Радислав Гандапас - Презентационный конструктор

А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение и наблюдение за соблюдением стандартов, только каждый двадцатый хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?

Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой–то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут повернуты лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего он сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.

Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим. Школьником, который попал в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?!

Замечено, что в армии те солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что сами никогда не будут вести себя, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавших до должности шефа, сам начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний оратор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающее сомнение, громко зевает или потопывает ножкой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко–часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, каждый из которых должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты должны быть записаны в специальную книгу, которая может быть названа, например, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель. Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, которая дает ее обладателю право и наделяет обязанностью следить за реализацией этих стандартов. Например, в McKinsey & Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес–презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами. Поэтому распечатайте книгу, каждый раздел которой будет лишен пафоса и лирики. Там должны содержаться конкретные требования к презентациям.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн–студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. В России такие заказы блестяще выполняет студия IndeZZign. Предвижу, что кто–то из читателей возмутится и скажет, что тогда презентации будет сделаны будто под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации — не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

• Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.

• Если к хранителю книги обращаются с предложениями по совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает их и вносит в книгу.

• При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами, пользуется банком данных.

• Сложные, курьезные, необычные случаи при проведении презентации вносятся в книгу, если могут послужить примером или стать поучительной историей.

Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенностей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.

Если вы не просто хотите подготовить хорошую презентацию, а намерены стать успешным презентатором, для которого это — норма, придется потрудиться. Впрочем, эти инвестиции быстро окупятся. Для облегчения работы я рекомендую завести дневник, в который вы будете вносить данные о каждом своем выступлении. Сюда может попасть не только презентация, но и выступление с тостом на вечеринке у друга, реплика на совещании у директора, благодарственная речь по случаю вручения вам государственной награды. Одним словом, любое выступление. Дневник лучше вести в тетради или блок–ноте. Проследите, чтобы это была не копеечная тетрадь. Выберите подороже и покрасивее. Это психологически настроит вас на соответствующее отношение к той аналитической работе, которую вам предстоит вести. Конечно, можно и файл в компьютере создать. Но эффект будет не совсем тот, которого мы ходим достичь. В этой тетради для новой записи отводите чистую страницу. Так, по каждому выступлению просто заполняйте пункт за