Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Современные цифровые технологии делают процесс организации справочных и сопутствующих материалов более простым и более сложным одновременно. Можно легко и быстро где-то найти информацию и куда-то ее скопировать. Трудность состоит в том, чтобы решить, где эта информация должна храниться, — если учесть бесконечное число вариантов, где это можно сделать, а также желание иметь к ней легкий доступ. Лучший выход в данной ситуации — сделать вашу цифровую область справочных материалов максимально простой, а также периодически проводить там ревизию.

Категории следующих действий

На диаграмме рабочего процесса видно, что его центральным пунктом является решение о следующем конкретном действии. Такое физическое, очевидное действие должно быть определено для каждого открытого вопроса без исключений.

Конечно, не требуется отслеживать действия, занимающие менее двух минут, которые вы сразу же выполняете, равно как и все остальные задачи, которые вы уже завершили. Контроль нужно установить за каждым делом, которое должно произойти в конкретное время или день (внесите эту задачу в календарь); за делами, которые нужно выполнить как можно быстрее (добавьте эти задачи в свой список «Следующие действия»), а также за всеми делами, которые вы делегировали другим людям и ожидаете результата (зафиксируйте их в вашем листе ожиданий).

Календарь

Напоминания о делах делятся на две категории: дела, намеченные на определенную дату или время, и дела, которые нужно завершить как можно скорее. С напоминаниями первой категории эффективнее всего можно справиться с помощью календаря.

В календарь должны попадать три типа задач:

дела, привязанные к конкретному времени;

дела, привязанные к конкретному дню;

информация, привязанная к конкретному дню.

Дела, привязанные к конкретному времени , — еще одно определение понятия «встреча». Зачастую следующим действием по проекту является организация встречи для обсуждения этого проекта. В этом случае достаточно просто следить за предстоящими встречами в календаре.

Дела, привязанные к конкретному дню , — это задачи, которые вы должны выполнить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы убедиться, что все в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Она получит отчет не раньше четверга, а в субботу улетает за границу, так что пятница — самый удобный день независимо от времени. Удобно пользоваться календарем, в который можно заносить дела как привязанные ко времени, так и привязанные ко дню.

Информация, привязанная к конкретному дню . Календарь — хороший способ отслеживать дела, о которых вы должны помнить в определенный день. Это не обязательно действия, которые нужно предпринять, а скорее информация, которая может быть полезна именно в этот день: руководства к предстоящей встрече, напоминание о событиях, происходящих у друзей, коллег или членов семьи. В этом случае полезно сделать для себя заблаговременное напоминание, например позвонить другу, когда он вернется из отпуска. Здесь также можно размещать важные напоминания о каких-то сроках или о том, когда нужно начать что-то делать (если это еще не сделано).

Благословенны гибкие: они никогда не потеряют форму.

Майкл Макгрифф, поэт

Больше никаких списков задач на день в вашем календаре . В ваш календарь должны попадать только дела из трех перечисленных выше категорий — и ничего больше! Это утверждение в корне подрывает все устои традиционного тайм-менеджмента, где ежедневные списки задач практически всегда считаются ключевым пунктом. Но подобные списки в формате календаря не работают по двум причинам.

Во-первых, постоянное обновление информации и смена тактических приоритетов способны изменить дневной курс работы настолько резко, что практически невозможно заранее предусмотреть все задачи. Всегда полезно иметь рабочий план действий, но нужно быть готовым изменить его в любой момент. Попытки вести в календаре список дел, которые потом все равно придется переписывать на следующий день, потому что они не были выполнены, — пустая трата времени, которая к тому же деморализует. Список следующих действий, за который выступаю я, содержит все напоминания обо всех делах, даже о тех, которые назначены строго на конкретное время. И не надо будет их каждый день переписывать.

Во-вторых, если в список задач на день попадают дела, которые необязательно выполнять именно в этот день, они могут отвлекать внимание от тех задач, для которых выполнение в этот день является непременным. Если мне нужно позвонить Миоко в пятницу, потому что это единственный день, когда я могу с ней связаться, и при этом я добавил в свой список еще пять звонков, для которых день не так уж и важен, в итоге я могу из-за сумасшедшего рабочего ритма вообще не позвонить Миоко. Мое сознание должно удерживать информацию о том, что среди всех телефонных звонков, которые я запланировал, есть тот, который нужно сделать обязательно сегодня. Это неэффективное использование системы. Календарь должен быть вашей священной территорией. Если вы что-то там записали, это нужно сделать именно в этот день или не делать вообще. Единственное исключение — перенесенные встречи.

Учитывая сказанное, нет ничего предосудительного в том, чтобы составить для себя быстрый, неформальный, короткий список дел из разряда «Если у меня будет время, стоит сделать...». В него можно внести какие-то дела из списка следующих действий. Главное — не смешивать его со списком обязательных дел и относиться к нему с известной долей легкости, чтобы быстро менять, реагируя на неизбежные неожиданности в течение дня.

Список (списки) «Следующие действия»

Итак, где хранить все напоминания о последующих действиях? В списках под названием «Следующие действия», которые вместе с календарем являются центральным элементом повседневного процесса управления действиями.

Любые действия, выполнение которых занимает дольше двух минут и которые нельзя делегировать, нужно отслеживать. «Позвонить Джиму Смиту: встреча по обсуждению бюджета». «Сообщить наши семейные новости по электронной почте друзьям». «Набросать идеи: ежегодная конференция по продажам». Напоминания обо всех этих действиях должны быть занесены в соответствующие списки, чтобы в любой момент знать, что нужно делать.

Всё должно быть сделано настолько просто, насколько это возможно. Но не проще.

Альберт Эйнштейн, ученый

Если подобных напоминаний всего 20 или 30, их вполне можно хранить в одном общем списке «Следующие действия» и просматривать его каждый раз, когда выдается свободное время. К сожалению, у большинства из нас количество дел, о которых нужно помнить, колеблется от 50 до 150. В этом случае целесообразно разбить список на категории, например «Телефонные звонки», которые вы можете сделать, когда у вас выдастся подходящее время, или «Компьютер» — дела, которые можно выполнить, когда вы находитесь за компьютером.