Виктор Шейнов - Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть

«Успех – это переход от одной неудачи к другой со все большим энтузиазмом!»

Анализируйте свои наклонности, чтобы избавляться от вредных привычек.Этому весьма способствует:

а) изучение собственных рабочих планов и отметок об их исполнении;

б) обсуждение с людьми, которым вы доверяете, своего стиля руководства и поведения.

Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.Не хватайтесь сразу же за новое дело. Насладитесь осознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите не на текучку, а на решение следующей по важности задачи.

Не считайте, что методы и приемы вашей работы – самые лучшие.Постоянно ищите способы экономии времени – и своего, и коллег.

Прежде чем взяться за какое-либо дело, задайтесь вопросом: а нельзя ли кому-либо его поручить? Многие завалены делами именно потому, что привыкли рассчитывать только на себя: «Не могу никому доверить. Все сделают не так, как надо». Вместо этого такие люди должны самокритично признать: «Не умею организовывать свою работу».

В числе правил для руководящего звена ряда ведущих международных компаний есть и такое: «Вам не следует делать то, что могут сделать ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы – лишний, вместо вас можно взять работника с меньшим окладом».

Однако чтобы поручения исполнялись на должном уровне, необходимо соблюдение некоторых общих требований:

• Продуманный выбор исполнителей. Поручайте не тому, кто подвернулся под руку, а тому, кто имеет возможность качественно исполнить поручение.

• Четкость задания. Нередко формулировки поручений оставляют желать лучшего. Неслучайно весьма распространенным среди работников является суждение о «начальниках, которые сами не знают, чего хотят». Положение усугубляется тем, что высокий коэффициент понимания является скорее исключением, нежели правилом при общении людей. Зная это, руководитель должен позаботиться о проверке в тактичной форме того, уловил ли его мысль сотрудник, получающий задание.

Говорят, что у человека никогда нет времени, чтобы сделать работу как следует, а вот на то, чтобы ее переделывать, время находится. Пожалуй, в этом есть изрядная доля вины тех, кто отдает приказы. От того, насколько четко и понятно будет сформулировано поручение, зависит и качество его исполнения.

Вполне возможно, что распоряжение было невразумительным, сумбурным, а подчиненный побоялся переспросить, чтобы уточнить детали. И вот результат – работу приходится переделывать.

• Предоставление максимальной свободы(в пределах компетенции подчиненного). Хорошо когда-то сказал американский президент Теодор Рузвельт:

«Лучший руководитель – это тот, у кого достаточно ума, чтобы найти стоящих людей, заставить их делать то, что нужно, и при этом у него хватает здравого смысла, чтобы не путаться у них под ногами».

• Контроль по результатам, а не по методам исполнения.

• Право на ошибку. Руководители и сами ошибаются. Если подчиненного лишить этого права (жестким контролем, взысканиями за малейшие просчеты), то он лишится и инициативы, ведь фактически руководитель ставит его в худшие, по сравнению с собой, условия.

Распространенные ошибки при поручении задания:

• давать поручения в спешке;

• передавать поручение через третьих лиц;

• поручать что-либо первому попавшемуся под руку;

• давать непродуманные поручения.

Позитивные приемы:

• объясняя задание, сочетать устную информацию с письменной (письменная информация менее подвержена искажению);

• тактично проконтролировать, правильно ли подчиненный понял задание (например, с помощью вопроса: «Что собираетесь предпринять?»);

• письменно фиксировать сроки, ответственных исполнителей, возможные методы работы и форму отчета.

Несоблюдение этих требований препятствует удовлетворительному исполнению поручений, что, в свою очередь, и формирует у руководителя тенденцию опираться только на собственные силы. Так рождается пресловутая текучка – лавина мелких вопросов, из-за которых не остается времени на действительно важные дела, достойные внимания управленца.

При возрастании объема работы руководителю естественно перейти от разовых поручений к делегированию части своих полномочий (о делегировании полномочий см. далее в соответствующем подразделе раздела 1.4 «Возможности, мимо которых мы проходим»).

Правило 10 вполне применимо и для домашних дел. Женщина может вырастить из своих детей неплохих помощников, если будет с раннего возраста поручать им какие-то (вначале несложные) дела: убрать игрушки и другие вещи, помыть посуду, протереть пыль, полить цветы, сходить в магазин и т. д. Выполнять часть домашней работы вполне способен и мужчина, желающий помочь своей супруге, дабы она избегала перегрузки.

При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.

Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом он превращается в надсмотрщика, не способного осуществлять такие важнейшие функции, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Кроме того, излишний контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает нагрузку на него.

Таким образом, при организации контроля необходимо найти некую золотую середину. В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухэтапную систему:

1. Систематический контролькаждого подчиненного осуществляется по ключевым точкам: в действиях подчиненного выделяются главные аспекты, о которых он обязан регулярно информировать руководителя.

2. Раз в месяц исполнительность и ответственность каждого подчиненного проверяется путем дотошной ревизииосуществления им одной из его основных функций. Это позволит:

• составить объективное мнение о работе подчиненного;

• быть в курсе всех важных дел;

• поддерживать уверенность подчиненного в том, что любой крупный просчет не будет скрыт от руководителя;