Коллектив авторов - Контроль и ревизия: Шпаргалка

1.Выясните, как в проверяемой организации поставлен учет простоев, как регламентируются фиксация и оплата простоев, в чьи обязанности входит анализ потерь от простоев и т. д. 2.Если организация ведет работы или оказывает услуги, выясните, возможно ли включение расходов по заработной плате в расходы одного отчетного периода, а признание доходов от заказчиков – в следующем отчетном периоде; какие меры принимаются организацией для предупреждения такой ситуации. 3.Выясните, какова система заполнения табелей рабочего времени, выявлялись ли ошибки в табеле (например указание рабочего дня вместо отметки о командировке), кто проверяет соответствие данных табеля факту (например, если человек вернулся из командировки раньше или позже даты, указанной в приказе, как это сверяется, ведь изменения в приказ не вносятся). 4.Выясните, как учитывается сверхурочная работа по факту, кто сверяет фактически отработанное работником время с указанным в табеле. 5.Повторите контрольные процедуры. 6.Сформулируйте вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Если оплата труда сотрудников не сдельная, а повременная, довольно трудно контролировать использование их рабочего времени. Некоторые компании вводят так называемые листы учета рабочего времени, в которых сотрудник расписывает, чем он занимался в каждом из двухчасовых интервалов; затем эти листы анализируются руководителем и службой внутреннего контроля.

Из авансовых отчетов за любой месяц возьмите документы на две-три командировки разных сотрудников; запросите табели учета рабочего времени этих сотрудников и сверьте даты их нахождения в командировке с данными табеля.

Такие статьи прочих затрат как «Расходы на ремонт основных средств», «Юридические и консультационные услуги» традиционно используются в качестве каналов «обналичивания» денежных средств, что привлекает к ним более пристальное внимание ревизоров.

Перед проведением ревизии надо правильно поставить цели: поиск доказательств возможной фиктивности данных или проверка формальной стороны расходов (наличие договора, акта приемки работ, правильно оформленного счета-фактуры, указание НДС в правильной сумме).

От выбора цели зависят дальнейшие действия ревизора. 1.Попросите бухгалтерию распечатать Главную книгу за каждый месяц по счету «Общехозяйственные расходы», проанализируйте состав расходов, уточните перечень наиболее крупных расходов (или регулярно повторяющихся средних расходов по величине сумм), попросите предоставить документы по таким расходам. 2.Определите степень «материальности следов». Оцените риски фиктивности расходов; учтите, что во многих случаях услуги оказываются действительно реальными. 3.Выясните у представителей проверяемой организации: как фиксируется инициирование таких расходов, как можно узнать, кто фактически поставил вопрос о необходимости таких расходов; •предусматривал ли такие расходы бюджет организации; •как было организовано привлечение организаций – исполнителей привлекших ваше внимание видов расходов: кто вел переговоры, какие были еще претенденты и т. д.; •кто принимал окончательное решение о выборе подрядчика, где это задокументировано; •как проводилась приемка результатов работ, были ли выявлены какие-либо замечания, недостатки, где они зафиксированы. 4.Сделайте вывод об организации принятия решений о проведении наиболее крупных расходов.

Проверка по существу может строиться по следующей схеме.

Оценивается возможность фиктивности услуг. Например, если в расходы включен ремонт фасада, риск фиктивности затрат меньше, так как этот ремонт должен быть заметен. Если оказание таких услуг не очевидно (например, ремонтировали территориально удаленные объекты, или работы были скрыты – ремонт теплотрассы, перенос труб и т. д.), необходимо более пристально изучить документы. На фиктивность работ могут указывать: 1)отсутствие подробной инженерной документации. Например, при переносе труб должен быть четкий план – где они лежали и куда нужно их перенести; если ремонтируют асфальт, то должны быть границы асфальтирования на плане с указанием площади асфальтирования; если производился ремонт крыши, то должно быть указание, какой части крыши и т. д.; 2)отсутствие претензий, прием работы с первого раза: в реальных документах обычно что-то корректируется, вычеркивается и т. д.; 3)нежелание сотрудников проверяемой организации обсуждать эти вопросы, проявление настороженности и даже враждебности к проверяющему; отказ под различными предлогами осмотреть отремонтированные объекты; 4)отсутствие какой-либо информации о фирме-подрядчике в Интернете.

При наличии возможности лучший результат дает встречная проверка организации-подрядчика.

Оценка эффективности расходов может производиться по многим позициям:

• существует ли в организации система стимулирования работников за экономию ресурсов (без ущерба качеству продукции);

• существует ли в организации система сбора рационализаторских предложений по улучшению технологий производства;

• как часто пересматриваются нормы расхода сырья и трудовых ресурсов;

• изучаются ли (и кем) новые виды исходного сырья, возможность замены применяемых компонентов на более качественные, новые технологии, дающие меньше отходов или брака и т. д.

В промышленных организациях важной статьей расходов является электроэнергия. Ревизору следует выяснить наличие контроля за ее потреблением. Осмотр территории предприятия позволяет выявить подключенных субабонентов – организаций-арендаторов, торговых палаток, стоянок и т. д. Ревизор по данным энергоснабжающей организации может провести сравнительный анализ данных о потреблении электроэнергии и данных о выпуске продукции. В случае расхождений динамики данных (учитывая сезонные колебания потребности в электроэнергии) ревизор может провести опрос сотрудников для выявления причин.

Очень часто в организации отсутствует контроль за использованием автомашин. Подразделениям должен быть установлен бюджет, в котором указывается допустимая вариация расходов на содержание автотранспорта, в том числе величина расходов на приобретение новых автомашин с указанием их марки. Ревизор должен выяснить наличие контроля за загрузкой автомашин, количество часов их простоя. Особой проблемой является контроль за установкой запасных частей на автомашины. Отсутствие указания государственного регистрационного номера в актах на списание запасных частей должно рассматриваться как признак плохой организации внутреннего контроля.