Петр Жданчиков - Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Бюджетный контроль должен проводиться как перед осуществлением платежей (контроль над соответствием очередной платежной заявки размеру статьи бюджета денежных средств на текущий период – контроль на входе), так и по факту обработки банковской выписки (контроль над корректным исполнением отправленных на оплату в банк платежей и поступлением денежных средств в соответствии с платежным календарем и бюджетом денежных средств – контроль «на выходе»). Другими словами, это позволяет убедиться в том, что средства в необходимом объеме направлены нужным получателям и, наоборот, поступили ли деньги от ожидаемых отправителей. Проверку и занесение данных по банковским выпискам по счетам компаний следует проводить ежедневно, так же как и последующее выяснение причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.

Организация системы платежей и регламент процедур платежей должны быть зафиксированы в политике казначейства компании, которая также включает последовательность шагов, необходимых для осуществления платежа, систему персональной авторизации на осуществление платежей сотрудников компании, систему разделения ответственности при осуществлении платежей (например, разделение прав на создание платежного поручения, его авторизацию и отправку) и систему информационной безопасности платежей. Что касается технического обеспечения платежей, то по возможности следует предусмотреть интеграцию системы осуществления платежей (системы банк – клиент) с автоматизированной системой, предназначенной для ведения управленческого учета и бюджетирования. Это позволяет минимизировать двойной ввод информации о платежах.

В некоторых компаниях казначейство является центром консолидации информации о предстоящих движениях денежных средств. Информация передается в казначейство в форме платежного календаря, в котором представлена детализированная расшифровка предстоящих поступлений и платежей, инициируемых структурными подразделениями компании.

Ряд функций казначейство выполняет, взаимодействуя с другими подразделениями. Так, решение вопросов о платежах, превышающих установленные бюджетом лимиты, принимается совместно с управлением, ответственным за формирование, исполнение и контроль бюджета. Работу по управлению портфелем ценных бумаг группы казначейство осуществляет при взаимодействии с отделом, формирующим финансовую отчетность группы. Важным шагом в решении задачи повышения оперативности получения и обработки информации для компаний холдингового типа является создание единой информационной среды, например, путем внедрения ERP-системы. Однако внедрение подобного рода продуктов невозможно без создания эффективной структуры финансового блока и четкого разделения полномочий входящих в него служб.

Обеспечение финансовой и инвестиционной деятельности. Организация финансовой деятельности осуществляется в случаях, если необходимо погашать запланированный дефицит (профицит) денежных средств по результатам работы планово-экономического отдела и казначейства. Партнером по финансовой и инвестиционной деятельности при консервативной денежно-кредитной политике следует выбирать проверенный коммерческий банк (в части краткосрочного финансирования до одного года это может быть и расчетный банк). Если в структуре выручки у компании значительный объем составляет иностранная валюта, следует рассмотреть возможность партнерства с российским представителем крупного международного банка либо с российским банком со значительной долей иностранного капитала.

При первичном выделении службы казначейства в структуре компании для снижения операционных расходов финансовую и инвестиционную деятельность целесообразно осуществлять через один обслуживающий банк.

Управление оборотным капиталом включает работу по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности. Эта функция осуществляется в основном путем проведения систем зачетов и реструктуризации задолженности с помощью вексельных схем.

Следует отметить, что важным источником финансирования оборотного капитала выступает краткосрочное финансирование за счет неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Однако такие действия могут повлечь санкции в виде штрафов и пеней. Поэтому отсрочку оплаты кредиторской задолженности необходимо согласовывать, а неоплаченную кредиторскую задолженность переоформлять в товарный кредит. В любом случае сумма процентов по кредиту будет меньше суммы выставленных штрафов по факту просрочки.

Работа с клиентами по урегулированию возврата продукции и претензионная деятельность. При возврате продукции, недовозе и утилизации покупателем некачественной продукции казначейство оформляет специальные отрицательные корректировочные товарно-транспортные накладные и счета-фактуры и направляет их клиентам и в бухгалтерию предприятия.

Установление бонусов для покупателей продукции. При регулярном выполнение клиентами планов по объему и ассортименту клиенты получают установленный казначейством бонус за стабильность отношений.

Управление рисками. К ведению казначейства относится управление валютным и всеми видами финансовых рисков, в частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов. Такое управление сводится к хеджированию рисков (приобретению валютных контрактов), а также к разработке и введению лимитов по разным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности кредиторов предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансов контрагентам, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности.

В процессе формирования казначейств часто составляют классификацию расходов и доходов по различным направлениям деятельности, а затем определяют размеры бюджетных и операционных расходов по ним. Таким образом формируются центры финансового учета. Использование автоматизированной системы контроля платежей по всем компаниям группы позволяет реализовать эффективный контроль за бюджетными расходами и систему риск-менеджмента по кредитным и персональным лимитам – для инвестиционной компании это первоочередная задача. В этом случае решения по установлению лимитов принимают на заседаниях комитета по рискам. Кредитные лимиты определяются исходя из финансового положения заемщика с учетом целей финансовых операций и подразделяются на инвестиционные, торговые и расчетные.

Фабрика платежей