Коллектив авторов - Источниковедение

Генеральный регламент предполагал обязательность обучения канцелярских служащих. По указу от 10 ноября 1721 г. для подьячих была создана школа при Сенате. Кроме того, в Генеральном регламенте формулировались общие правила составления документов, указывались основные реквизиты. Например, в начале протокола следовало проставлять дату заседания и перечислять присутствующих.

11 января 1721 г. был издан Регламент, или Устав, Главного магистрата, к которому прилагались формы ведомостей, рапортов и т. д. На протяжении XVIII в. включение в законодательный акт формуляра документов стало обычным делом. Чаще всего давался формуляр учетных документов. Хотя можно найти и иные примеры: так, в указе «О форме суда» от 5 ноября 1723 г. содержится образец составления челобитной.

Законодательно регламентировалось и прохождение документов, например в Учреждении для управления губерний 1775 г.

С самого начала XVIII в. законодатель много внимания уделял порядку подачи челобитных. Челобитные всегда подавались на имя государя. В XVIII в. в силу рассмотренных выше причин их количество увеличивалось, и законодатель был вынужден пресечь практику подачи челобитных непосредственно царю.

В 1802 г. прошла министерская реформа. Указ от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам» уточнил разграничение сфер деятельности министерств, конкретизировал их функции. 25 июня 1811 г. вышло «Общее учреждение министерств», в котором фиксировалась их структура. На основании этого законодательного акта издавались уставы и положения каждого министерства. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство.

Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено прежде всего сложной структурой государственного аппарата. Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступающие как инициативные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом . Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией .

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории . Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения .

Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными .

Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах ( регистратурах ), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, Сената и других учреждений. Отдельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, – протоколы и журналы заседаний .

В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, некоторые изменили название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения , место промеморий заняли отношения .

Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение главным образом в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.

Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически.

Отчеты Государственного совета составлялись периодически и были весьма краткими. В 1804 г. появились губернаторские отчеты . Их комплекс за XIX в. наиболее репрезентативен.

В XIX в. усложнилась регистрация документов: документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно ему в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении – 54 операции, в департаменте министерства – 34, в совете министров – 45 [292]. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы . В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их отпуски, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В нем ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе: излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения, и указывалось, какое из них было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного совета , менее – журналы Комитета министров .