Бизнес-лекарь Александр Логинов - Саморазвитие на каждый день. 6 рецептов личностного роста

Итак, что же это такое «матрица Эйзенхауэра»?

Анализируя организацию своего времени, Д. Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными.

Кажущаяся важность срочных дел объясняется тем, что мы просто напросто не запланировали их выполнение раньше, превратив их тем самым в «жареные».

Для того, чтобы быстро определять важность и срочность текущих задач, Эйзенхауэр предложил простую матрицу с двумя характеристиками: срочно – не срочно; важно – не важно.

Таким образом, мы имеем возможность все свои дела рассортировать по 4-м квадрантам:

Важное и срочное.

Важное, но не срочное.

Срочное, но не важное.

Не срочное и не важное.

Простота понимания и исполнения послужили популярности матрицы среди тех, кто озабочен эффективностью использования времени, личностным ростом, достижением результатов своей работы.

Существуют различные вариации ее использования, например соединения матрицы с принципом Парето, о котором мы еще поговорим в следующей главе.

Срочные и важные дела, занимая 20% вашего времени, могут принести 80% результата, в то время как не срочные и не важные дела отнимут у вас 80% времени и дадут максимум 20% результата.

В конечном итоге, применение матрицы позволяет нам по всему перечню наших дел принять определенное решение: выполнять самому, делегировать выполнение, запланировать выполнение, отказаться от выполнения.

В интернет можно найти много разных картинок, иллюстрирующих матрицу Эйзенхауэра: графические, табличные, описательные.

Некоторые описания метода Эйзенхауэра выглядят примерно так.

При правильной организации своего труда у профессиональных менеджеров первый квадрант со срочными и важными делами, как правило остается пустым – все, что нужно делегировано, все, что требовалось – запланировано.

Все бы хорошо, однако содержание квадрантов в этой табличке требует специального запоминания.

Согласитесь: все вроде бы понятно, однако, держать в памяти подобную таблицу кажется утомительным.

Как упростить запоминание метода и его практическое использование?

Для своего личного употребления я упростил матрицу. Длинные формулировки из четырех предложений сократил до коротких слов и запоминающихся терминов:

САМ – ЗАМ – ОБДУМАТЬ – ОТБРОСИТЬ

И теперь «моя личная» матрица Эйзенхауэра выглядит так.

Познакомившись с матрицей, я немного больше почитал и о самом бывшем президенте США.

Узнал, что он был незаурядной личностью, одним из двух наиболее популярных руководителей страны за всю ее историю – наряду с Джорджем Вашингтоном.

Оказалось, что уйдя с военной службы (еще до выдвижения в президенты США), он несколько лет возглавлял престижный Колумбийский университет.

Что он умел поставить себя так, что никто не мог наверняка сказать, какой из политических партий он симпатизирует (нам бы таких руководителей!).

Что он многое сделал для развития бизнеса, разгрузив бюджет и налогоплательщиков, от содержания экономики послевоенного периода.

Привожу несколько афоризмов «от Эйзенхауэра», которые показывают, что он обладал своеобразным чувством юмора и не подтверждал наше привычное представление о вояках.

– Мнение военных не стоит ни цента, даже по военным вопросам.

– Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать.

– Не рискуйте своей жизнью без необходимости, пока я не дам сигнал.

– С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф.

– Дипломат – это человек, которому много платят за то, чтобы он долго думал, прежде чем ничего не сказать.

– Интеллектуал: человек, которому требуется больше слов, чем нужно, для того, чтобы сказать больше, чем он знает.

– Середина улицы с двусторонним движением меньше всего подходит для езды. А обе крайности, правая и левая, – в сточной канаве.

Эти фразы и афоризмы я привел не только для разгрузки и развлечения. Любой метод лучше запоминается, если у нас есть сложившийся образ его автора.

А матрица Эйзенхауэра заслуживает того, чтобы о ней знать и ею пользоваться.

Буквально в течение нескольких минут мы получаем возможность разложить дневные дела по нужным полочкам.

Как только вы освоите этот простой метод, вы почувствуете, что напряжение спадает, что важных дел становится все меньше, что ваше самочувствие улучшается.

Очень важно, что постепенно вырабатывается привычка планировать свое время на более дальний горизонт, переходя к принципу: «Сначала думаем, а потом делаем».

Надеюсь, вам понравился этот простой и эффективный инструмент самоорганизации – матрица Эйзенхауэра.

Существует множество методов, приемов и правил, повышающих нашу личную эффективность.

Но, пожалуй, сквозным правилом, которое должно проходить красной линией через все наши действия, мысли и поступки, должна быть оценка нашей работы через призму закона Парето:

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

Закон Парето – одно из любопытнейших явлений нашей жизни.

Интересно хотя бы то, что сам Вильфредо Парето так до конца своих дней и не узнал, что является автором этого замечательного и всеобъемлющего закона.

И уж тем более не мог предполагать, что через 100 лет после смерти имя его будет известно миллионам людей во всех странах и на всех континентах!

Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето почти 120 лет назад (в 1897 году) обнаружил кумулятивные зависимости распределения доходов населения в Италии, которые описывались соотношением 80/20.

До конца жизни, а умер он в 1923 году, он не распространял обнаруженную им закономерность на разные другие сферы деятельности человека и, тем более, на природные явления.

Почти через 20 лет после его смерти в 1941 году американский инженер – специалист в области качества (!) Джозеф Джуран предложил назвать это соотношение именем Парето.

С тех пор эта пропорция обнаруживается во все новых и новых сферах.