Стив Макклетчи - От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

3. Создавать категории для информации (содержать контакты и записи).

Большинство компьютеров и смартфонов позволяют делать все эти вещи. Самая полезная — и, возможно, самая малоиспользуемая — функция дает возможность просматривать календарь (точные по времени дела) и список дел (гибкие по времени задания) на каждый день в одной и той же программе. Чтобы успешно управлять своим днем, надо одновременно видеть и то, где надо быть, и то, что надо сделать.

Давайте рассмотрим каждый из информационных ресурсов, чтобы понять, как лучше ими управлять и почему они так необходимы вашей системе тайм-менеджмента.

Допустим, кто-то говорит: «Позвоните мне где-то через три недели после совещания (или проекта)». Как запомнить такое задание? Записать в свой календарь как точное по времени дело, хотя у него нет определенных даты и времени? Может, стоит внести в список дел, и пусть он маячит там все эти три недели? Прилепить стикер на стену в офисе?

Как вы можете догадаться, ни один из этих вариантов не идеален. Но если ваши задания систематизированы, они напоминают о себе ровно тогда, когда их нужно сделать. Тогда можете вспомнить о них, назначить приоритет и выполнить.

Систематизация просто означает хранение заданий в соответствии с той датой, когда вы должны их сделать. Нужно помещать каждое задание, попадающееся на пути, в сегодняшний или будущий список дел. Управление этими списками — это ваша система управления заданиями. Теперь посмотрим, как они будут работать на вас.

Как мы знаем, гибкие по времени решения проблем не записываются в календарь; они направляются в список дел. И не забывайте о ключах к эффективному использованию системы: применяйте только одну, избавьтесь от бесконечных листочков и имейте постоянный доступ к ней.

Если вы записываете все задания, можете быть уверены: вы всегда будете в курсе, что надо делать. Вы просто сверяетесь со списком дел, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Это снижает стресс, сохраняет спокойствие и дает чувство уверенности, что переделаете как свои обязательные дела, так и необязательные (но желаемые) дела для достижения успеха.

Большинство используют один длиннющий список дел, который продолжается и продолжается от одного дня к другому. Каждый раз, когда придумывают новое задание, добавляют его в список. И в конце концов каждый день пересматривают все задания, какие только пришли на ум, независимо от того, смогут их выполнить или нет (рис. 8.2). Как вы думаете, получится ли закончить хоть одно задание в такой ситуации? Скорее, нет . Вас не только будет ошеломлять количество записанных дел, но и сама мысль когда-нибудь их завершить будет выглядеть глупо.

Рис. 8.2

В конце концов, список пополнится парой дел в понедельник, еще что-то добавится во вторник и среду. Вы понадеетесь, что к четвергу с ними разберетесь, а в пятницу махнете на все рукой.

Систематизация заданий поможет не впасть в отчаяние. Вам надо помещать задания в те дни, когда их возможно сделать.

Рассмотрите день, показанный на рис. 8.3.

Рис. 8.3

Когда б о льшую часть дня занимают назначенные дела, свободное время для выполнения гибких по времени заданий ограничено. Невозможно вместить в этот отрезок все, что надо сделать вообще. В конце концов вы будете нервничать и расстраиваться, что не сделали запланированного. Если так вести себя день за днем, задания в списке будут только накапливаться.

Через какое-то время вы настолько привыкаете к их присутствию, что перестаете вспоминать, пока они вдруг не станут срочными. Эта плохая привычка позволяет привлекать внимание только к срочным заданиям, а остальные вылетают из головы, и вы о них забываете. Здесь работает система реактивной мотивации с помощью страха, которую мы обсуждали в четвертой главе. Правило для создания осуществимого списка дел такое:

Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.

Посмотрите свои точные по времени дела на день, определите, какие проблемы сможете решить сегодня и для каких гибких по времени заданий есть время или какие необходимо сегодня сделать, и внесите в сегодняшний список дел.

Рис. 8.4 показывает более реалистичный список дел на такой день. Можете воспользоваться коротким отрезком продуктивного времени между назначенными делами и запланировать несколько решений проблем. Это намного лучше, чем ошарашивать себя огромным списком, к которому невозможно подступиться в такой день. Точно так же как вы планировали время для достижения успехов в пятой главе, ориентируйтесь на точные по времени обязательства, когда создаете список дел на день, имея в виду задания для достижения успеха, которые записываете в календарь. Теперь посмотрите, сколько проблем успеете решить за оставшееся свободное время. Если вы смотрите на приемлемый список вместо нереального, имеете больше шансов не терять времени, выполняя задания. Вы также навряд ли вычеркнете задания для достижения успеха в пользу заданий для решения проблем.

Рис. 8.4

Все остальные дела лучше запланировать на тот день, когда будет больше шансов их сделать. Если знаете, что не сможете сделать это до следующей среды, внесите в список дел на следующую среду и не позволяйте этому заданию давить на вас сегодня. Потом, когда вы потратите пять минут в среду, чтобы распланировать день, увидите и это задание. Для этого и существует список будущих дел .

Вот несколько примеров заданий, которые можно записать в список будущих дел:

1. Элен просит вас позвонить через три недели и рассказать, как продвигается проект. Добавьте задание «Позвонить Элен, чтобы рассказать о таком-то проекте» в список дел на дату через три недели от текущей. Это позволит не натыкаться каждый день на это задание в списке. А когда наступит время, тогда оно и появится; вы можете не думать о нем до того момента. Вы также можете назначить точное время, чтобы позвонить ей в этот день, тем самым перенося это задание как назначенное в свой календарь.

2. Надо не забыть купить подарок на сорокалетие Дейва, но нет времени сделать это сегодня. Добавьте «Купить Дейву подарок на день рождения» в список дел на определенную дату, когда у вас появится время его выполнить, — и точно не придете на вечеринку с пустыми руками.