С. Бланшар - Продвижение себя

15. Завершите обсуждение

Менеджер обычно подводит краткий итог обсуждения. Важно, чтобы вы приняли согласованные цели и действия и подтвердили, что они вам полностью понятны. Задайте вопросы о том, что осталось неясным. Краткое резюме завершает обсуждение и означает, что обе стороны пришли к соглашению по поводу будущих планов, а также является полезным напоминанием о том, что предстоит сделать к будущей встрече.

• не рассматривать процесс оценки как угрозу: это скорее возможность;

• не обходить сложные вопросы в обсуждении;

• не позволять возобладать эмоциям;

• не оставлять без внимания любые несправедливые выводы или решения;

• излишне не критиковать коллег, в том числе из других отделов;

• не обвинять в своих трудностях других людей и не переходить на личности.

Проект это тщательно продуманная, нацеленная на выполнение заранее определенных задач и поддержку бизнес-целей деятельность с использованием ресурсов (время, деньги, энергия, производственные площади, оборудование и т.д.); обычно осуществляется в рамках оговоренных дат начала и окончания работ.

Участие в проектах обогащает опыт человека, расширяет его контакты с различными подразделениями компании, развивает навыки командной работы, коммуникации, влияния на окружающих, проектного планирования и контроля над проектом. Участие в проектах стимулирующий, мотивирующий и обучающий опыт. В конечном итоге оно может привести к карьерному росту. Привлекая работников к участию в проектах, компания содействует развитию критически важных навыков и знаний (на любом уровне организации) и делает работу более интересной. Проекты улучшают взаимопонимание между разными подразделениями компании, обучают командной деятельности, стимулируют эффективную и результативную работу в организации.

Предлагаемый чек-лист действий обращает внимание на то, как менеджеры могут совмещать участие в проектах с выполнением своих повседневных обязанностей.

1. Приоритезация проектов в организации

На организационном уровне нужно отдавать приоритеты тем или иным проектам. Ресурсы организации небезграничны, и нужны гарантии, что они будут направлены на деятельность, которая обеспечит максимальный возврат инвестиций. Поскольку реализовать все проектные идеи невозможно, их фильтруют с помощью специального процесса оценки. Для каждого проекта составляется рамочный документ, бизнес-обоснование, которое должно быть рассмотрено, согласовано и утверждено прежде, чем на проект будут выделены ресурсы. Такие оценки могут проводиться на регулярной основе на уровне старших менеджеров или высшего руководства ежемесячно, поквартально, ежегодно или раз в два года, в зависимости от масштаба организации.

2. Сбалансируйте рабочие приоритеты

У каждого человека имеется ограниченный запас времени и энергии, и нам нужно найти способ расставить приоритеты между проектной и основной работой. Избыточная нагрузка ведет к стрессам, неудовлетворенности, ошибкам и потере энтузиазма и мотивации. Поэтому в случае необходимости будьте готовы скорее отказаться от проекта, чем взяться за него и в итоге провалить и проект, и/или остальную работу. Перед тем как приступить к реализации проекта, тщательно проанализируйте свои приоритеты, а также выясните, какого вклада от вас ожидает руководитель проекта. Обсудите возможные результаты с непосредственным начальником и лидером проекта, предпочтительно и с тем и с другим. Подумайте над следующими вопросами:

• сколько дней (неделю, месяц или это единовременное участие) вам придется посвятить проекту;

• где именно вы должны находиться, чтобы выполнять работу по проекту;

• как эти требования повлияют на вашу основную работу;

• что случится, когда (если) наступит конфликт приоритетов;

• что случится, когда (если) ситуация изменится;

• какие дополнительные ресурсы вы можете выделить, если потребуется;

• можно ли отложить выполнение какой-то регулярной работы или временно отклониться от обычных стандартов;

• как часто ситуация будет нуждаться в пересмотре.

Документально зафиксируйте свое понимание проектных требований и соглашений, отправьте копии документа своему начальнику и руководителю проекта. Это будет вашим официально утвержденным мандатом на участие в проекте (даже если в процессе его реализации ситуация поменяется). Иногда приходится справляться с увеличенным объемом работы, но не выпускайте ситуацию из-под контроля. В случае возникновения конфликта приоритетов обсудите его с непосредственным начальником и руководителем проекта.

3. Коррекция и управление временем

Обсудите с руководителем возможные способы корректирования некоторых аспектов основной работы или более эффективного управления временем. ­Например, можно:

• делегировать некоторые регулярные обязанности тем, кто будет рад воспользоваться такой возможностью;

• скорректировать рабочие графики, чтобы высвободить время для работы над проектом;

• нацелиться на «достаточно хороший» результат, где это возможно: будьте реалистом, а не перфекционистом;

• проводить посвященные проекту собрания с запланированной повесткой дня, докладами о состоянии дел и протоколированием предложений по проекту;

• не посещать собрания, не имеющие особого значения для вашего участка работы (позднее можно ознакомиться с протоколами);

• не пытаться детально изучить все бумажные документы, а быстро их просматривать по важным пунктам;

• быстро разбираться со срочными делами и планировать рассмотрение остальных дел;

• планировать выполнение самых сложных задачи в наиболее продуктивное для вас время дня;

• отсекать постоянно отвлекающие факторы: установите для себя периоды «бесперебойной» работы и «работы с перерывами».

4. Участники проекта

В проекте, как правило, задействовано множество участников, включая спонсора (инициатор проекта или финансирующая сторона), руководителя и членов проектной команды. Если реализуется ряд взаимосвязанных проектов, то назначают вспомогательного программного менеджера.

Ключевые управленческие отношения в рамках проекта складываются между спонсором проекта, который отвечает за успех, поскольку это «его» проект, и руководителем/менеджером проекта, который несет ответственность за его реализацию в интересах спонсора и должен обладать необходимыми полномочиями, чтобы эффективно выполнять свои обязанности.

На спонсора проекта возлагаются следующие обязанности: