Евгения Цветкова - Как сохранить успех. Искусство общения. Технологии, иллюзии, возможности

И вот, знакомый нам бизнес-консультант задалась целью облегчить себе процедуру поиска клиентов. Для чего и попросила нас составить для нее другое рекламное письмо. Это было сделано.

Для сравнения мы приводим здесь два текста: первоначальное, официальное письмо компании и новое, показавшее на практике свою эффективность.

Задачи письма:

1. Выйти на контакт с руководителем без предварительного согласования и мимо секретаря.

2. Договориться о встрече.

Официальное письмо компании:

Уважаемый (Иван Иванович), в настоящее время современным руководителям все чаще приходится сталкиваться с необходимостью изменений в подходах к управлению бизнесом и актуальным вопросом: «Как добиваться значительного и стабильного успеха в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды?».

Методики повышения эффективности, разработанные компанией NNN, дают ответ на этот вопрос. Корпорация NNN является компанией мирового уровня по организационному развитию с более чем 40-летним опытом. Нами разработан ряд программ по повышению эффективности, как руководителей, так и организаций в целом путем оценки текущей ситуации, постановки целей и внесения необходимых изменений. Партнерами NNN являются десятки тысяч компаний в 70 странах мира.

Конструктивные изменения в организации — это всегда результат внутренних изменений ее руководителя: его видения ситуации и перспектив, возможностей и средств управления. Определяя вместе с руководителем необходимые изменения, мы путем создания рабочих групп на предприятии и руководства ими помогаем достигать конкретных измеримых результатов. Навыки, приобретенные участниками групп в процессе совместной работы устойчиво закрепляются и впоследствии используются самостоятельно. Это один из самых эффективных способов изменений по сравнению с любыми другими инвестициями.

Некоторые из клиентов NNN: Allianz, American Express, BP, Bank of America, British American Tobacco, Coca Cola, Deutsche Bank Group, Ernst and Young, Fedex, GE, Henkel, Hilton, Holiday Inn, HP, IKEA, L’oreal, McDonald’s, Nike, Nokia, Oracle, Philips, PWC, Ralph Lauren, Saab, Siemens, Texaco, Toshiba, UPS, Xerox, а также российские компании A…, P…, В…, Л…, P…, П…

Уважаемый Иван Иванович, прошу уделить мне 20 минут для встречи. Уверена, что наши услуги могут быть полезны и Вашей компании.

С уважением, Л… Б… Консультант филиала NNN в С-Петербурге.

Новое, эффективное письмо:

Уважаемый Иван Иванович!

Предполагаю, что Вы заинтересованы в росте прибыли и экономической безопасности «…(название его фирмы)…» в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.

Она внедряет программы по организационному развитию и является лидером на этом рынке. Среди ее российских партнеров: А., В., Л., Р., П..

Я предлагаю личную встречу, чтобы дать Вам более детальную информацию (о NNN, программах, рекомендации), и обсудить варианты сотрудничества.

Желательная продолжительность встречи — 20 мин.

Прошу сообщить удобное для Вас время и место.

С уважением, Л… Б…, бизнес-консультант.

После рассылки по Интернету данного письма, руководители сами стали звонить консультанту и назначать встречи. В чем же здесь секрет?

1. Возьмите себе за правило никогда не отправлять сразу вновь составленное письмо. Дайте себе возможности еще подумать над текстом. Даже если надо ответить срочно, возьмите паузу хоть на несколько минут. А если есть возможность, то и несколько дней. Вы увидите, что появятся новые соображения, и вы не раз исправите первоначальный текст.

2. Текст должен быть максимально коротким. Ведь вы не знаете, в каком состоянии адресат будет его читать. Возможно, при нехватке времени и внимания, в неподходящем настроении. Длинный текст, особенно от незнакомого или малознакомого человека — раздражает. Более того, длинные письма от незнакомых людей по неизвестному поводу многие просто не дочитывают до конца. Краткость — это уважение к читающему, экономия его времени. Умение выражаться кратко производит хорошее впечатление. Если вы направляете информацию шефу через секретаря, то краткость текста повышает вероятность того, что письмо будет передано по назначению. И без искажающих смысл сокращений.

Только близкое знакомство с адресатом, помноженное на уверенность, что тема письма ему крайне интересна, дает вам право удлинить текст. Но даже в таком случае этого лучше не делать. Помните: кратко и емко выраженная мысль производит более яркое впечатление, чем «растекание мыслью по древу».

3. Изъясняйтесь как можно более короткими фразами. Длинные, витиеватые деепричастные и причастные обороты, сложные предложения оставьте для торжественных случаев. В деловой переписке обходитесь без них насколько возможно. Уже написанный текст старайтесь сократить. Убирайте лишние слова. Рвите предложения по возможности. Чем короче фразы, тем динамичнее воспринимается текст. Тем легче читается. Легче запоминается. И более сильное впечатление производит.

4. Информационно текст составляется по правилам технологии убеждения, описанной нами в первой части книги.

Главная опора и отправная точка — интерес вашего адресата. Это первый шаг технологии убеждения. Естественная разница — мы не выявляем проблему или интерес собеседника в письме. Выяснить это надо заранее. А в письме мы как бы утверждаем этот интерес. Обозначаем его как опору нашего дальнейшего повествования.

Отсюда неудачным будет начало типа: «Я хочу сообщить вам…». Какая ему разница, что вы хотите? Плох и «ликбез» на тему обстановки в современном мире, надвигающемся кризисе; проблемах, с которыми сталкиваются современные руководители (как в первоначальном письме NNN) и т. п. Недостаток такого начала — его обезличенность, отвлеченность и банальность. Такие рассуждения отдаляют переход к сути, рассеивают внимание читателя. И, кстати, заставляют его думать, что пишущий не знает, как подойти к делу. Не может выразить свою мысль.

Хорошее начало, когда вы сразу после приветствия «берете быка за рога». То есть опираетесь на интерес адресата настолько, насколько это возможно. Например: «Знаю, что вы заинтересованы в том-то. («хотите того-то…», «ищите то-то…», «работаете над такой-то проблемой…»)» Слово «знаю» здесь работает как подтверждение интереса в первом шаге технологии убеждения. Но употребить его можно, только если вы в нем уверены. И можете эту уверенность обосновать. Когда адресат говорил или писал об этом своем интересе или желании.

Если же абсолютной уверенности нет, можно написать, например, «полагаю, что вам интересно то-то…». Как было в нашем письме от NNN: «Предполагаю, что Вы заинтересованы вроете прибыли и экономической безопасности"…(название его фирмы)…» в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.»