Коллектив авторов - Научно-справочный аппарат архивов России

Какой путь нас ждет? Сложно сказать. Важно, чтобы Росархив перестал считать, что он занимается документами и историей. Это формулировки вчерашнего дня, когда заказчиком услуг архивов было государство. Сегодня заказчик — простой человек. Завтра — искусственный интеллект. Архивы занимаются данными. И их задача так упаковать эти данные, чтобы их захотелось купить.

Маловероятно, что у архивов удастся отнять монополию на изображения документов. И, например, сделать их общественным достоянием. Однако, монополия на научно-справочный аппарат уже рушится. Посмотрите на мой справочник, на справочники других исследователей. И это работа одиночек. А ведь в отрасль в любой момент могут прийти игроки высшей лиги — Яндекс, Mail.ru, Сбербанк. «Яндекс» инвестировал в компанию «Генотек», представившую незадолго до новости свой сервис построения генеалогических деревьев. Сбербанк провёл конкурс «Digital Пётр» и анонсировал разработку платформы для расшифровки русской скорописи. Представитель компании пообещал, что она будет открытой, историки и любители смогут загружать туда документы и получать расшифровку. Опыт этих компаний изменит всю сложившиеся систему. Они-то знают, что нужно конкретному пользователю, и за что он готов платить.

Если эти темы развития архивов, волонтерских инициатив, исторического краудсорсинга Вам интересны, присоединяйтесь к сообществу «Клуб генеаголиков» https://www.facebook.com/groups/genealogy.club/. Там мы обсуждаем новости, разбираемся в новых архивных технологиях и придумываем новые проекты.

к.и. н. Н.А.Храмцовская. По образованию я историк, закончила Московский Государственный Университет. Кандидат исторических наук. Свою карьеру начинала как архивист, а затем освоила и управление документами и консультационную работу. Мне довелось участвовать в интереснейших отечественных и международных проектах, в т.ч. в таких, как MoReq2, MoReq2010, InterPARES Trust и проект создания базы данных архивной терминологии Международного совета архивов (МСА). Сейчас я работаю ведущим экспертом по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». Меня интересует всё, что относится к этой области: традиционные и электронные технологии; как вопросы управления документами и архивного дела, так и проблемы информационной безопасности, а также роль всех этих дисциплин в проектах построения «электронного» и «открытого правительства». Много сил трачу на пропаганду современных методов работы, в том числе на написание статей, число которых, кажется, перевалило за три сотни; на преподавание, перевод зарубежных стандартов и нормативных документов. Участвую в работе Международной организации по стандартизации в качестве национального эксперта. Являюсь членом МСА, ассоциации ARMA International и Гильдии Управляющих Документацией.

Блог: http://rusrim.blogspot.com/

https://www.slideshare.net/sspchram/

https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/videos

Когда речь заходит о научно-справочном аппарате (НСА) архива, то в первую очередь говорят об описях, поскольку это самый распространённый вид НСА, который создается, как правило, источником комплектования и передается в архив вместе с документами. Основная проблема описей — степень их информативности и точности сведений.

Следует отметить, что описи выполняют две функции. С одной стороны, они используются для учёта поступивших в архив документов. В этом случае нет необходимости в подробных сведениях о деле и входящих в его состав документах. Для архивистов с многолетним стажем базовых сведений в описях достаточно для выполнения их работы, поскольку с годами нарабатываются практика и знание о том, где и какую информацию документы содержат. Соответственно, неинформативные, «глухие» заголовки дел в описях не редкость.

С другой стороны, как только встает вопрос о предоставлении исследователям возможности работать с описями, возникает множество проблем, поскольку достаточно часто исследователи не обладают всей полнотой знаний, необходимых для выявления в описях дел, которые могут содержать материалы по интересующей их теме.

Со временем были установлены требования к составлению описей, особенно в отношении заголовков дел, — но до конца проблема так и не была решена.

Остальные традиционные виды НСА — каталоги, картотеки, указатели, обзоры и т.д., обычно составляются в самом архиве архивистами.

Сегодня в сфере архивного НСА идут революционные изменения — традиционный бумажный и «бумагоподобный» НСА исчезает, и на смену ему приходят специализированные информационные системы на основе баз данных; как следствие, в создание такого НСА помимо архивистов вовлекаются более высокооплачиваемые ИТ-специалисты, в результате чего данный вид деятельности становится междисциплинарным, требующим более совершенного стратегического и оперативного управления и больших затрат.

Главная проблема НСА — экономическая

С моей точки зрения, основная проблема НСА во многом связана с тем, что у архивов нет достаточной заинтересованности в его развитии, а обычно нет и необходимых кадровых, финансовых и материальных ресурсов как для подготовки и актуализации НСА, так и для его размещения в публичном доступе в электронном виде. Это связано с рядом причин:

• У архивов и их сотрудников обычно нет достаточно сильной мотивации для проведения работ по созданию и актуализации НСА — грубо говоря, денег не дают ни за сам качественный НСА, ни за повышение эффективности труда архивистов, которой он способствует;

• Создании НСА обычно связано с большими трудозатратами и дополнительной нагрузкой на сотрудников архивов. При этом часто получается так, что НСА не улучшает условия труда самих архивистов, и нередко создаётся в интересах третьих сторон (например, во исполнение законодательно-нормативных требований);

• Открытие доступа к НСА для общественности всегда связано как с рисками раскрытия конфиденциальной информации и персональных данных, так и с риском увеличения количества запросов;

• Чем в большем объёме раскрывается НСА, тем обычно больше претензий от недовольных пользователей к объему, качеству и уровню раскрытия информации об архивных документах.

Опыт зарубежных архивов

В ряде зарубежных стран проблема решается за счет использования иной экономической модели деятельности архивов, в рамках которой выделяемые архиву средства и ресурсы пропорциональны тому, насколько активно используются архивные материалы — соответственно, архивы начинают бороться за посещаемость, за количество обращений к их документам и т. д. В этом случае у архивов появляется мотивация дать максимально удобный доступ к НСА самим исследователям.