Алан Лакейн - Искусство успевать

Планирование в конце дня обладает другим преимуществом: вы знаете пункт отправления. С этой точки обзора вам легче оценить перспективу на завтрашний день. Кроме того, если вы уже распланировали весь день на завтра, утром уже не придется ломать голову над тем, что делать, и вы не потеряете время. Другим преимуществом планирования накануне вечером является то, что ваше подсознание будет работать в течение ночи и, когда вы прибудете на работу, то будете вооружены многими идеями, готовыми для воплощения в жизнь.

Очевидные преимущества есть и у вечернего планирования, и у утреннего планирования. Поэтому я предлагаю вам планировать и то и другое.

Можете ли вы позволить так использовать время? У меня было несколько клиентов, которые тщательно записывали, сколько времени они израсходовали на то или иное дело в течение недели. Они были добросовестными людьми и их беспокоили вопросы, связанные с расходом времени и планирования, еще больше, чем обычных людей. Они были убеждены в необходимости планирования и были готовы потратить на это столько времени, сколько было необходимо. Они обнаружили, что тратили на планирование менее четырех часов в неделю. И пришли к выводу, что планирование не требует много времени, но результаты очевидны: они добивались большего в выполнении дел из группы «А-1», а обыденные дела все меньше вторгались в их жизнь. Планирование помогало им сосредоточиться на важных вещах.

Некоторые начальники, с которыми я имел дело, взяли за правило: никогда не уходить с работы, пока они не приготовят план на следующий день. Утром за пятнадцать минут до начала рабочего дня они вносили необходимые добавления и окончательные уточнения. (Разумеется, по мере того, как в течение дня возникали помехи, вызванные непредвиденными обстоятельствами, они вносили поправки и изменения в осуществление этих планов.) Я составляю почти все мои планы рано утром. Хотя я тщательно занимаюсь планированием, оно никогда не отнимало у меня более трех с половиной часов в неделю. Я встаю около 5 часов утра, пока все еще спят в доме, и посвящаю это самое тихое время суток подготовке своих планов.

В ходе составления планов я каждое утро смотрю на список моих жизненных целей и отмечаю, какие дела из группы «А» я смог бы сегодня осуществить для продвижения к моим жизненным целям. Остальное время до завтрака я трачу на осуществление дел из группы «А». Завершение этой книги принадлежало к таким делам и большую часть работы над ней я проделывал до того, как просыпалась моя семья.

Я рекомендую использовать вечер пятницы для того, чтобы проанализировать работу в течение недели и составить предварительные планы ваших занятий ближайшие семь дней. При этом планы на понедельник должны быть составлены с учетом отдельных деталей. Используйте утро понедельника для уточнения своего плана и начала работы над целями «А» этой недели.

Как найти отрезок времени для осуществления первоочередных целей Одним из главных способов планирования является составление расписания. Но расписание означает не только точное распределение, имеющихся в вашем рас-поряжении, дел, которые вы обязаны сделать: заседания, встречи, завершение работ в назначенные сроки. Это также означает, что вы выделяете время для выполнения первоочередных дел «А».

Самым главным принципом, которым следует руководствоваться при составлении расписания на неделю, является выделение отрезка времени, специально для дел «А». Выделяйте для этих целей большие отрезки времени чтобы вы могли преодолеть инерцию и набрать скорость в их выполнении. Определите один день недели (допустим, утро вторника или четверга) для реализации главных дел. Даже если ваш день бывает разбит вторжениями неотложных занятий, вы все же сможете сохранить в неприкосновенности большие отрезки времени для осуществления особенно важных дел «А».

Для того, чтобы найти больше времени для дел «А», выделяйте в течение каждого дня особое время для них и не допускайте в эти отрезки времени все малозначащие дела (из группы «В»). Для того, чтобы создать большой плацдарм для развертывания операций, начните с того, что завладейте хотя бы небольшим отрезком времени протяженностью в пятнадцать минут, предназначенного лишь для дел «А». Постепенно вы сможете расширить этот плацдарм и приучить себя к тому, что главные дела должны получать приоритет.

Постарайтесь создавать ниши для времени «А» таким образом, чтобы они занимали одни и те же часы каждый день недели: допустим, с 9.30 до 10.30 утра каждый день с понедельника до пятницы. Можно выделять и большие отрезки времени регулярно раз в неделю: допустим, в среду с 2 до 5 часов дня для выполнения дел «А».

Один муж страдал от привычки своей жены принимать приглашения от всех подряд: ему стало казаться, что он почти не бывает вместе с ней дома. Тогда он взял ее еженедельник и на всех вечерах во вторник написал: «занята». Когда жена, в очередной раз приняв чье-то приглашение, стала смотреть, в какой день она сможет пойти в гости, она обнаружила, что по вторникам она «занята». Так муж смог обрести общество своей супруги на один вечер в неделю.

В литературе по управлению временем я читал о том, что для контроля над временем вам надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в течение 24 часов в день и 168 часов в неделю. Я решительно не согласен с таким подходом. Такой учет не только требует много времени и крайне обременителен с точки зрения постоянного наблюдения за своими действиями, но, кроме того, я убежден, что это – пустая трата времени. Допустим, вы поняли, что вам следует изменить ваше питание. Вы уже интуитивно почувствовали, что должны сократить количество жареной пищи, немного увеличить количество протеина и свежих овощей. Было бы пустой тратой времени, если бы вы стали вести учет всего, что вы съедите прежде, чем примете решение об изменении своего рациона питания. С другой стороны, если вы будете ежедневно учитывать, сколько жареной пищи вы съели в течение месяца, то это поможет вам понять необходимость сократить в потребление жареной пищи и увеличить в потребление овощей. Вы немедленно получите выигрыш, улучшив ваше здоровье, и в то же время вы не будете обременены тягостным занятием постоянного контроля за всем, что вы едите. Аналогичным образом следует решать вопрос и в отношении контроля над временем. Я считаю, что гораздо лучше устанавливать выборочный контроль. Полезнее обратить внимание на отдельные виды расходов времени, которые, как вам кажется, являются особенно расточительными.

Как подсказывает мне мой опыт, люди, которые стараются учитывать все на свете, в конце концов запутываются в своем учете и отказываются от него через пару дней, не совершив никаких изменений в своем образе жизни. Мне кажется, что учет ради учета не дает эффекта, но выборочный учет ради того, чтобы повлиять на исполнение вами определенного дела, может оказаться довольно полезным.