Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Почему так? Я задумался. Если эта методика так проста и эффективна, почему ее не придерживается большинство владельцев малого бизнеса? Возможно, работа над документацией слишком сложна? Слишком трудоемка? Вот где собака зарыта! Сделать нужно самую малость — вот неопровержимое доказательство эффективности моей методики! Это открытие вызвало у меня огромное желание взяться за создание списка задач. Если я должен определить четкое направление, довести до совершенства все процессы, а затем поддерживать их идеальную работу, создание описательного документа абсолютно логично. А следующим неизбежным шагом станет принятие необходимых мер для того, чтобы все сотрудники придерживались инструкций.

Мой следующий шаг был очевиден. Но создание документов зай­мет время, которое я мог бы потратить на попытки удержать бизнес на плаву. В ходе улучшения процессов и разработки документов нельзя забывать о потребностях компании. Я задумался, где мы возьмем время на все это. А потом понял, что этот вопрос теоретический. Мы должны это сделать, иначе компания потерпит крах. Если же нам это удастся, то процветание не за горами. Итак, я проглотил горькую пилюлю, понимая, что нам предстоит серьезная работа. Нужно создать документы: пусть это не очень интересно, зато эффективно. Я с головой погрузился в работу.

Создайте себе мотивацию

Помните: нет такой кнопки, нажав которую можно резко изменить все аспекты в лучшую сторону. Документирование систем требует внимания и времени. Но вы уже работаете много и усердно. В чем тогда смысл? Просто скажите себе, что еще какое-то время нужно работать в таком же темпе. Подумайте о подвигах. Да, создание документации может показаться скучным. Но если у вас хватит сил довести процесс до конца, вы совершите настоящий подвиг.

Подготовка ведет к контролю

Да, создать документацию будет сложно, но как только она будет разработана и внедрена, ваша рабочая нагрузка значительно снизится. Когда-то я работал по сто часов в неделю, теперь — по два. (С другой стороны, если вы хотите или вынуждены по-прежнему работать много, почему бы не повысить количество и качество конечного продукта? Для продавца это означает заработать больше денег, для менеджера — быстрее подняться по карьерной лестнице.)

У вас появится больше времени на подготовку, а именно она обеспечит контроль над событиями будущего и поможет повысить эффективность. Та, в свою очередь, даст больше свободного времени, часть которого вы сможете вложить в дополнительную подготовку. Это полная противоположность закону убывающей эффективности. Это закон возрастающей эффективности: цикличный механизм, который основан на постоянно улучшающихся результатах.

Главное препятствие для качественной подготовки — нежелание тратить на нее необходимое время! В самом начале, даже если вы уже четко осознали, что вся жизнь состоит из систем, нужно запастись терпением и поддерживать самодисциплину. Необходимо шлифовать методы работы, пока у вас не начнет появляться свободное время и не придет процветание. Глубоко в душе вы начнете понимать, что действуете верно. Когда появятся результаты — а они не заставят себя долго ждать, — вы станете фанатом ведения документации.

Учтите, что некоторые документы пригодятся в личной жизни, но они будут неформальными. Ниже, в качестве образца, дано краткое описание того, что вы будете создавать (подробнее см. главы 10–11).

1. «Стратегическая цель».Этот одностраничный документ обозначит общее направление. Вы разработаете его самостоятельно. Разделите процесс на несколько этапов. На это вам потребуется не больше 6–8 часов. (Внимание: это не групповая работа, а ваша как руководителя.) Как только вы составите «Стратегическую цель», вы почувствуете отдачу от своих сотрудников (и вышестоящего руководства, если таковое имеется). По мере необходимости вы будете вносить в этот документ корректировки. Но с годами он изменится незначительно. Создайте отдельный документ для личной жизни (в разделе приложений приведена «Стратегическая цель» компании Centratel).

2. «Основные принципы работы».После разработки «Стратегической цели» начните составлять список основных принципов. На этот двух-трехстраничный документ с краткими рекомендациями по принятию решений уйдет 10–12 часов, но эти часы лучше растянуть на месяц или два, по мере прояснения принципов (да, создание этого документа — тоже ваша работа, хотя вам и захочется привлечь сотрудников). Вы будете опираться на свой опыт и формулировать принципы с учетом системного мышления. Эти принципы — то, во что вы верите. Не спешите. Тщательно продумайте все принципы, и тогда они не будут сильно меняться в дальнейшем. Для бизнеса вам потребуется проработанный набор принципов, в личной жизни можно воспользоваться менее формальными (документ «Тридцать принципов работы Centratel» приведен в разделе приложений).

3. «Методы работы».Вместо бесконечного «тушения пожаров» вы будете тратить больше времени на создание огнеупорной окружающей среды. Производственными инструментами станут «Методы работы». Это набор стандартов, которые обрисуют функционирование систем вашего бизнеса. (В личной жизни «Методы работы» не нужны, хотя сама концепция должна сопровождать вас всегда.) Они краткие, лаконичные и создаются вами и другими сотрудниками, коллегами и руководством, 95% методов будут представлены в виде последовательности шагов, оставшиеся 5% — в форме повествования. (На самом деле «Основные принципы работы» — те же «Методы работы», но в описательной форме.) Каждому процессу соответствует свой документально оформленный метод. Как и в случае с «Основными принципами», вы будете разрабатывать «Методы» сразу после составления документа «Стратегическая цель». Вы начнете с самых проблемных, важных процессов, а затем будете прорабатывать десятки, если не сотни, второстепенных, в зависимости от сложности бизнеса, работы или профессии. Но даже на начальном этапе это не займет весь день. Если у вас есть подчиненные, помните, что здесь работает стратегия «снизу вверх»: научите лучших сотрудников быть на подхвате. Разработанные на основе вашего опыта и корректируемые в соответствии с изменяющимися обстоятельствами «Методы работы» неустойчивы и подвижны (см. примеры в разделе приложений).

Требования образа жизни

Образ жизни накладывает свои требования. Это задачи, которые необходимо выполнить. Это четкие требования, а не что-то, что можно сделать, «когда дойдут руки». Для формирования желаемого образа жизни нужно выполнить эти задачи, хотите вы того или нет. Неважно, насколько тяжела задача и насколько сильно ваше нежелание ее выполнять. Как только вы сделаете нужные шаги, все ваши усилия окупятся сторицей! Постоянно держите в голове установку: мне вовсе не обязательно должно нравиться то, что нужно сделать. Это просто нужно сделать. Девять из десяти человек не понимают этого. Они скорее рассуждают так: «Если мне не нравится то, что я делаю, значит, я делаю что-то не так». Это тупик.