Array Array - Как разобраться с делами

В любом случае, это еще одна отличная причина иметь систему организации, которая упрощает путь к исполнению того, что имеет для вас ценность и привнесет разнообразие и интерес в вашу жизнь – не запутывая ваш разум и рабочее пространство нерешенными, незаконченными делами.

Опасность файлов «Хранение и просмотр»

Многие создают файлы «Хранение и просмотр» (или целый ящик), которые не очень подходят к категории «Когда-нибудь/Возможно». Они говорят себе: «Когда у меня будет время, я просмотрю это» – и папка «Хранение и просмотр» кажется подходящим местом для этого. Я не рекомендую такой вид подсистемы, потому что в каждом случае, с которым я сталкивался, клиенты «хранили», но не «просматривали», что приводило к появлению куч ненужной информации. Ценность «Когда-нибудь/Возможно» пропадает, если вы не проверяете ее.

Также существует большая разница между тем, что хорошо управляется, например, список «Когда-нибудь/Возможно», и просто местом для хранения «Всякой всячины». Обычно большинство этого хлама нужно выбросить, что-то отправить в «Читать / Просмотреть», что-то хранить в качестве справочной информации, что-то занести в календарь или в файл трудных задач (см. стр. 173), чтобы просмотреть через месяц или в начале следующего квартала, а у некоторых можно выполнить следующее действие. Много раз после разбора чьих-то ящиков или файлов «Хранение и просмотр», я видел, что в них ничего не оставалось!

Использование Календаря для будущих действий

Ваш календарь может быть очень удобным местом для хранения напоминаний о том, что вы можете захотеть сделать в будущем. Большинству людей, с которыми я работал, было не удобно работать с календарем так, как могло бы быть; иначе они бы включали туда еще больше всего.

Одна из трех целей использования календаря – это информация для конкретного дня. Эта категория может включить множество вещей, но один из творческих путей использовать эту функцию – вносить то, что вы хотите выбросить из головы и вернуться к этому позже. Вот немногое из мириады возможных вещей, которые вы можете включить туда:

* Напоминания для активизации проектов

* События, в которых вы хотите принять участия

* Катализаторы решений

Напоминания для активизации проектов Если у вас есть проект, о котором вам не нужно думать сейчас, но заслуживает флажка в какой-то момент в будущем, вы можете выбрать подходящую дату и поставить напоминание о проекте в вашем календаре на этот день. Это нужно отнести в дневной календарь (а не временной), к тому, о чем вы хотите вспомнить в этот день; затем когда наступит этот день, вы увидите напоминание и вставите пункт как активный проект в список «Проекты». Вот типичные кандидаты на это:

* Специальные события с определенным временем (Например начало разработки нового продукта)

* Регулярные события, к которым вам нужно подготовиться, например, просмотр бюджета, ежегодные конференции, планирование событий или митинги (когда вам нужно добавить «ежегодную конференцию по продажам» следующего года в список «Проекты»?)

* Ключевые даты для определенных людей (дни рождения, юбилеи, праздники)

События, в которых вы хотите принять участие Наверное, вы постоянно получаете напоминания о семинарах, конференциях, социальных и культурных событиях, на которые вы собираетесь сходить. Решите, когда придет время и добавьте напоминание в календарь на конкретную дату – например:

«Завтрак завтра в обществе предпринимателей»

«Билеты на распродажу сегодня»

«Специальное предложение по Австралии сегодня в 20:00»

«Барбекю в церкви в следующую субботу»

Если вы хотите сделать что-то из этого, внесите напоминания в свою систему прямо сейчас.

Катализаторы решений Вам нужно принять важное решение, которое вы не можете (или не хотите) принять сразу. Все в порядке, если вы решили, что дополнительная необходимая вам информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (т.е. вам нужно подумать об этом).

В порядке вещей, если вы решите не решать – в том случае, если у вас есть система для этого.

(Очевидно, что дополнительные данные, которые вам нужны для принятия решения, должны быть отнесены к «Следующим действиям» или в список «Ожидающие».) Но чтобы перейти на допустимый уровень нерешенности, вам лучше иметь безопасную систему, которой вы можете доверять, чтобы вернуться к ее решению в будущем. Напоминания в календаре могут вам в этом помочь [10] Если вы используете групповой календарь, нужно разделить виды напоминаний. В электронных календарях обычно есть категория «личное», ее можно использовать для заметок, которые никто не должен видеть. .

Вот некоторые типичные области в этой категории:

* Нанять/уволить

* Погрузиться/приобрести/продать/отделить

* Поменять работу/карьеру

Это слишком большой вопрос, я знаю, но забегите впереди спросите себя: «Есть ли такой вопрос, для которого следует создать напоминание в будущем, так чтобы я почувствовал себя комфортно, забыв о нем на некоторое время?» Если есть, поставьте напоминание в календарь.

«Система Напоминаний»

Один из элегантных путей для управления тем, что нельзя сделать сейчас, но можно будет сделать в будущем – это «Система напоминаний» [11] Также можно назвать «Неизвестное», «Далее» или «Потом» . Трехмерная версия календаря позволяет хранить физические напоминания того, что вы хотите увидеть или вспомнить – не сейчас, а в будущем. Это может быть очень функциональным, позволяющим вам создать свою собственную почту и «высылать» письма самому себе в назначенный день. Я использую систему напоминаний годами и не могу себе представить, как без нее обойтись.

Система напоминаний – это простая система папки с файлами, которая позволяет использовать бумагу и другие физические напоминания так, что все, что вы хотите увидеть в определенный день в будущем «автоматически» появляется в ваших входящих.

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете доверить как минимум часть этого задания ему или ей, если у него/ее есть рабочая версия подобной системы. Вот типичные примеры:

* «Напомни мне эту повестку дня в то утро, когда у меня будет встреча.»

* «Верни мне это в понедельник для повторного обдумывания.»

* «Напомни мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы спланируем ее.»

Затем каждый день недели нужно вытаскивать и пересматривать папку данного дня.

Пока вы можете (и наверно, должны) утилизировать данные, чтобы держать их столько, сколько необходимо, я рекомендую это, если вы можете интегрировать это в свою жизнь, создайте свою «Систему напоминаний». В ней много полезных функций, некоторые из них вы можете использовать для себя в тех делах, за которые ассистент не отвечает. Я использую «Систему напоминаний» для управления: покупкой билетов для путешествий и подтверждений; бумажными указаниями к путешествиями, распорядками дня и картами; напоминаниями о событиях, которые приходят по почте; информацией о том, что «возможно, захочу купить» и т.д.