Виктор Дельцов - Почему мне не хватает времени?

5. Продумайте план действий на случай, если не достигнете тех целей, которые перед собой ставили.

6. Реально оценивайте свои возможности. Не ставьте невыполнимых целей. Не принимайте на себя слишком много обязательств. Остерегайтесь предлагать нереальные сроки для выполнения той или иной задачи – в этом случае велика вероятность попасть в цейтнот.

7. Если вы чувствуете, что застряли на очень длинном совещании, постарайтесь организовать для себя «важную» встречу, чтобы покинуть его раньше. Не стоит злоупотреблять этим средством – это вызовет подозрения.

8. Обращайте внимание присутствующих на несоблюдение регламента.

9. Постарайтесь установить периоды времени, когда вы свободны для совещаний, и доведите это до общего сведения.

Не забывайте, что хорошо спланированные совещания должны помогать сотрудникам грамотно определять срочность тех или иных рабочих задач, а также максимально эффективные способы их решения, что является залогом правильной организации рабочего времени.

Во время визитов новых или потенциальных клиентов менеджеры часто стараются завести короткий разговор на отвлеченную тему, чтобы дать человеку время освоиться в новой обстановке и «растопить лед». Но иногда подобные беседы затягиваются, что является существенным, если времени у вас в обрез. Чтобы повернуть обсуждение к нужной теме, не проявляя излишней прямоты и резкости, сделайте небольшую паузу, откройте записную книжку, возьмите карандаш – продемонстрируйте свою готовность к деловому разговору.

Вам наверняка приходилось говорить по телефону с чрезмерно словоохотливым человеком. Как лучше прекратить непродуктивный разговор, не задев при этом самолюбия собеседника? Безусловно, вам необходимо быть тактичным, но твердым, ведь у вас отнимают рабочее время. Если вы сами звоните подобному человеку, то можете предварить беседу словами: «Мне необходимо обсудить с вами этот вопрос до того, как я пойду на совещание к 12 часам». Подобным замечанием вы продемонстрируете собеседнику, что у вас мало времени. Если вы все же оказались втянуты в беседу, не связанную с рабочими вопросами, то сделайте паузу и скажите что-то вроде: «Спасибо, что уделили мне время» или «Хорошо. Я знаю, что вы очень занятой человек. Не хочу больше отрывать вас от дел».

Современные телефоны снабжены клавишей, переключающей звонящего вам человека в режим ожидания. Однако не стоит злоупотреблять этим новшеством – просьба подождать должна быть исключением, а не правилом. Если кто-то, явно злоупотребляя вашим временем и терпением, просит вас подождать, чтобы ответить на другой звонок, стоит вежливо, но твердо сказать: «Извините, но в данный момент у меня нет времени ждать. Может быть, вы перезвоните мне через несколько минут?» Проявляйте настойчивость всегда, когда дело касается пустой траты вашего времени другими людьми. Пресекайте подобные попытки сразу же, и с вами будут считаться как с человеком, знающим цену времени.

Еще один важный шаг в организации времени – избавление от трудоголизма, который стал в наше время повсеместным явлением. Для трудоголика не существует ничего, кроме работы. Но природу не обманешь: там, где работа заменяет все остальные виды активности, начинается стресс.

Признаками стресса, вызванного злоупотреблением работой, являются:

– резкое снижение производительности труда (для выполнения привычной работы требуется в два, а то и в три раза больше времени, чем обычно);

– пренебрежение семьей и общественной жизнью;

– деформирование представлений о важности, приоритетности различных жизненных целей и установок;

– склонность уделять повышенное внимание мелочам;

– прогулы и опоздания;

– агрессивность;

– неспособность соредоточиться;

– плохая работа кишечника;

– учащенный пульс;

– частые простуды;

– бессонница;

– непроходящее чувство усталости;

– привычка грызть ногти;

– чрезмерное потребление алкоголя;

– повышенная тяга к сладкому.

Легко заметить, что симптомы стресса во многом совпадают или являются прямым продолжением показателей нехватки времени.

Стресс не всегда проявляется открыто, он может прятаться за тысячью личин. Прислушайтесь к себе! Возможно, вы заметите, что:

– у вас испортилась осанка;

– вы мысленно ругаете себя, часто сбиваетесь с мысли;

– у вас появился «нервный» смех, привычка покачивать ногой, желание скрыться ото всех;

– вы видите во сне кошмары и стали склонны преувеличивать опасности;

– у вас часто возникает ощущение бессмысленности жизни, отсутствия цели;

– вы не доверяете окружающим, стали чрезвычайно обидчивы, потеряли интерес к интимной жизни;

– вы стали тяжелы на подъем, у вас изменился аппетит;

– вы чувствуете ломоту во всем теле, у вас нарушился менструальный цикл, участились позывы к мочеиспусканию.

Наличие у вас более трех из вышеперечисленных признаков с вероятностью до 99 % свидетельствует о состоянии стресса.

Одной из характерных особенностей стресса является его трудная диагностика. Часто человек, зацикленный на работе, не в состоянии осознать проблему, поэтому, если вы наблюдаете у себя какие-либо из вышеперечисленных симптомов, стоит поинтересоваться у близких, не стали ли вы трудоголиком. Вас также должно насторожить то, что вы испытываете беспокойство, если вас отвлекают от работы, или осознаете свою ценность только в связи с достижениями в работе.

Вот несколько советов по борьбе со стрессовыми состояниями из-за нехватки времени:

1. Постепенно уменьшайте количество рабочих часов в неделю. Не вносите в свой график резких изменений – начните с того, что выделите себе один полный и безоговорочный выходной в неделю. В этот день занимайтесь только приятными делами, посвятите его семье, погуляйте с детьми, встретьтесь с друзьями (но не с коллегами по работе!). Вы можете также заняться каким-либо физическим трудом, так как физическая активность – один из самых эффективных механизмов борьбы со стрессом.

2. Планируя свой рабочий день, выделите время для развлечений одним из важнейших пунктов: даже небольшое по продолжительности удовольствие является мощным фактором противодействия рабочему стрессу.

3. Каждый день вам необходима хотя бы небольшая физическая нагрузка – физический труд по выходным дням недостаточен, для того чтобы быть в форме всю неделю. Вы можете остановиться на утренней гимнастике из нескольких несложных упражнений или вечерней пешей прогулке, главное – регулярность. Идеальным началом рабочего дня может стать для вас утренняя пробежка.

4. Избегайте говорить за обедом о работе, тем более решать какие-то, пусть даже очень важные, текущие проблемы. Если вы обедаете с коллегами, договоритесь исключить рабочие вопросы из списка застольных тем. Придерживайтесь этого правила и на домашних, и на корпоративных вечеринках.