Коллектив авторов - Научно-справочный аппарат архивов России

Согласно этому документу, мы вправе требовать теперь от архивов размещения на сайте Перечня дел НФС.

Итак, Есть несколько способов информирования пользователей о существенных отметках:

• Непосредственно в описях, как прописано в «Правилах».

• Создавать отдельный файл, по которому пользователи могут проверять дела на отметки, как указано в «Порядке признания дел НФС». Этот файл должен быть доступен на сайте архива.

• Отдельная база данных для проверки доступности документов, как это реализовано в Архиве Москве. Пользователь вводит номера фонда, описи, дела и получает информацию, есть ли ограничения на заказ этого дела. Такой формат перечня дел НФС тоже допускается.

В третьем разделе справочника Вы найдете только 2 архива, выложивших списки НПФ на своих сайтах на 01.01.2021. О чем это говорит? А том, что для Вас есть работа — написать письмо в свой архив и просить их сделать то, что они должны согласно процитированному выше нормативному акту.

Еще несколько документов на эту тему. В методических рекомендациях «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (Росархив, 2013 г., http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf) среди полей электронных описей указаны:

КРАЙНИЕ ДАТЫ — основное поле, обязательное для заполнения . (с.39)

КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ — основное поле, о бязательное для заполнения (стр.46)

ПРИМЕЧАНИЯ — основное поле. В данном поле указываются сведения из графы «Примечания» описи на бумажной основе, в том числе касательно условий доступа. … Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др. (с.46)

Таким образом, в описях, составленных в электронном виде, крайние даты и количество листов это обязательные поля.

Важно, там же:

При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при перечислении однородных единиц хранения в электронной описи категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным

Есть Методические рекомендации и для бумажных описей:

Андреева Н. М., Белянина Л. И., Ларина В. Г. и др. Составление архивных описей: Методические рекомендации. М.: Росархив. ВНИИДАД, 2007. — 144с — доступно по адресу https://ru.b-ok.cc/book/3180626/13dadd

«Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федераци»

4.2. Пользователь обязан:

4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

Совет от юриста М.А.Колесова — для начала нужно письменно запросить основания ограничения доступа.

Если картотека «служебная» Вы не можете требовать доступа к ней. Но Вы можете запросить архив, почему картотека, содержащая важные для пользователей сведения, и не содержащая секретную информацию (или другие ограничения доступа), не размещена в общем доступе.

Возможно, она не помещается в читальный зал, или требует специальных знаний. Возможно, если ее оцифровать в рамках гранта, архив не будет этому противиться, а, может быть, будет даже рад. Если Вы знаете о существовании таких картотек, запросите официальную позицию архива о перспективах доступа к ним.

В нормативно-правовых актах не указано, что архив обязан делать все картотеки открытыми. Такая практика может осложнять работу всех исследователей, но формально архив имеет на это право. Что делать? Идти на диалог, искать варианты, уговаривать, аргументировать.

Зимой 2019—2020 года «Архивный Дозор» получил положительный ответ на просьбу об открытии нескольких картотек. Мы общались с Архивом Москвы, с ГАРФом, и были услышаны. Что-то уже сделано, что-то в работе.

Результатом нашей встречи 30 декабря 2019 года было согласие Архива Москвы оцифровать картотеку крещений москвичей начала 20 века. И в декабре 2020 года картотека стала доступна посетителям читального зала! Когда мы затевали этот процесс, опытные генеалоги смеялись и говорили, что все равно никто ничего оцифровывать по нашей просьбе не будет. И найти в картотеке все равно ничего удастся. Но наши просьбы оказались не напрасными, и сразу после открытия картотеки исследователи стали рассказывать о своих находках и распутанных узелках.

Не бойтесь просить архивы пойти навстречу! Просите, предлагайте. Мы, кстати, с самого начала предлагали и свою помощь, готовы были участвовать в оцифровке. Но архив нашел ресурсы и справился своими силами.

Говоря о служебных картотеках, затрону и еще одну область — базы данных, созданные в процессе научной работы с документами архива. Формально, эти базы данных не являются НСА архива, и собственниками их архив не является. Однако нередко по полезности для рядового пользователя они существенно превосходят те справочные материалы, которые создал сам архив. Например, Информационно-поисковая система «Боярские списки XVIII века», которую Вы найдете в этом справочнике в описании НСА Российского Государственного Архива Древних Актов, не указана на сайте архива. А она позволяет находить нужные фамилии в два клика. В справочник включено еще несколько баз данных, созданных не архивами.

Существует проблема исчезновения таких баз данных. Так как пользователи обычно о них не знают, и не могут контролировать их состояние, базы могут быть списаны или утрачены, даже если поступали в Справочно-Информационный фонд архива или его библиотеку. И тем более, если единственная копия хранилась у его создателя.

Такая судьба, например, постигла базу данных лишенцев города Москвы. Когда в 2020 году волонтеры начали создавать такую базу «с нуля» по оцифрованным описям, один из исследователей напомнил, что подобный проект уже делался в начале 1990-х годов по документам партийного архива Москвы. Была найдена книга, изданная по результатам анализа базы — В.И.Тихонов, В. С. Тяжельникова, И. Ф. Юшин. Лишение избирательных прав в Москве в 1920-1930-е годы. Новые архивные материалы и методы обработки. М.: Издательство объединения «Мосгорархив», 1998. 253 с. Тир. 300 экз. Но, как оказалось, сама база не стала частью НСА архива, и прекратила свое существование с развитием информационных технологий, и за неактуальностью программных средств, которые использовались при ее создании.