Л. Сальникова - Ошибки работодателя, сложные вопросы применения Трудового кодекса РФ

Таким образом, для того, чтобы считать работника направленным в служебную поездку и соответственно компенсировать ему издержки, необходимо составить ряд документов.

Какие именно документы должны быть составлены для направления работника в командировку, закрепляется в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка организации.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 такими документами могут быть приказ о направлении в командировку или командировочное удостоверение. По мнению Минфина, высказанному им в указанном выше письме, одновременное составление двух этих документов не обязательно.

Форма командировочного удостоверения (Т-10) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Итак, командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата от 5 апреля 2004 г. командировочное удостоверение выписывается на основании приказа (распоряжения) по форме № Т-9 и № Т-9а о направлении в командировку, что противоречит письму Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, о котором мы говорили выше.

На наш взгляд, составление двух документов (приказ и командировочное удостоверение) отвечает требованию целесообразности при составлении кадровых документов. Прежде всего это связано с тем, что приказ и удостоверение выполняют разные функции. Приказ является распорядительным документом, в нем закрепляется обязанность работника убыть в командировку, а администрации оформить служебную поездку. Удостоверение служит цели подтверждения того, что работник в командировку направлен, убыл в нее и был в месте своего назначения.

Приказ о направлении в командировку также заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости также указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату расходов по найму в пределах норм, и оплату проезда по минимальной стоимости.

Кроме того, работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за период командировки работе. Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При направлении в служебную командировку работодатель обязан также возмещать работнику расходы :

1) по проезду;

2) по найму жилого помещения;

3) дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работникам организаций, финансируемых за счет бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Так, возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

1) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки;

2) расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);