Татьяна Ананьева - Рестарт. Как вырваться из «дня сурка» и начать жить

Этот подход является ключевым в методологии гуру личной эффективности Дэвида Аллена и представлен в его книге «Как привести дела в порядок». Подобный способ работы со всеми накопившимися «незавершенными» циклами – это первый шаг для того, чтобы повысить качество и продуктивность своей работы. Хотя бы раз в месяц выполняйте это упражнение. Пусть оно войдет у вас в привычку, поскольку это один из самых важных способов «очистки» не только головы, но и личного пространства. Оно ведет к высвобождению нужной для жизни энергии. Позволяет увидеть картинку целиком.

Прежде чем проводить сортировку идей, нужно «вынуть» их из головы. После этого можно приступать к дальнейшим этапам.

Этап 2. Поставьте крайние сроки решения данных задач

На этом этапе вы увидите, о чем действительно нужно думать и волноваться уже сейчас, а что спокойно может подождать своего часа в вашем списке дел. При этом необходимо правильно представлять себе сроки. Важно, чтобы дело не улетело в срочные и не стало «горящим». В этом случае придется «тушить пожар», и качество результата будет ниже желаемого. С другой стороны, можно умело использовать приближение дедлайна, чтобы добавить себе немного адреналина, повысить приоритет и с чистой совестью, быстро и качественно выполнить дело. Главное – не «подсаживаться» на адреналин последнего дня. Скорее речь идет об использовании метода ограничений как стимула для фокусировки на задаче. Это гораздо полезнее для здоровья и может стать основой для продуктивности. Лично я на основе ожидаемых дедлайнов выстраиваю список приоритетов и оставляю времени не слишком много, но достаточно для качественного выполнения дела.

Еще один полезный совет, почерпнутый у Дэвида Аллена [11]и регулярно встречающийся в других книгах. Выберите сразу те дела, на выполнение которых требуется менее двух минут. Выделите их в своем списке и после сортировки запланируйте небольшой объем времени, чтобы сразу их выполнить. Так вы сразу сможете провести частичную «чистку» вашего листа незавершенных дел.

Этап 3. Делегирование задач

Посмотрите на каждую задачу и оцените, кому еще можно доверить ее выполнение или кто может помочь вам в ее решении. В большинстве случаев оказывается, что мы можем призвать помощников, чтобы сделать столь важную для нас вещь. Мы можем делегировать какую-то часть задачи (к примеру, поиск информации или оформление презентации) коллеге, стажеру, подчиненному или же нанятому фрилансеру. Тут важно определить эффективность подобных решений с точки зрения их стоимости. Для этого необходимо учесть стоимость вашего часа и понять, есть ли иные способы инвестиции времени, чтобы этот же час вы посвятили более доходному делу. К примеру, я могу доверить кому-то оформление презентации, а сама заняться поиском новых клиентов. Очевидно, что это даст гораздо больший финансовый эффект. Еще одним фактором, который также стоит принять во внимание, должен стать итоговый результат. Если вы что-то сделаете, но качество будет средним (к примеру, я не очень хорошо умею оформлять презентации), и при этом вы потеряете время, которое могли бы потратить на репетиции (а выступаю я, особенно когда репетирую, гораздо лучше, чем рисую), то потери от самостоятельного выполнения будут больше, чем от делегирования. Конечно, если речь идет о компоновке презентации из уже готовых материалов, тут точно можно сделать все самостоятельно.

Не забывайте, что у вас есть еще и домашние обязанности: уборка, готовка, стирка и чтение перед сном ребенку. Что-то вы явно можете делегировать, а вот читать нужно – это лучший способ укрепить отношения в семье.

Этап 4. Оценка по квадранту «важность/ срочность»

Ранее мы рассматривали классификацию, предложенную Стивеном Кови (я регулярно использую ее в своей жизни). Тут самым важным будет разделение всех дел, которые не дают вам покоя, по разным категориям и осознание того, какую стратегию по отношению к ним стоит предпринять, чтобы не допустить возникновения проблем и при этом не вложить свое бесценное время во что-нибудь ненужное. К примеру, в поездку в магазин за новой люстрой. Ее можно заказать и через Интернет, или же вообще перепоручить это кому-либо, а может, вы решите отложить покупку на длительный срок, когда она обретет бо́льшую важность.

Этап 5. Оценка с точки зрения «Колеса баланса»

Делая подобную оценку, вы видите, какие вещи на данный момент требуют вашего внимания. Если вы используете «Колесо баланса» для планирования, то сможете оценить, соответствуют ли эти дела вашим приоритетам на месяц или квартал. Также, возможно, вы осознаете, что расставили приоритеты, но не запланировали ни одного дела. Это тоже повод для размышлений. В первую очередь в ваш список дел должно попасть то, что вам действительно нужно и важно.

После детальной всесторонней оценки посмотрите еще раз на свой список. Возможно, вы уже готовы что-то вычеркнуть или по-другому взглянуть на эти дела и организовать иначе решение данных задач.

Еще несколько слов о планировании. Некоторые люди, обычно женщины, – фанаты списков. Особенно если они деформированы работой в бизнесе. Вспомните фильм «Я не знаю, как она делает это», где главная героиня постоянно составляла списки дел и покупок.

Подобные списки не стоит прокручивать в голове, они должны быть зафиксированы. Пусть у вас будет общий список дел, что в будущем пригодится в особых случаях «кайросах», а также даст возможность ничего не забыть, но и не тратить энергию на то, чтобы помнить. Не важно, какой формат вы выберете – будет ли это ежедневник, или тетрадь, или же электронная программа.

Наш организм – уникальная система, помогающая нам на пути к целям. Если знать, как он устроен, можно комфортно и продуктивно достигать нужных результатов. Это один из самых интересных «ключиков» к пониманию себя, своей человеческой природы и управлению ей.

Гормоны – биологически активные вещества органической природы. Они вырабатываются в специальных железах внутренней секреции и являются регуляторами различных внутренних процессов. Вместе с кровью они переносятся по всему организму и попадают в определенные клетки-мишени, к рецепторам которых подходят как ключ к замку. С этого момента начинается их довольно интересное влияние на наш организм.

Сегодня нам известны эти гормоны и механизмы, влияющие на их секрецию, а также эффект от их действия. А это значит, что мы можем использовать их себе во благо при решении задач. Стоит сказать, что в наши дни даже теории лидерства связаны с использованием гормонов мотивации.