Array Array - Как разобраться с делами

Поставьте на ваши папки этикетки

Напечатанные этикетки изменяют ваши папки и ваше к ним отношение. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики для хранения, вы в первую очередь смотрите на этикетки папок. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.

Быть может в 21 веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь запутанное объяснение, основанное на работе нейронов тому, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите аппарат для наклейки этикеток. Для того чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет, чтобы эта штука всегда была под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли ею воспользоваться. И не делитесь ею ни с кем! Если вам случится проставить этикетку на папку с вновь пришедшими материалами, а «наклеивательного аппарата» не окажется под рукой, вы просто эту папку оставите на столе, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.

Купите качественную мебель

Шкафы с папками — это не то место, где надо экономить на качестве. Нет ничего хуже, чем открыть шкаф и услышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они заполнены на три четверти, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.

Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки

Рискуя нанести личную обиду, я все-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папки, которые будут стоять в шкафу. «Висячие» папки куда гораздо менее удобны, потому, что при неожиданном появлении нового документа придется прикладывать усилия, чтобы его в какую-нибудь из папок засунуть — её же надо будет снимать с крючка.

Вот письмо от главного менеджера, который все-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):

«Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переорганизовал мои системы хранения документов на работе и дома — все вместе это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые «надо распределить»!»

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется большее 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.

Но если вы не можете…

Многие люди просто вынуждены пользоваться «висячими» папками, по крайней мере на работе, только потому, что папки эти во многих фирмах являются корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:

* Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить при этом за собой крючок.

* На каждый крючок вешайте только одну папку. Тогда шкаф будет визуально аккуратным. Необходимость перекалибровать алфавитную систему каждый раз, когда какая-нибудь папка заполняется — это слишком хлопотно.

* Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.

Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год

Регулярная прочистка вашего архива не даст ему зарасти плесенью, это также потакает вашей прихоти держать все на видном месте «на случай, если понадобится». Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае все это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит хранить, а что можно и выкинуть. Как я уже говорил, я прочищаю мою систему, когда я жду, когда мне ответят по телефону.

Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники буду приходить на работу в драных джинсах, отключать свои телефоны и разгребать весь накопленный материал [5] Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какой-нибудь такое предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность в предпраздничном запале навести порядок. . У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных или когда вы в отпуске, в конце года, или ранней весной, или прямо перед сдачей бухгалтерской документации, когда вы хотите завершить все финансовые дела уходящего года.

Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями — словом, всем, чтобы начать внедрять технологию.

Что теперь?

Если вы решились выделить определенное время на организацию рабочего места, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была эффективной — на время процесса обустройства избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать суперважный звонок или что-то забрать у секретаря, или поговорить с супругой — сделайте это сейчас . Или же решите, когда вы этим займетесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы все ваше физическое внимание было уделено процессу реорганизации.

Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и деньги, они все равно не разделались с делами для того, чтобы выпасть из жизни на пару дней и заняться своим рабочим местом. «Ах, да, мне надо перезвонить этому заказчику на днях», говорят они, или «Я должен связаться с женой, спросить, купила ли она билеты на сегодня». Я полагаю, что если такое количество далеко не самых простых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определенной нехватки зрелости нашей культуры

Разобрались? Отлично. Теперь самое время собрать все ваше «разное» в одном месте.

Я уже говорил об основной процедуре сбора информации во второй главе. Эта глава более подробно повествует о том, как собрать все «разное», все незавершенные дела в одном месте. Это первый необходимый шаг на пути к «кристально чистому сознанию». Соберите хотя бы несколько дел помимо проектов, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберете все, абсолютно все 100%, у вас появится новая точка, из которой вы и будете двигаться к вершинам личной эффективности.