Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т. е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных; нужно зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

СОВЕТ:даже в случае получения документа с поврежденной упаковкой не рекомендуется прекращать или замедлять обработку поступающих документов.

После вскрытия корреспонденции конверт следует сохранять только в случаях:

1) если на документе отсутствует дата;

2) если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

3) если адрес отправителя есть только на конверте;

4) если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

5) при желании взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года; телеграмм (при большом их количестве) – в течение месяца.

Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е., иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразны перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если документ присылается повторно (об этом указано на документе), то целесообразно установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. Предложения, заявления и жалобы граждан положено всегда проверять на повторность.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения – отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов но назначению. Обычно этим занимается секретарь (секретарь-референт).

При предварительном рассмотрении документов проставляются или фамилия исполнителя, или условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

При диспетчеризации поступивших документов учитываются:

1) важность содержания;

2) вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.;

3) сложность и новизна поставленных вопросов;

4) авторство, т. е., общественное положение лица, автора документа, место учреждения отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Секретарь руководителя по мере поступления к нему документов от руководителей заполняет специальную информационную форму (лист, экранный формат), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.