Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Одновременное выполнение множества функций принято называть многозадачностью. Термин не совсем верен, поскольку он подразу­мевает, что сознательное одновременное управление множеством задач — своего рода свершение, достойное похвалы. Мы же стремимся к системному управлению . Этот термин подразумевает хорошо продуманный механизм, при котором четко контролируются все элементы и не приходится жить на грани кризиса, уповая на чудо, скрещивая пальцы, молясь и оправдывая одержимость.

Если установлены четкие цели и бóльшую часть времени вы тратите на управление системами, направляя их на достижение целей, прекрасные результаты появятся сами. Задумайтесь над холистическими решениями, которые скрывают многокомпонентность жизни: новый рынок продукта, лучший менеджер для компании, больший дом, новый начальник, новая супруга. Это попытки наладить все и сразу. Конечно, иногда они необходимы, но полностью противоположны тому глубокому системному управлению, которое предлагаю я.

Перестаньте ждать манны небесной, считать жизнь запутанной и таинственной. «Ройтесь» в многокомпонентности жизни, примитесь за дело, устраняя неисправности в неэффективных механизмах. Попытки обрести покой и контроль над своей жизнью с помощью наркотиков, работы, еды, фанатичной приверженности религиозным или политическим догмам или чрезмерной озабоченности мелочами оскверняют простоту мира. Это обманчивые способы наладить жизнь одним махом. Легкие пути! Загляните глубже и приведите в порядок отдельные структурные компоненты, один за другим. Именно так в подсистемы вносится множество незначительных механических изменений, которые со временем превращаются в прочную первичную систему. Только так можно достичь желаемого.

Абстрагируйтесь от сложности жизни и работайте над своими системами. И для начала обозначьте свое направление и выберите стратегию (этот процесс вы начнете с составления «Стратегической цели» и «Основных принципов работы», которые описаны в главе 10).

И снова губительные холистические мысли

За последние тридцать лет слова холистический и глобальный прочно укоренились в нашей культуре. Зачастую нам кажется, что весь механизм работает плохо, поэтому его нужно заменить. К таким преувеличениям часто приводят склонность решать проблемы на скорую руку и излишний оптимизм. За ними скрывается более разумный путь: проанализировать структуру первичной системы, чтобы наладить работу неисправного компонента или заменить его. В самом начале система, вероятно, в большинстве случаев работает отлично. Неужели вместо того, чтобы ставить крест на ней, мы не можем просто настроить ее?

Как действуют успешные люди

Как и большинство людей, вы вряд ли задумывались над тем, насколько повседневная жизнь зависит от систем. А значит, вы не размышляли над возможностью настройки этих систем для решения возникающих проблем. Для большинства из нас жизнь — бесконечная игра «Прибей крота». Мы даже не задумываемся, что для уничтожения кротов нужно влезть поглубже в их норы.

Маленькие хитрые кроты — только приманка, которая отвлекает нас от необходимых действий. Я же предлагаю пробраться в глубину туннелей и истребить их. А потом, перед тем как вернуться на поверхность, провести серьезную обработку, чтобы в будущем кроты не появлялись. Уверенные в том, что они никогда больше не будут нам мешать, мы начнем приводить в порядок другие жизненные процессы. Вот в чем заключается суть механики: восполнить отрицательные результаты проблемы можно, но если мы не отладим процесс, который стал ее причиной, она обязательно возникнет снова.

Немногие улавливают суть системного подхода успешных руководителей, которые интуитивно понимают, что иногда проблема лишь кажется обособленной. Они рассматривают проблему как результат ошибки неисправной системы, которую можно настроить. Для них (чаще это руководители частных компаний) проблема — не просто причина неприятностей, которую нужно устранить и забыть. Это звоночек. Как только руководитель исправит негативные последствия, ему нужно сделать второй шаг. Именно он ключ ко всему. Отслеживаются причина проблемы и неисправная подсистема, которая ее вызвала, а затем в последнюю вносят изменения, чтобы проблема не возникла снова. Вот как действуют успешные люди!

Благодаря дальновидности руководителя проблема в системе инициирует изменения в подсистеме. Руководитель постоянно совершенствует подсистему, шаг за шагом превращая первичную систему в более устойчивый и надежный механизм. Справившись с проблемой, успешные люди устраняют ее причину. Именно это и отличает людей, которые контролируют свою жизнь, от тех, кто не имеет контроля, успешных от неудачников.

Внесение изменений в систему — ее совершенствование, а его документальное оформление — «Методы работы». Важно записывать все внесенные изменения. Иначе система вернется к неэффективной непредсказуемости, вызванной выполнением работы на скорую руку, устаревшими, но удобными методами, ежедневным давлением или неразберихой, вызванной взаимодействием разных людей. Документирование превращает человеческие отношения в механическую единицу и просто необходимо. Повторимся: при устранении проблем таким методом система становится еще более эффективной. И это прекрасно, потому что со временем механизм становится лучше. Только представьте себе механизм, который со временем не изнашивается, а совершенствуется!

Поначалу такие пошаговые усилия пугают. Какое-то время вы будете именно так работать с системами, а потом зададитесь вопросом: «Когда же, наконец, закончатся эти проблемы? Когда уже я перестану все исправлять и записывать?» Но вы все равно продолжите. Через некоторое время вы заметите, что количество проблем и скорость их появления снизились. Вам больше не приходится устранять неожиданные неприятности. Именно в этот момент у вас появляется уверенность. В механизме все реже возникают неполадки, работа компании и личная жизнь становятся эффективнее и спокойнее. Улучшаются конечные результаты. Работая над системами, вы управляете жизнью и никогда не вернетесь в прошлое!

Ваша задача

Ваша задача — настраивать системы последовательно, не отклоняясь от курса на решение случайных проблем, какими бы они ни были. Ваша задача — перестать тушить пожары в последнюю минуту и начать предотвращать их.

Рябь на воде и сильные волны

В Centratel процесс совершенствования системы продолжается уже двенадцать лет после внедрения этого метода. Сейчас проблемы возникают настолько редко, что, когда всплывает какая-то из них, сотрудники в буквальном смысле набрасываются на нее с удвоенной силой. Трудно передать словами, как приятно руководить такой компанией. На личном фронте, как и в работе, иногда случаются взлеты и падения (такова жизнь!), но сейчас я более гибок и всегда готов к неожиданным ударам. Для продавца яблок опрокинутый воз — катастрофа, а время от времени падающие фрукты — незначительная, поправимая случайность. Совсем избавиться от случайных проблем, вызванных обстоятельствами или ошибкой человека, невозможно. Никто не идеален!