Лидия Мальцева - Организация бизнеса. Грамотное построение своего дела

Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала, развивалась и без них? Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль, и больше ничего?

Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач. Во-первых, таким способом можно формализовать бизнес-процедуры, существующие в компании. Во-вторых, это чрезвычайно простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующие динамике развития компании. В-третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников. Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и сильным шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.

Следует отметить, что переход к цивилизованным формам отношений компаний и их сотрудников является объективной тенденцией для российского бизнеса, ищущего стабильности и стремящегося выйти на мировой уровень. Как пример, в последнее время на рынке существует тенденция «обеления заработной платы». Зачастую уже сами сотрудники при приеме на работу предъявляют работодателю требования о легальной заработной плате, оформлении трудовой книжки, гарантий социального страхования, оплаты больничных и других элементов легального социального пакета.

Можно отметить успешный опыт российского представительства компании «Орифлэйм» по постановке системы кадровой документации. Необходимость таких мер была вызвана необходимостью учета особенностей работы российских сотрудников сервисных центров компании, на которых осуществляется прием и распределение продукции компании, а также закреплением принципов корпоративной культуры головной компании. В ходе реализации проекта в компании был проведен мониторинг существующей системы кадровых документов компании, на основе которого эксперты разработали и внедрили полный комплекс документов и процедур. В результате обе поставленные цели были достигнуты.

Данную систему руководство компании планирует использовать в качестве модельной для своих представительств и филиалов в странах СНГ.

Практика крупных корпораций показывает, что поставленная кадровая документация – один из центральных элементов правового обеспечения деятельности компании, наряду со схемами налогообложения, корпоративной защитой, взысканием дебиторской задолженности, разработкой базы договоров, сопровождением сделок и т. д. Система кадровой документации сочетает в себе принципы фундаментальности и гибкости, она формализована, но вместе с тем достаточно гибка и мобильна. К сожалению, сравнительно молодой отечественный бизнес уделяет крайне мало внимания вопросу четкого функционирования кадровой системы внутри организации.

Ни для кого не секрет, что далеко не во всех компаниях на территории РФ трудовые отношения недостаточно прозрачны и юридически регламентированы, что связано с общей низкой непопулярностью «белого бизнеса». Какие проблемы могут возникнуть у организации с налоговыми органами, знают практически все. А вот какие подводные рифы и опасности таит в себе отсутствие в компании необходимых социально-трудовых документов? Попробуем разобраться и поименовать основные риски, которые грозят нерадивому работодателю.

1. Контролирующим органом в сфере трудовых отношений является Государственная инспекция труда, полномочия которой с принятием нового Трудового кодекса стали почти безграничными. Как правило, результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации является наложение административного штрафа на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании. К сожалению, за последний год приостановлением деятельности на период устранения нарушений трудового законодательства поплатились несколько московских компаний, вынужденных затем разрешать конфликты с трудовой инспекцией в затяжных судебных процессах.

2. Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает весьма благоприятную почву для возможных конфликтов с работниками, до которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд. При этом нужно помнить, что добросердечный российский суд еще по старой советской традиции не всегда помнит о принципе равенства и состязательности сторон в процессе и в подавляющем большинстве случаев принимает сторону «слабой и обиженной» стороны в споре, в роли которой выступает работник. Как показывают данные судебной практики, опубликованные в Бюллетене Верховного суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.

3. Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные дисфункции корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.

Конечно же, проблема заключается еще и в недостатке опыта отечественных предпринимателей, и в отсутствие годами складывающейся в западном обществе культуры «легального бизнеса». По данным Бюллетеня Минтруда РФ, кадровая документация имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и далека от совершенства.

Проблемы формирования эффективной системы регулирования трудовых отношений с работниками в последнее время все чаще затрагивает филиалы и представительства западных компаний на российском рынке. В европейских странах, где традиции цивилизованного бизнеса насчитывают несколько веков, прозрачную и формализованную систему внутренних документов, в том числе кадровых документов, имеют практически все компании, относящиеся к крупному и среднему бизнесу. В последние годы данная тенденция стала актуальна и для российского рынка, что обусловило появление нового вида юридических и консалтинговых услуг – постановка (оптимизация) кадровой документации.