Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Обязательства с отдаленным планированием. Я почти могу биться об заклад, что вы не уделяете должного внимания некоторым своим обязательствам и интересам, относящимся к отдаленному планированию, целям, в и дению и основным ценностям.

Обзор ваших обязанностей в профессиональном и личном плане покажет, чему стоит уделить внимание. Их будет полезно рассматривать как отдельные проекты.

Если у вас есть профессиональные цели, корпоративные задачи, стратегические планы, вы уже выделили все проекты, которые они включают, чтобы можно было начать последовательную работу над ними? Мне никогда не встречался руководитель, который, проверяя любой документ по долгосрочному планированию, не нашел для себя хотя бы одного проекта, требующего прояснения. Предполагаются ли какие-то события в вашей личной жизни, которые уже сейчас привлекли ваше внимание и требуют определенных действий: дети растут, родители стареют, близится пенсия, меняются ожидания супру­га, появляются новые хобби? Подобные размышления часто приводят к основополагающим проектам, которые, однажды возникнув, сформируют у вас чувство уверенности и контроля над своим миром.

Текущие проблемы, задачи и возможности. Неиссякаемым источником для вашего списка проектов является все то новое, что легко может сбить ваш фокус и затянуть в свою трясину, если сразу не сформулировать это новое в терминах проекта и следующих конкретных действий:

проблемы;

улучшения процесса;

творческие возможности.

В каких случаях проблема является проектом? Всегда. Когда вы оцениваете положение дел как проблему, а не просто как текущую ситуацию, вы предполагаете, что существует потенциальное решение. Есть ли оно на самом деле, еще нужно подумать. Но по крайней мере вам нужно провести некое исследование, чтобы это узнать. «Подумать, как помочь Фредерику улучшить дела в школе»; «Разрешить ситуацию с арендодателем и ремонтом здания»; «Закрыть спор о компенсации с деловым партнером» — все это примеры самых настоящих проектов, которые вы можете не считать проектами. Однако когда вы все-таки начнете думать об этом как о проектах, внесите их в ваш список и определите следующее действие для каждого из них. Вы сами удивитесь тому, что перешли на новый уровень управления проектами, эффективно и без стресса.

Проекты «прячутся» в ваших административных, оперативных и рабочих процессах как в профессиональной сфере, так и в личной жизни. У вас есть жалобы и нарекания по поводу работоспособности ваших систем? Есть ли недостатки в ваших процедурах хранения информации, коммуникации, приема на работу, делопроизводства? Нужно ли что-то улучшить в ваших банковских или финансовых процедурах или в том, как вы поддерживаете отношения с семьей и друзьями? Такие вещи становятся проектами незаметно. Сложно бывает понять, когда они пересекают границу между беспокойством и настоящей проблемой (или вдохновением), с которой нужно что-то делать.

И, наконец, есть вещи, которыми вы хотели бы заняться для саморазвития или творческого самовыражения. Вы хотели бы выучить итальянский язык, научиться готовить или рисовать? Вам приходила в голову мысль, что было бы здорово пройти онлайн-курс цифровой фотографии или социального маркетинга? Вполне вероятно, что многие подобные проекты так и останутся в вашем списке «Когда-нибудь / может быть». Однако когда вы оцените эффективность методологии GTD, вы непременно захотите воспользоваться ее преимуществами и с большей готовностью начнете включать новый, интересный и полезный опыт в вашу жизнь и определять желаемый результат уже в списке текущих проектов.

Один список или несколько?

Для большинства людей оптимальным вариантом является ведение одного общего списка, а не ежедневных руководств, составленных по приоритетам. Система организации — это просто место хранения всех ваших открытых вопросов и вариантов, чтобы мозгу было легче принимать необходимые интуитивные стратегические решения.

Честно говоря, неважно, сколько у вас разных списков проектов, если вы просматриваете их содержание так часто, как это требуется. В основном это можно делать за один заход во время еженедельного обзора.

Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях имеет смысл разделить свой список проектов на категории (это помогает снизить уровень стресса). Рассмотрим стандартные варианты.

Персональные/профессиональные. Многие люди предпочитают делить свои проекты на профессиональные и персональные. Если вы из их числа, помните, что следует проверять свой список личных проектов так же часто, как и список профессиональных, а не откладывать его на выходные. Многими личными делами, как и всеми остальными, нужно заниматься в течение недели. Зачастую самое серьезное давление в профессиональной сфере люди испытывают из-за проблем в личной жизни, которые они упустили.

Делегированные проекты. Если вы занимаете руководящую должность, то, скорее всего, несете личную ответственность сразу за несколько проектов, реализация которых лежит на ваших подчиненных. Конечно, можно поместить их в лист ожидания, но логичнее создать отдельный список «Делегированные проекты» и отслеживать выполнение проектов с его помощью. Ваша задача — периодически проверять этот список, чтобы быть уверенным в прогрессе.

Отдельные типы проектов. По роду своей деятельности или образу жизни некоторые люди ведут несколько проектов одной направленности. В некоторых случаях имеет смысл объединить их в отдельную категорию в списке проектов. Например, корпоративный консультант или спикер на конференциях может вести отдельную категорию «Презентации» с хронологическим списком всех предстоящих событий такого рода. По сути, это такие же проекты, как и все остальные. Их также нужно периодически проверять на предмет следующих конкретных действий, пока они не будут завершены. Однако может быть удобно организовать их в один список в том порядке, в котором они идут в календаре, отдельно от других проектов.

Правильная степень сложности — это та, которая создает оптимальную степень простоты.

Если вы агент по недвижимости, оказываете консалтинговые услуги или обслуживаете относительно небольшое число клиентов в любой профессиональной области, вероятно, вам будет удобно видеть сразу все ваши «отношения с клиентами». Для этого можно воспользоваться отдельным листом в блокноте или цифровым приложением, но для оптимального функционирования этой системы она должна быть полной; следует постоянно поддерживать актуальность каждого ее пункта.

Кто-то предпочитает систематизировать свои проекты по главным областям внимания: родители составляют такие списки в отношении вопросов, связанных с детьми; предприниматели делят проекты на категории в зависимости от функций, которые они выполняют (финансовая деятельность, продажи, оперативное управление) и т. д.