделать что-либо вы лишены самых действенных инструментов, известных на сей день науке.

Как составить текст, который побудит человека делать не что-либо, а то, что нужно вам в рамках ваших целей? Мы подробно рассмотрим цели электронных писем в последующих главах книги. Этими строками предлагаю закончить изучение общих терминов – «информации», «письма». В первых двух главах я хотел познакомить вас со своей интерпретацией этой ни для кого не новой информацией.

Прочтите этот абзац, а затем сделайте, пожалуйста, то, о чём я вас попрошу. Это крайне важно для дальнейшего наложения информации и развития вашей результативности. Когда дочитаете, обратите свой взор на папку «Отправленные» в вашем электронном ящике. Найдите последнее отправленное письмо. О чём оно? К какому из ранее описанных типов писем оно относится? Прочитайте его от первого до последнего слова. Кому предназначалось это письмо? Или, возможно, адресатов несколько? А теперь главный вопрос: для чего вы его отправили? Обязательно ответьте на него, начиная с фразы «для того, чтобы…». Не пытайтесь себя обмануть, начиная ответ со слов «потому что…». А теперь загляните в «Отправленные». Спасибо.

«К чему всё это?» – спросите вы или как минимум подумаете. К тому, что я поставил себе цель оторвать вас от чтения и обратить ваш взор на посторонний предмет. Удалось ли мне это? Вы честны перед собой, а в случае, если вы читаете эту книгу с интересом, и вам действительно хочется улучшить свои навыки делового письма, то я с высокой долей вероятности могу утверждать, что у меня получилось.

Читая «между строк», возможно, вы вновь вернулись к первому абзацу и попытались найти «что-то волшебное», что заставило вас сделать то, о чём я просил. Не ищите. Волшебных таблеток тут нет. Да, нам предстоит достаточно непростая работа. Нам придётся думать и что-то делать в зависимости от наших мыслей. Но не настолько всё страшно. Всё же есть простые и понятные алгоритмы, речевые обороты, фразы-клише, «слова-помощники», о которых мы подробно поговорим далее.

Главное, что нужно осознать на момент чтения этого предложения, что не нужно прикасаться к клавиатуре, если вы до конца не знаете, для чего вы хотите напечатать свой текст. Моя фамилия не Колумб и Америку своими мыслями я не открываю, вроде бы всё очевидно, но тогда ответьте мне, почему лишь 16 писем из почти 3000 имели значение? Именно понятная и конкретная цель письма будет определять тот набор инструментов, который вы будете применять в своём тексте.

Ясное осознание цели вашего письма – это добрая половина гарантии того, что вы своей цели достигнете.

Пусть вас не пугает возможная сложность данного утверждения. Я с большой долей вероятности могу судить, что навык целеполагания у читателя данной книги уже в какой-либо степени развит. И всё, что нам остаётся сделать, чтобы на 50% подобраться к своей цели, это научиться проецировать свое целеполагание на деловую переписку. Предлагаю начать.

Бывает ли у вас такое, что вы никак не можете приступить к чему-нибудь? Мы однозначно решились на какое-либо дело, но никак не можем начать. Готовясь написать письмо, мы начинаем вдруг зачем-то наводить порядок на столе, раскладываем бумаги, закрываем лишние программы на ноутбуке, либо, наоборот, открываем. Мы любыми способами находим себе занятие, чтобы оттянуть начало нашей работы.

Самая распространённая причина таких действий – элементарное незнание конечного результата и человеческая «аллергия к новшествам».

Необходимо правильно настроиться. Не буду писать про важность и значимость силы позитивного мышления, это вопрос глобальный. Если кончики ваших пальцев не эрогенные зоны, то вы вряд ли испытываете удовольствие от написания электронных писем, и я вас понимаю. Да, часто после успешной сделки, достигнутой посредством электронного обмена информацией, мы чувствуем себя счастливыми. Но сам процесс подготовки и переписки точно ни у кого не вызывает восторга.

Если вы не можете изменить ситуацию (не писать это письмо), то всё, что нам с вами нужно – это изменить отношение к ней. Я всегда использую приём, который называю «Минус – плюс». Он пригодится вам не только для настройки для написания E-mail, но и в целом поможет отличное настроение всегда «носить» с собой. Я не присуждаю себе авторство этой методики, но и, к сожалению, не вспомню, кому из людей она принадлежит. Суть её в том, что в нашем мозге за любую взятую единицу времени, например за секунду, может находиться лишь одна единственная мысль. И только нам решать, какой она будет – положительной или отрицательной. Человека от других живых существ отличает возможность переключаться между мыслями и всё, что вам остается – это сменить в своей голове «минус» на «плюс». Чтобы пользоваться этим приёмом, недостаточно знать вводную информацию, нужно ещё иметь при себе «запас плюсов» – багаж тех самых положительных эмоций, которые вызывают у вас состояние восторга: возможно, это воспоминания о детях, посещении красивых мест, моменты из семейной жизни или достижение долгожданной цели. Наверняка вы замечали у кого-либо, а может, и сами носите в своем бумажнике фото своей семьи. Один мой друг делился со мной, что в моменты, когда ему становилось тяжело, он включал на телефоне смех своей дочки, что помогало ему вновь обрести силы и увидеть смысл происходящего .