Эрик Бертран Ларссен - На пределе. Неделя без жалости к себе

Тайм-менеджмент призван помогать выполнять по одной задаче за раз. Только так можно справиться со всеми делами: будучи спокойным, потому что верно расставил приоритеты. Вычеркнутые пункты в списке дел приносят еще большее умиротворение. Усталости нет, потому что видишь: процесс идет. Уровень стресса падает.

Я делю планирование на четыре фазы: 1) на год; 2) на месяц; 3) на неделю и 4) на день.

План на будущий год следует составлять в декабре. Включите в него все поворотные моменты, значимые задачи и цели. Запишите те виды деятельности, которые уже у вас под контролем. Зафиксируйте даты, важные для вас и в личном, и в профессиональном плане. Подумайте о своих ценностях и решите, что еще стоит запланировать: встречи с друзьями, длинные выходные с детьми, праздники, сюрприз для любимого человека в виде путешествия в Париж, адскую неделю. Имеет смысл проводить адскую неделю один раз в год. Обязательно решите, какие выходные вы посвятите отдыху, а какие работе. Всегда держите в уме свои мечты, ценности и в и дение будущего — распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать минимум раз в месяц — дополнять его, вносить изменения и вспоминать, к чему вы стремитесь в этом году.

В предпоследнюю неделю каждого месяца выделите пару часов на планирование следующего месяца. Руководствуйтесь теми же принципами, что и при планировании на год, но добавьте несколько новых деталей. У некоторых людей жизнь распланирована на ближайшие два-три месяца, но в этом случае главное — не стать заложником своего календаря, не считать, что если что-то было запланировано, то должно непременно воплотиться в жизнь. Помните: степень вашей свободы гораздо выше, чем кажется.

Многие страдают от того, что на работе им добавляют хлопот в виде незапланированных совещаний. Я убежден: следует разумно подходить к выбору совещаний, на которых стоит появляться. Прежде чем пойти на очередное совещание, спросите себя: это мероприятие действительно принесет пользу компании или мне лично? Уверен, ежегодно тысячи рабочих задач так и остаются невыполненными, потому что люди тратят свое время на великое множество бесполезных встреч.

Ваши планы — зона вашей личной ответственности. Неважно, кто вы — спортсмен, деловая женщина, студент, актер или фотограф. Ежемесячное планирование нужно всем. Используя календарь, можно заблаговременно сообщать людям о своих планах. Желательно делать это раз в неделю.

Очень важно закладывать время на составление плана на месяц. И еще раз: очень важно закладывать время на составление плана на месяц. Как правило, время, необходимое для планирования, тонет в потоке текущих задач, и если не предусмотреть для него отрезок накануне наступающего месяца, составление плана будет откладываться неделя за неделей. Хорошо, если вы предусмотрите и место, где вас ничто не сможет отвлечь от процесса.

Фиксируйте в плане основные, наиболее существенные задачи. У вас есть чудесная возможность выделить недели, когда вы хотели бы больше времени посвящать семье, детям, здоровью, друзьям. Например, одну неделю можно каждый день заниматься спортом, вторую — посвятить исключительно работе, а третью — провести с семьей и друзьями.

Расскажите о намеченном плане на месяц своей второй половине. Очень важно заручиться поддержкой семьи (особенно во время адской недели), ведь она поможет вам организовать все так, чтобы вы извлекли из своего плана максимум пользы. Если у вас нет семьи и детей, все равно рекомендую вам каждую неделю концентрироваться на разных сферах жизни.

Например, если в вашей семье есть дети и мама отводит ребенка в детский сад или школу, а отец забирает, попробуйте иногда менять эту схему: пусть один из родителей на некоторое время полностью возьмет на себя эти обязанности.

Что хорошо в планировании на месяц, так это избавление от чувства вины. Если на этой неделе вы не уделяете достаточно времени детям, или работе, или чему-то еще, вы знаете, что исправите положение на следующей неделе — или через одну. Вы в этом уверены, потому что у вас есть план. У вас перед глазами есть полная картина. И вы спокойны.

Все задачи отмечены в плане, их больше не надо держать в уме. Как только задача зафиксирована в календаре, вероятность ее выполнения заметно возрастает. Если на этой неделе вам не удается как следует заниматься спортом или составить бюджет на следующий год, вы все равно спокойны, поскольку знаете, что заложили на это время. Перемены воодушевляют и придают вам сил.

Не позволяйте календарю вас обмануть. В году лишь столько дней, сколько вы проводите с пользой. Одни весь год занимаются тем, на что хватило бы и недели. Другие за неделю справляются с делами, которые стоят целого года.

В воскресенье вечером садитесь за стол и составляйте план на будущую неделю. Если вам лучше работается по утрам, встаньте пораньше в понедельник и посвятите свободное время планированию.

Один управляющий директор на первой нашей встрече объяснил мне цели и стратегию компании, которой он руководил. Из его слов я понял, какую позицию он занимал на тот момент и к чему хотел привести компанию в будущем. Поделился он и своей личной стратегией — как он намерен управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь.

Я попросил его показать мне свой ежедневник. Не совсем понимая, для чего это нужно, и слегка неохотно он протянул его мне — ежедневник был под завязку набит… совещаниями! Я задал вопрос о содержании этих встреч. Он объяснил. Тогда я сказал: «Все, что вы собираетесь делать на этих совещаниях, нисколько не приближает вас к целям, которые вы поставили для компании». Он молчал, и я продолжил: «Как вы собираетесь предпринимать действия, которые приведут компанию к вожделенному росту? Сколько времени вы выделили своим подчиненным, чтобы улучшить корпоративную культуру, и себе — чтобы проявить свои качества выдающегося руководителя? Все эти встречи пожирают вас. Вас пожирает административная мишура. Вы не контролируете свое время! Когда вы планируете заняться ростом, увеличением доли рынка и экономией расходов?»

Мои слова стали для него откровением. Он думал, что найдет время для этих задач, но в году только 52 недели.

«Ежедневник подводит вас, — сказал я. — Вам следует оценить, приближает ли вас недельный план к намеченной цели? Если ответ “нет”, надо менять план. В вашем распоряжении не так уж много времени, чтобы достичь желаемого, — будь то мои консультации или успехи вашей компании».