Дэвид Ален - Искусство беcстрессовой продуктивности

1. Определение цели и принципов

2. Видение желаемых результатов

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Определение следующего конкретного действия

Самый опытный в мире планировщик — это ваш мозг.

Вспомните, когда вы были в ресторане последний раз — что послужило поводом к тому, чтобы туда сходить. На то могло быть некоторое количество причин — желание утолить голод, встретиться с друзьями, отметить какое-то событие, подписать деловой контракт, романтическое свидание. Как только какой-то из этих поводов оформился, вы стали раздумывать над планом. Ваше намерение было вашей целью, и оно автоматически подтолкнуло ваш внутренний процесс планирования. Ваши принципы создали ограничения для вашего плана. Возможно, вы и не думали осознанно о ваших принципах, планируя поход в ресторан, но вы размышляли в их контексте: стандарты еды и обслуживания, доступность, удобство и комфорт — все это могло сыграть определенную роль. В любом случае, ваша цель и ваши принципы определяли как движущую силу, так и границы вашего плана.

Как только вы вознамерились достичь цели, каковы были ваши первые реальные мысли? Скорее всего не «пункт II.A.3.b плана». Скорее уж ваши мысли были примерно такого содержания: «Итальянскую кухню подают в Джованни» или «За столиками у окна в Кафе Бистро очень хорошо и уютно». Возможно вы представили какую-то приятную картину того, что вы могли бы почувствовать или какой исход примет вечер — людей, которые будут с вами, или атмосферу. Это было ваше видение результата. Тогда как ваша цель была ответом на вопрос, почему вы пошли в ресторан, то видение было разъяснением, как это произойдет, что вы будете видеть, слышать и чувствовать, если ваша затея удастся наилучшим образом.

Что делал ваш разум в тот момент, когда вы получили зрительный образ результата? «Во сколько мы пойдем»? «Сегодня открыто?» «Народу будет много?» «Какая погода?» «Переодеваться надо?» «Бензину в машине хватит?» «Мы сильно хотим есть?» Это был мозговой штурм. Вопросы — это часть естественного процесса, который случается при обдумывании некоего события, которое еще не произошло. Ваш сознание замечает пропасть между тем, где вы находитесь сейчас и тем, чего вы хотите достичь, и пытается этот «когнитивный диссонанс» устранить путем заполнения белых пятен. Это и есть начало фазы «как» естественного планирования. Мыслительный процесс несколько хаотичен и специфичен. Множество аспектов приближающегося ужина напрыгивают на вас. Конечно, вам не надо все это записывать на бумаге, но нечто подобное вы производите в уме. [2] Однако если вы собрались праздновать триумф друга, то стоит хотя бы набросать планчик на оборотной стороне конверта!

Когда вы набрали достаточное количество идей, вы не можете не начать их организовывать. Возможно вы подумали или сказали: «Для начала надо бы выяснить, открыт ли ресторан» или «Давайте позвоним Андресенам и спросим, пойдут ли они с нами». Как только вы набросали различные мысли по проекту, ваш мозг начинает автоматически рассортировывать их по компонентам, приоритетам и /или последовательности событий. Составляющие это: «Нам надо определиться с месторасположением и приглашенными». Приоритеты это: «Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на этот ужин». Последовательность это: «Для начала надо узнать, открыт ли ресторан, потом позвонить Андерсенам и только потом наряжаться».

И, наконец (учитывая, что вы действительно решительно настроены по поводу проекта, в данном случае — ужина в ресторане), вы концентрируетесь на следующем действии, которое вам надо предпринять, чтобы первый пункт реализовался. «Позвонить и узнать, открыт ли ресторан, и заказать столик». Все пять фаз проходят сами собой естественным образом, какие бы задачи вы ни решали. Это ваш способ создавать новое — будь то ужин, вечерний отдых, новый продукт или новая компания. Вам необходимо что-то сделать, вы представляете результат, набрасываете подходящие идеи, сортируете их и определяетесь с реальной деятельностью, которая поможет эти идеи осуществить. Все происходит само собой, без особых усилий.

Так ли ваш IT-отдел готовится к установке новой системы? Так ли вы организуете свадьбу или планируете потенциальное слияние компаний? Вы прояснили основную цель проекта и донесли её до всех участников? Вы договорились насчет стандартов и линий поведения, которых вам следует придерживаться, чтобы проект был успешным? Вы спрогнозировали успешный итог и все вытекающие результаты?.

Вы просмотрели все возможные идеи — все, которые могли бы повлиять на результат? Вы определили стратегически важные компоненты и краеугольные камни? Вы определили все аспекты проекта, за которые можно было бы взяться прямо сейчас, каково следующее конкретное действие для каждого подпроекта и кто за это отвечает?.

Вы уже представили ошеломительный успех?.

Ответом на все эти вопросы, скорее всего, будет «нет». Наверняка есть ещё какие-то компоненты модели естественного планирования, которые вы не учли. Иногда на семинарах я просил моих слушателей взять да запланировать какой-то проект, используя модель естественного планирования. Они проходили все пять фаз за несколько минут, и были совершенно ошеломлены результатом по сравнению с тем, что они пытались делать ранее. Один джентльмен подошел ко мне после занятия и сказал: «Я даже не знаю, злиться на вас или благодарить. Я только что закончил бизнес-план, на который, как я думал, должны были уйти месяцы, и сейчас у меня нет совершенно никаких отмазок, чтобы не начать приводить его в исполнение!».

Можете попробовать прямо сейчас, если хотите. Выберите новый проект, или проект, который застопорился, или просто какое-то полезное дело. Подумайте над целью. Подумайте: как бы вы хотели чтобы выглядел результат: как это скажется на вашей репутации и финансовом состоянии? Устройте мозговой штурм по потенциальным шагам, которые можно было бы предпринять. Организуйте ваши мысли. Определитесь со следующими действиями. Ну что, прояснилось ли то, то вы бы хотели получить и как этого добиться?.

Для того чтобы подчеркнуть важность использования модели естественного планирования для сложных проектов, в которых мы участвуем, давайте сравним её с более «нормальной» моделью, которую чаще всего и используют. Я называю её неестественным планированием.

Вы видели когда-нибудь, чтобы опытный менеджер начинал совещание с фразы: «Ну что, у кого есть по этому поводу хорошие идеи?» Что здесь не так? Прежде чем начинать рожать «хорошие идеи», надо прояснить цель, прояснить перспективы, собрать всю сопутствующую и необходимую информацию (мозговой штурм) и проанализировать её (организация). «Что же это, хорошая идея?» Этот вопрос уместен только тогда, когда вы уже обдумали 80 % проекта! Начинать стоит именно теперь — сейчас попрет креатив.