Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

Однако совещания с использованием видеосвязи и компьютеров непригодны для дискуссий один на один; переговоров с группами, не доверяющими администрации, например, профсоюзами; или в тех случаях, когда свое мнение излагают специалисты.

Все увеличивающееся число крупных компаний разделяет подобные взгляды по поводу повышения общей эффективности, заменяя многие внутренние заседания хорошо организованными совещаниями с использованием видеосвязи.

Как мы недавно отмечали, проезд к месту проведения совещаний может отнимать много времени. То же самое относится и к любым деловым поездкам. Поэтому, прежде чем предпринять деловую поездку, остановитесь и спросите себя: «Действительно ли она необходима?»

Подсчитайте, во что она вам обойдется (используя формулу, представленную в главе 3) и подумайте, нельзя ли достичь такого же результата быстрее и дешевле, прибегнув к телефону, факсу, электронной почте или совещанию по видеосвязи. Последнее, например, может сэкономить огромное количество времени и денег, когда для участия в заседании несколько человек должны проехать значительные расстояния.

Если поездка неизбежна, отправляйтесь самым коротким и удобным маршрутом, исходя из возможностей своего бюджета, и продуктивно используйте время в пути. Например, если вы едете в машине, для повышения профессионального уровня или овладения новыми навыками прослушивайте обучающие кассеты, даже если сами сидите за рулем. Целый ряд компаний предлагает записи краткого изложения книг и выдержек из основных деловых изданий.

Есть также кассеты по обучению языкам и мотивационные кассеты, охватывающие широкий диапазон тем.

По возможности осуществляйте поездки поездом, а не автомобилем. Как правило, это более удобный и экономически выгодный вид транспорта, так как в поезде, кроме чтения документов, вы можете писать или пользоваться портативным компьютером.

Время полета также можно использовать продуктивно, либо работая, либо обдумывая стратегию или доклад. Исследования показали, что час полета в первом классе можно приравнять к трем часам в офисе. Если вы собираетесь работать, увеличьте свою продуктивность, выбрав место у иллюминатора. В этом случае вас не будут беспокоить другие пассажиры, проходя мимо вас в бар или в туалет. Кроме того, следует выбрать место подальше от бара или туалета, так как это самые шумные и беспокойные места.

Сидений, расположенных на переборках, также лучше избегать, хотя иногда там немного больше места для ног. Если вы сидите в ряду, следующем за переборкой, то в течение полета ваш кейс будет у вас под рукой. Правила безопасности требуют, чтобы стюардессы складывали ручную кладь пассажиров салона у сидений, расположенных на переборках, поэтому может оказаться, что ваш кейс будет находиться на верхней полке за несколько рядов от вас.

Если вы собираетесь пользоваться портативным компьютером, вначале согласуйте вопрос с авиакомпанией, ибо некоторые из них запрещают пользоваться им в полете. Такой запрет может оказаться крайне неприятным сюрпризом для бизнесмена, собиравшегося во время перелета несколько часов поработать с компьютером. Хотя большинство авиакомпаний разрешает использовать портативные компьютеры, за исключением времени взлета и посадки, на самолетах некоторых компаний, например Air Магос и Iberia, мне было в этом отказано. И наоборот, мне никогда не запрещали этого на самолетах ВА, Virgin и на американских авиалайнерах.

«Наймите шофера. Хотя идея разъезжать в машине с собственным шофером может некоторым людям показаться расточительством, это позволит вам выполнить большой объем работы за то время, что в противном случае оказалось бы потерянным. Я просматриваю корреспонденцию и другие документы, а также веду телефонные разговоры. Эти несомненные преимущества намного перевешивают затраты. И наконец, отправляясь в трансатлантическое путешествие, летите "Конкордом". Я знаю, что подобный совет подпадает под категорию "именно этого от него и следовало ожидать", но он обоснован. "Конкорд" – это единственный способ купить время. Сверхзвуковой перелет из Лондона в Нью-Йорк практически удлиняет день на шесть часов десять минут».

«В наши дни значительная часть времени любого менеджера уходит на чтение огромного количества необходимого материала. Вы можете использовать с этой целью время пребывания в автомобиле или самолете. Крайне полезными в бизнесе оказались портативные телефоны, особенно для разговоров во время переезда из одного места в другое, которое ранее оказывалось просто потерянным. Но это же "потерянное" время вы можете эффективно использовать в качестве долгожданной возможности передохнуть и подумать о чем-нибудь другом, чтобы прибыть к месту назначения бодрым и готовым к следующей встрече».

Чтение и написание отчетов, докладных записок, писем, книг, журналов, статей и других деловых документов занимает сегодня значительную часть рабочего дня среднего менеджера.

Быстрый рост бюрократических требований, государственных правил и инструкций и настоятельная необходимость привести в соответствие с требованиями времени профессиональные и деловые знания говорят о том, что в дальнейшем ситуация может только ухудшиться. Если мы ничего не предпримем, чтобы перехитрить этого последнего из семи Воров Времени, он может оказаться самым жадным из всех.

К счастью, совершенствование усвоенных нами в средней школе навыков чтения и письма предоставляет нам широкие возможности для экономии времени.

Исследования показывают, что при средней скорости чтения 200 слов в минуту (при возможной 1000 слов в минуту) даже хорошо образованные мужчины и женщины читают в пять раз медленнее необходимого. Если бы они читали с максимально возможной скоростью, то время на прочтение, например, книги можно было бы сократить с 5 часов до 60 минут и менее.

Вину за наши расточительные в отношении времени привычки можно честно и справедливо возложить на методику обучения чтению в средней школе. На первых уроках детей, как правило, заставляют встать и читать вслух учителю и классу. Если они пропускают слова, им велят вернуться и повторить их. В результате многие взрослые необоснованно замедляют чтение: