Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Полный и актуальный список проектов является главным операционным инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями».

Настоящая ценность списка проектов в том, что (по крайней мере раз в неделю) вы сможете полностью пересматривать свои задачи, чтобы быть уверенным, что определили следующие действия по каждому из своих проектов и ничего не упустили. Вы повысите уверенность в себе и чувство контроля, если время от времени будете просматривать этот список. Вы также знаете, что у вас имеется полный список задач (для себя и других), если вдруг необходимо изменить рабочую нагрузку.

Ценность полного списка проектов

Широкое и простое определение «проекта», которого я придерживаюсь (для достижения желаемого результата требуется больше одного действия), дает важный инструмент, чтобы ухватить более тонкие вещи, беспокоящие ваше сознание. Если вы заняты в сфере, изначально ориентированной на проекты (производство, программное обеспечение, консалтинг и т. д.), возможно, вам трудно будет принять, что «купить собаку для детей» или «найти хорошего портного» — это проекты. Однако вне зависимости от того, как вы их называете, от вас потребуется какое-то внимание, чтобы они перестали быть источником напряжения в вашем внутреннем пространстве.

Одна из наиболее значимых вещей, которую вы можете сделать, чтобы гарантировать себе высокую эффективность без стресса, — это составить полный список всех проектов, прояснить их для себя и поддерживать в актуальном состоянии. Вот почему это так важно:

имеет первостепенное значение для контроля и концентрации внимания;

помогает не упустить мелкие детали;

составляет основу еженедельного обзора;

стимулирует управление отношениями.

Имеет первостепенное значение для контроля и концентрации внимания. Невозможно быть действительно спокойным и продуктивным, если все то, чем вы планировали заняться, постоянно всплывает у вас в мозгу, и неважно, серьезные это вопросы или незначительные. Если у вас нет полного внешнего списка задач, который вы могли бы периодически просматривать, мысль о том, что нужно поменять водительские права, занимает в вашей голове столько же места, как мысль о необходимости сформировать повестку дня для следующей ежегодной конференции.

Помогает не упустить мелкие детали . Более мелкие, незначительные материалы, с которыми нам приходится иметь дело, иногда могут вызывать даже больший стресс, просто потому что они не настолько очевидны. Проекты обычно не идут в комплекте, аккуратно упакованные и перевязанные ленточкой. То, что поначалу нам кажется простым, может обернуться совсем иначе. Вы устраиваете дочь в детский сад, но вдруг возникает проблема с регистрационными документами. Вы думаете, что со счетом, который вы выставили клиенту, все в порядке, а теперь клиент не согласен с некоторыми позициями. Для того чтобы определить эти ситуации и включить их в свою систему с указанием желаемого результата и необходимых действий, требуется немало энергии.

Составляет основу еженедельного обзора. Как я уже говорил, еженедельный обзор является критически важным фактором успеха при соотнесении ваших крупных обязательств с повседневной деятельностью. А полный список проектов остается краеугольным камнем этого процесса. Суть в том, чтобы каждую неделю вы могли проконтролировать, устраивает ли вас то, что вы делаете (или не делаете); чтобы найти собаку для детей одновременно с тем, что вы делаете (или не делаете) для следующей ежегодной конференции. Однако у вас уже должен быть этот список проектов, желательно в актуальном состоянии, чтобы вы могли думать о своих задачах в такой перспективе.

Проекты обычно не идут в комплекте, аккуратно упакованные и пере­вязанные ленточкой. В крупных проектах часто неожиданно появляются мелкие детали.

Стимулирует управление отношениями. Всегда полезно сохранять ощущение контроля и иметь полное представление о своих обязательствах по отношению к разным людям, общаетесь ли вы с руководителем, подчиненным, партнером или членом семьи. Проблемы с распределением ограниченных ресурсов — вашего времени, денег, внимания — возникают постоянно. И когда ваши отношения с другими людьми требуют какого-то из этих ресурсов, единственный способ эффективно нейтрализовать это внутреннее давление — вести переговоры и договариваться (и часто — менять условия). Когда руководители, члены семьи, коллеги видят полную картинку своих профессиональных и личных обязательств, это стимулирует важные и конструктивные обсуждения с вовлеченными сторонами. Но этого не произойдет без полного списка проектов.

Где искать проекты, пока не попавшие в зону вашего внимания

Есть три основные области, где вас могут поджидать «спрятавшиеся» проекты:

текущая деятельность;

обязательства с более далеким горизонтом планирования;

текущие проблемы, задачи и возможности.

Текущая деятельность. Довольно много проектов можно увидеть, просто открыв свой календарь, список следующих действий или осмотревшись на рабочем месте.

Есть ли в вашем календаре встречи, состоявшиеся или предстоящие, которые сами по себе не приведут к тому результату, которого вы хотите добиться? Вы можете заметить, что запланированный вами конференц-звонок касается запроса клиента на приобретение нового программного обеспечения. И вот рождается проект «Изучить возможное программное обеспечение для клиента XYZ». Или у вас запланировано родительское собрание в школе сына. Это становится напоминанием, что вам нужно решить вопрос с его расписанием занятий. Предстоящие личные и деловые поездки, конференции и мероприятия у вас в календаре и так далее — все нужно рассматривать с точки зрения проектов, требующих внимания.

Вполне вероятно, что у вас есть еще не определенные проекты, связанные со следующими действиями в вашем списке. У многих моих клиентов оказывались примерно такие задачи в списке «Телефонные звонки»: «Позвонить Марио относительно встречи со спонсорами». При этом еще не была сформулирована задача «Определить спонсоров», и, соответственно, она не была внесена в список проектов.

Вот еще один момент, на первый взгляд очевидный, но который многие упускают из виду. В вашем портфеле есть предложения и контракты, которые вы должны просмотреть, на вашем рабочем столе — формы, которые следует заполнить для банка, в вашем бумажнике — сломанные часы, которые нужно занести в ремонт. По сути, это не что иное, как ваши проекты. Убедитесь еще раз, что все эти задачи являются частью вашей системы, а не оставлены на произвол судьбы.