Кэтрин Грейс - Жизнь по помидору

Непрерывное совершенствование – вот к чему вы должны стремиться. Такой подход к организации работы подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. К примеру, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вам нужно ежедневно спрашивать себя: нужно ли делить задачи на более мелкие части? Насколько сильно докучают постоянные помехи? Есть ли излишества в стандартных задачах и личном рабочем процессе?

Научный подход позволяет не забывать о совершенствовании. В первую очередь, нужно стандартизировать свою деятельность, а после измерить её, сравнивая полученные показатели с изначальными требованиями. При необходимости не бойтесь вносить изменения.

Например, вы приняли решение, что увеличите время «помидора» до 40 минут. Затем в конце периода нужно просчитать, действительно ли такой вариант соответствует ожиданиям или вы много отвлекаетесь. На основе анализа вы можете либо сократить длительность помидора, либо оставить на выбранном уровне.

Вы уже запомнили, что переключаться между делами или прекращать текущее дело в середине «помидора» категорически запрещено. Но что делать, если есть помехи, не подвластные нам? К примеру, вы вспомнили о важном деле, не терпящем отлагательств, или вам захотелось в туалет. Метод помидора защищает от проволочек и помех. Однако есть методы, позволяющие обходить их наиболее эффективным и разумным способом.

Американские учёные провели исследования, доказывающие, что офисные работники отвлекаются примерно каждые три минуты. Те из них, кто работает за компьютером, открывают около восьми окон в браузере. Для того чтобы описать последствия такого стиля работы, психиатр Эдвард Хэллоуэлл ввёл термин «синдром приобретённого дефицита внимания». Он говорит о том, что мозг человека постоянно захлёстывают потоки информации, и им нет числа.

Задумайтесь и представьте: вы начинаете рабочий день с сортировки почты. Тут же вы получаете звонок по работе, и вам говорят срочно отправить какой-либо документ. В то же время в ваш офис заходит коллега, который пришёл уладить совместный вопрос. А через полчаса у вас совещание, к которому нужно подготовиться. Сложно, не правда ли?

Последние исследования деятельности мозга доказали, что при попытках одновременно решать несколько задач и при столкновении с отвлекающими факторами задействуется один и тот же участок. Он же связан с такой характеристикой как ёмкость рабочей памяти. Отвлекаясь на что бы то ни было, мы теряем ту информацию, которая только что отложилась в памяти. А вот вернуть утраченное внимание – довольно долгий процесс, который может дорого обойтись.

Помехи есть всегда. Новые запросы поступают непрерывно. Если вы всё время пытаетесь решить задачу, которая появляется последней, ваши долгосрочные дела будут постоянно откладываться в долгий ящик. Вы так никогда с ними не справитесь.

Постоянный процесс получения новой информации будет не просто отнимать ваше время, но и рабочую силу. Если вы будете тратить свою энергию в таком темпе, у вас не получится довести что-либо до конца. В итоге возникает хроническое раздражение, стресс, снижается результативность.

В качестве альтернативы такому образу действий – создание грандиозных планов. К примеру, в канун Нового года вы садитесь за стол, берёте ручку и бумагу и составляете план на первое января. Затем берётесь за второе, третье и так далее, пока не дойдёте до 31 декабря. Что в итоге? Получите ли вы результат от такого игнорирования происходящих изменений? Конечно, нет. Третий вариант позволяет принимать происходящие изменения, оставляя время сосредоточиться на выполнении прямых обязательств перед собой же.

Используя метод «помидора», вы можете зарезервировать некоторое время в конце дня для подготовки к следующему дню. При этом совершенно не обязательно тратить на это целый «помидор». Имея в запасе небольшое количество времени, например, 10 минут, вы переворачиваете листок со списком дел обратной стороной. Сделайте так, чтобы он лежал как альбомный лист. В центре листа нарисуйте картинку главной темы дня. Что это? Вы выбираете наиболее значимое событие, произошедшее сегодня. К примеру, это может быть конференция, где вы длительное время выступали с докладом. Это может быть дело, над которым вы работали больше всего сегодня. Или новый инструмент, показавший себя эффективным. В любом случае выбирать вам.

Следующим этапом является составление интеллект-карты с цветными ветками и свободными ассоциациями. Как только время «помидора» закончится, положите свою интеллект-карту в стопку с другими. Если ежемесячно просматривать эту стопку, вы не забудете, чему смогли научиться за это время.

Метод помидора – один из наиболее простых вариантов, как успеть сделать всё вовремя, концентрируясь на поставленной задаче. Внутренние и внешние раздражающие факторы могут вас буквально атаковать, провоцируя отвлекаться. Всё, что вам нужно – это простые инструменты, с помощью которых вы будете идти к своей цели. Данная методика тайм-менеджмента является одной из наиболее простых и популярных. Овладев ею, вы можете экономить своё время и успевать сделать значительно больше.