Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Примеры следующего действия:

перезвонить Фреду: название и номер телефона ремонтной мастерской, о которой он упоминал;

составить повестку дня для совещания по бюджету;

обсудить с Анджелой систему хранения документов, которую нам нужно внедрить;

найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью.

Напоминания об этих действиях, требующих выполнения, станут важными элементами вашей персональной системы управления эффективностью.

Выполнить, делегировать, отложить. Вы приняли решение по пово­ду следующего действия, и теперь у вас три варианта.

Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение.

Делегировать . Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справлюсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку.

Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия».

Организация

Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседневных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно.

Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем.

Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откладываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, потребуются список проектов, система хранения вспомогательной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания.

ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА

Каждая из категорий должна быть организована физически в том или ином формате. Под словом «список» я понимаю любую систему напоминаний, которой легко воспользоваться, будь то список на листе в блокноте, или файл в компьютере, или даже обычная папка с разрозненными листками для записей по каждой задаче. Например, список текущих проектов может быть записан на отдельном листе бумаге в ежедневнике. Он также может храниться в специализированном программном приложении или же находиться в стандартной офисной папке с надписью «Список проектов». Напоминания об отложенных событиях (например, «Позвонить бухгалтеру после 1 марта и назначить встречу») можно хранить в бумажном календаре, в электронном файле или в мобильном приложении.

Проекты

Под «проектом» я понимаю любой желаемый результат, которого можно добиться в течение года, требующий более одного действия. Таким образом, некоторые относительно небольшие задачи, которые вы обычно не считаете проектами, все-таки попадают в эту категорию и должны присутствовать в вашем списке проектов наравне с крупными. Моя логика такова: если одно действие не обеспечит решение задачи, необходимо установить напоминание о том, что вам нужно сделать что-то еще. Если у вас нет физического места для хранения подобных напоминаний, они вновь осядут у вас в памяти. Причина установления ограничения в один год состоит в том, что, если вы должны завершить что-то за этот период времени, вам необходимо отслеживать еженедельный прогресс, чтобы держать ситуацию под контролем. Этот список можно также считать списком незавершенных дел и открытых вопросов, независимо от их размера.

Нет необходимости составлять списки проектов в определенном порядке — по размеру или по приоритетам. Просто перечислите их, чтобы иметь возможность регулярно отслеживать, определено ли у вас для каждого из проектов правильное следующее действие.

Фрагмент списка проектов

Нанять нового менеджера по персоналу

Спланировать отпуск в августе

Организовать корпоративный тренинг для сотрудников

Опубликовать книгу

Закончить обновление компьютерных программ

Переписать завещание

Закончить составление бюджета

Закончить предложение нового продукта

Научиться пользоваться новыми CRM-программами

Получить репринт статьи в HBR

Найти специалиста по связям с общественностью

Посадить растения в саду

Найти ресурсы для видеопроекта

Сформировать график участия в конференциях на следующий год

Закончить контракты о найме на работу

Поставить новый фонарь на крыльце

Купить новый обеденный стол

Записать Марию в школу

Не обязательно создавать проект — можно просто выполнять те конкретные действия, которые к нему относятся. После того как было предпринято достаточное количество правильных действий, сложится ситуация, близкая к картине желаемого результата, так что вы сможете считать проект завершенным. Список проектов — это не что иное, как совокупность результатов, которые мы мысленно рисуем перед собой, чтобы продолжать двигаться в верном направлении.

Возможно, ваши проекты можно распределить по разным категориям в зависимости от фокуса вашего внимания. Однако если сначала составить список с простым перечислением всех проектов, впоследствии это поможет настроить систему под ваши требования, чтобы сделать пользование ею более удобным.

Вспомогательные материалы по проектам

По многим проектам собирается полезная информация, которую можно организовать по теме или по названию проекта. При этом ваш список проектов будет являться просто индексом. Все подробности, планы, сопутствующие материалы, которые могут пригодиться в работе над конкретным проектом, необходимо хранить в отдельных папках, электронных файлах или блокнотах.

Вспомогательные материалы и справочная информация . Как только вы организуете вспомогательные материалы по теме, вы убедитесь, что эта система практически идентична системе хранения справочной информации (например, файл «Свадьба» можно хранить в общих файлах). Единственное отличие в том, что, возможно, вам потребуется периодически возвращаться к сопутствующим материалам активных проектов, чтобы быть уверенным, что вы определили все необходимые следующие действия.

Как правило, я рекомендую сопутствующие материалы хранить не на виду. Если у вас уже есть эффективная система хранения справочной информации и удобный доступ к ней, вы можете обнаружить, что это самый простой способ хранения информации. Хотя иногда гораздо удобнее иметь все материалы под рукой и в шаговой доступности, особенно если вы работаете над проектом, в котором нужно сверяться со справочными материалами по нескольку раз в день. Для такой работы могут подойти папки для бумаг, разложенные в лотках.