Оскар Гойхман - Речевая коммуникация

• протоколируемое событие стенографируется;

• тексты докладов и выступлений будут приложены;

• протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, т. е. содержать запись (причем не обязательно и даже не желательно «слово в слово») выступлений.

Во время заседания протокол ведется сначала в черновой записи, в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях, когда событие стенографируется либо записывается на диктофон, протокол составляется после расшифровки записей.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения); вид документа – ПРОТОКОЛ; дата, порядковый номер заседания и место заседания; заголовок; текст; подписание.

Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указываются даты его начала и окончания – например, 12.09–15.09.05. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где происходило событие.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа – например, «Заседание городской думы», «Собрание акционеров».

Текст протокола строится по следующей схеме. Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель – Колосов С.Л.

Секретарь – Апарина Т.А.

Затем проставляется отметка о количестве присутствующих членов коллегиального органа. Здесь возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности, если же большое количество, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте делается отметка:

Присутствовали: 26 человек (список прилагается).

Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что принятое решение имеет юридическую силу, поскольку кворум был.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются с порядковой нумерацией вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже.

Например:

1. Перспективы развития туризма в регионе. Докладывает председатель комиссии И.П. Челнов.

Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ указывается докладчик и кратко излагается суть его выступления. Если докладчик представил письменный текст, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись;

СЛУШАЛИ:

1. Челнов И.П. – текст прилагается.

Если в ходе выступления докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в порядке поступления.

Например:

Копьева Н.Н. – Какое предусматривается финансирование?

Челнов И.П. – Это пока детально не прорабатывалось.

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ.

Раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, т. е. состоит из пунктов с порядковой нумерацией.

Например:

1. Челнову И.П. представить на утверждение программу развития туризма с учетом высказанных замечаний до 10.12.05.

В случае, когда в одном пункте необходимо записать несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При протоколировании избрания должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С.Л. Колосов.

Секретарь (подпись) Т.А. Апарина.

От квалификации специалиста, ведущего протокол, во многом зависят качество документа, ясность и четкость его текста.

Составление организационных документов

К этому виду документов относятся служебные (докладные) записки, справки, деловые письма, телефонограммы и т. п. Особое значение придается деловым письмам – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т. д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат указания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т. д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, – это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменном бланке, представляющем собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться.

Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять только из одной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой: если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т. д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, т. е. содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции [23].

Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», («оплату гарантируем»), письма-напоминания – «напоминаем».

По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии со стандартом, определяющим содержание и форму, а также место проставления на бланке основных реквизитов: автор, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.

В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием электронных форм передачи информации. С этим трудно согласиться, поскольку информация, передаваемая по факсу или электронной почте, предварительно должна быть оформлена по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.