Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления кадров и

учебных заведений министерства

радиопромышленности

(личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.

Визированиеявляется способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:

Визы:

Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.

Простановка печати. Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.

Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.

Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.

Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии. Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.

Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу:

Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Исполнитель документа. Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:

Фролов 12 34 56

Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например:

Фролов 12 34 56 ШЕ 2 10.11.04

Реквизиты в служебном поле документа

Отметка о контроле. Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится рядом с «заголовком текста» на левом поле листа простановкой буквы «К», или слова «Контроль». Отметка служит сигналом секретарю о постановке документа на контроль.

Отметка об исполнении документа. Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом «исполнитель документа».

Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись ответственного лица. Например:

В дело П – 6

Направлен исх. № 03-11/62 от 02.11.04

00.00.00 (личная подпись)

Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса. Например:

Информация перенесена на

машинный носитель

00.00.00

(личная подпись)

Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице.

Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы.

Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных.

Подводя итоги:секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа.

Распорядительные документы

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.

Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением, правительством);

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.

Распорядительный документ оформляется на общем или специальном бланке. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ правового акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы, или нормативные акты.