Владислав Волгин - Склад: логистика, управление, анализ

– технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

– методики проверки качества товаров;

– компьютерные программы;

– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

– формы документов, получаемых в результате приемки;

– положения о подразделениях, участвующих в приемке;

– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

– планирование: планы закупок, грузооборота, работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

– прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

– прием грузов, поступающих на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;

– незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

– планирование сроков завоза товаров на склад;

– резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

– планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

– заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

– планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

– приемка товаров и размещение их по местам хранения;

– подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

– подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Зона приемки должна включать участок для поступивших грузов, участок для приемки, участок для хранения спорных партий в случае несоответствия фактически поступившего товара документам, проезды для механизмов.

В зоне приемки выполняют следующие операции:

– разгрузка транспортных средств;

– идентификация товара и маркировка для внутренних целей;

– временное размещение поступивших товаров;

– проверка товаров по количеству (пересчет товара, взвешивание и т. п.);

– проверка качества товаров;

– проверка комплектности товаров;

– сортировка товаров;

– разупаковка товаров при необходимости;

– отбор образцов или проб при необходимости;

– перекладка товаров на паллеты, если товары прибыли навалом;

– наклейка этикеток со штрих-кодами на упаковки товаров, если штрих-коды используются на складе;

– приведение товара к стандарту складского хранения;

– размещение товара в карантинной зоне или зоне брака;

– размещение товара в зоне основного хранения, с запретом отгрузки;

– распечатка документов для приходования.

На определение необходимых параметров зоны приемки влияют:

– вес и объем поступающих в зону товаров за период (за час, смену, сутки);

– расположение ворот, расстояние между ними;

– способ разгрузки транспортных средств (ручной или механизированный);

– виды операций, производимых с поступающими товарами;

– наличие части зоны приемки вне помещения (на рампе, во дворе) для разгрузки и временного хранения товаров.

Разработка технологии приемки включает этапы:

– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

– определение параметров территории и зон склада для разгрузки и приемки, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

– определение режима работы службы приемки, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;

– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс приемки продукции:

– обмен информацией в согласованном режиме и формате;

– отгрузка товара на паллетах;

– использование согласованной упаковки с этикетками штрихкодов;

– доставка товаров на склад по технологии “точно в срок”;

– применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;

– согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

– согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;

– гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

– использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота. При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается и встречаются следующие особенности:

– очень часто приемка товаров по факту прибытия;

– обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;

– разные способы разгрузки (ручной и механизированный);

– различные виды упаковок;

– загрузка транспортных средств и навалом, и на паллетах;

– разнообразие транспортных средств, доставляющих грузы;

– несоблюдение сроков поставки;

– разные требования по приемке товара по количеству и качеству;

– разнообразие товаросопроводительных документов;

– поступление товаров без этикеток со штрих-кодами. Указанные особенности не позволяют создать единую технологию

работы со всеми поставщиками и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым поставщиком.