Булат Биков - Практический и стратегический менеджмент в сельских домах культуры в 2015—2025 гг.

· 2020 г. – год стабильной демократии. Это означает запуск демократического устройства в управлении и переход к замедлению структурных изменений, стабилизацию системы управления с целью перехода к цифровизации внешней деятельности учреждения, подготовку к реализации стратегических задач новой пятилетки.

Необходимо подробнее остановиться на системе внутренней планово-отчетной документации. Она полностью заменяет всю бюрократию, которая сопутствовала в данной области деятельности учреждения. Автоматизация данной работы была проведена на базе Гугл-платформы (онлайн-сервисов приложений компании Гугл). В таблице 2 мы видим, что все планы мероприятий филиалов систематизированы согласно стандартов (в данной ситуации в период пандемии 2020 г.) и выставлены в таблице, доступ к которой есть у всех сотрудников. Каждый из культорганизаторов самостоятельно может скорректировать планы и провести мероприятие в соответствующее время и дату по просьбе населения, с учетом согласования с администрацией сельского поселения.

Это очень удобно, ведь изменение планов для оптимального результата работы может происходить ежедневно. Отчет о проделанной работе выставляется ссылкой на страницу соцсети, через которую культорганизатор держит связь с населением. Там же публикуются отчеты, афиши и иные материалы для населения. Данная ссылка мониторится методистами на соответствие планов учреждения в целом. Таким образом, отдельных ежемесячных отчетов о проделанной работе по планам филиала культорганизатору писать не нужно.

Таким же образом выстроена работа по свод-анализу данных приборов учета потребления электроэнергии или газа. Ответственные лица заносят данные в таблицу своего филиала два раза в месяц. Предварительный анализ данных дает возможность принимать необходимые меры, не дожидаясь конца отчетного периода (месяца). В целом многие аспекты деятельности учреждения и его филиалов находятся в онлайн-доступе и корректируются автоматически без участия администрации учреждения. К примеру, это могут быть данные о гастрольных мероприятиях артистов, филармоний, цирков по филиалам, предварительные данные табеля учреждения и т. д. В той же платформе находятся основные документы учреждения, необходимые в работе культорганизаторов, присутствует чат для разъяснения или комментирования служебной информации и многое другое.

Таблица 1 с показаниями приборов учета потребления газа по филиалам учреждения:

Таблица 2 планово-отчетная документация в онлайн-режиме в Гугл-платформе

Что касается стандартизации мероприятий, в зависимости от количества сотрудников, сельского населения, площади зданий и т. д. были разработаны основные виды мероприятий и их количество. Неоднозначные показатели количества мероприятий дают возможность культорганизаторам корректировать планы в рамках стандартов, заменяя те или иные мероприятия на более значимыми для населения. При этом трудовая нагрузка остается в норме. Такой способ работы позволяет работодателю не нагружать работника более необходимых норм, чтобы не стать заложником необходимости дополнительных затрат на труд работника (Приложение 3).

Важным аспектом развития и деятельности любой организации в целом являются мониторинги социальных предпочтений. Для разработки актуальных методов работы с населением каждые 1—2 года проводится системная работа по корректированию деятельности учреждения. Выявляется мнение сельчан о деятельности филиалов и культорганизаторов. Системность заключается в применении различных способов получения необходимой информации:

· Опрос населения – проводится методическим персоналом с выездом в села и деревни, где 4—5 жителям задаются 4 простых вопроса о деятельности клуба в населенном пункте. Результаты заносятся в таблицу.

· Анкетирование посетителей – проводится культорганизаторами в клубе или доме культуры методом заполнения небольших анкет с 5—6 вопросами. Данные обобщаются и заносятся в таблицу.

· Обзвон администраций сельских поселений – проводится кадровым специалистом методом дистанционного опроса. Задавая 4 вопроса, выявляется мнение руководителя муниципального образования о деятельности филиала. Все ответы заносятся в таблицу.

· Электронный опрос населения – проводится путем широкого доступа всех желающих через электронные ресурсы (сайт учреждения, социальные сети). Данная работа проводится так же с применением Гугл-приложений, где любой желающий оставляет свои ответы на 5 вопросов. Данные обобщаются и заносятся в таблицу. Кроме того, на сайте учреждения всегда есть Интернет-приемная, не привязанная к определенным вопросам.

В итоге вся полученная информация анализируется. Вопросы составляются таким образом, чтобы получить наиболее актуальную информацию по основным вопросам: как работает филиал? Соответствует ли ожиданиям его работа? Что необходимо скорректировать в будущем?

Скрин электронного опроса на сайте учреждения с применением гугл-приложения:

Скрин страницы Интернет-приемной на сайте учреждения:

Реализация всех поставленных задач привело к некоторым результатам:

1. Коллектив планомерно развивается и получил достаточную зрелость и мотивацию к самостоятельной творческой работе.

2. Оптимизация ресурсов высвободила большое количество времени для сотрудников, которое можно использовать для внедрения инноваций. Учреждение получило дополнительные финансовые ресурсы для аккумулирования средств бюджета.

3. Основные индикаторы и показатели работы учреждения соответствуют реальным показателям.

4. Увеличилась производительность труда и его условия.

5. В двух трети филиалов появились современные условия для организации культуры и досуга населения.

6. Все клубы обеспечены звуковым оборудованием.

Своевременно принятые решения по автоматизации внутренних процессов и делопроизводства дали возможность достаточно гибко приспособиться к условиям ограничительных мер в период пандемии 2020 года. Сельские дома культуры Мелеузовского района первыми в республике, с 6 апреля, перешли на дистанционную работу системно, не понижая показатели. Самое главное – они остались рядом с населением в тяжелый период самоизоляции. Также среди сельских учреждений культуры Культурно-досуговый центр Мелеузовского района первым в стране внедрил систему онлайн платежей для сельских домов культуры,став партнером компании – представителя Яндекс.