Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.

Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.

Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.

Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.

Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.

Подводя итоги:в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.

4.4. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1) формализованный контроль своевременного исполнения;

2) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

3) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

4) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

5) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

6) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Основными задачами контроля исполнения являются:

1) отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

2) обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

3) выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует назвать и нормативное обеспечение контрольной деятельности, поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель форм документов, также утверждаемый директором.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, установлены типовые сроки их исполнения.

Так, типовые срокиустановлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о представлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например сроки исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и др.

СОВЕТ:в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.