Ольга Энговатова - 500 советов секретарю

При управлении электронной почтой очень важно разделить сообщения, являющиеся управленческими документами организации, и личные (неофициальные) сообщения. Сообщения электронной почты, созданные и полученные при помощи корпоративной почтовой системы, являются собственностью организации. В определенных нормативными документами организации случаях к электронной переписке сотрудников разрешен доступ других лиц (системного администратора, службы безопасности, других сотрудников организации). В организации может также проводиться систематический мониторинг электронной переписки. Поэтому в систему управления документацией должны включаться только те сообщения, которые документируют деловую деятельность организации. В противном случае личная переписка может стать достоянием общественности.

Помимо личных сообщений, в систему управления документацией не должны включаться дублетные копии сообщений. Поэтому во внутренних нормативах организации должно быть точно установлено, какую из нескольких копий одного и того же сообщения следует сохранить.

Электронная почта не является безопасным средством передачи информации, поэтому не следует использовать ее для передачи конфиденциальной, секретной информации. Сотрудники организации лично несут ответственность за отправляемые от их имени сообщения.

Как хранить документы электронной почты?

Некоторые сообщения могут и должны быть распечатаны на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение послужило основанием для издания другого – бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и (или) утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Например, не все метаданные документа видны на экране, а программа MS Outlook не позволяет распечатать видимый на экране список адресатов копий сообщения из поля «Скрытая копия» в заголовке сообщения (распечатать его необходимо путем применения функции PrintScreen). Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге.

Кроме того, если сообщения хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации, как электронными, так и бумажными.

Некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2 – 3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.

Автоматизированные системы управления / архивирования электронной почты можно разделить на 3 типа:

1) системы безопасности, которые по заголовкам и содержанию сообщений определяют, содержит ли сообщение вирусы, спам и тому подобную причиняющую вред или ненужную информацию;

2) системы управления хранением – простые системы, собирающие из всего массива сообщений те, которые созданы раньше, независимо от их содержания. Отобранные системой сообщения можно передать на несетевое хранение. Некоторые из таких систем позволяют автоматически удалять все сообщения, отправленные или полученные ранее определенной даты;

3) системы управления документацией, которые обращаются с документами электронной почты так же, как и с другими электронными документами. Многие из них интегрированы с основными почтовыми системами (Outlook, Lotus) и позволяют пользователю регистрировать сообщения, установить связи между сообщениями и между документами различных форматов, организовать хранение сообщений. Некоторые такие системы даже требуют от пользователя классифицировать содержание сообщения и вложенных в него файлов, т. е. определять, к какому делу по номенклатуре сообщение относится.

Системы третьего типа в принципе предназначены для управления документами не только электронной почты, и приобретать их только для этой цели было бы непрактично, поскольку они весьма дорогостоящи. Чтобы получить эффект от приобретения такой системы, необходимо прежде всего правильно организовать работу со всей документацией в организации, наладить традиционное делопроизводство.

Обзор зарубежной практики работы с документами электронной почты показывает, что не столько инвестиции в программное и техническое обеспечение, сколько наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронной почты позволяет сохранить для практических и исторических целей важные управленческие документы, избежать хранения тысяч ненужных сообщений электронной почты, сэкономить рабочее время при поиске требуемых сообщений. Управление документами электронной почты является важнейшей составляющей управления документацией организации.

Подводя итоги:знания секретаря в области управления документами электронной почты являются очень важными на современном этапе развития любого предприятия. Очень важно понимание того, что в современном мире все больше информации имеет электронный вид и ряд документов необходимо хранить, а от устаревшей информации необходимо избавляться.

Современный электронный офис во многом определяет лицо фирмы, он обеспечивает прием, передачу и обработку информации всех видов. Естественное стремление руководителей к автоматизации документационного обеспечения управления ведет к увеличению энергонасыщенности офиса. Это обстоятельство во многом определяет требования необходимой подготовки персонала и, в частности, секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры.

Эксперты считают, что надежная работа электронного офиса на 75 % зависит от качества электропитания, и большинство отказов офисной аппаратуры возникает из-за ее непрофессиональной эксплуатации. Значительная роль в обеспечении указанного качества отводится рядовому пользователю, от которого не требуется специальной инженерной подготовки, но необходимы простейшие знания и навыки в области основ электропитания офисной техники.