Кирилл Абдуллаева - Интеллектуальный инсульт

5.- Синхронизируйте телефонную книжку с вашим почтовым сервером (Mail.ru, Google, Yandex).Единая база контактов облегчает работу с электронной почтой. Не нужно вспоминать или искать адрес респондента, когда вы пишете письмо. Достаточно указать его имя и фамилию, и адрес найдется автоматически.

Компьютер

1.- Поставьте на всех устройствах одинаковые обои — и вы станете меньше времени тратить на привыкание к интерфейсу. Стоит выбрать простые или даже однотонные обои. Не ставьте фотографии и сложные графические элементы: каждый раз, взглянув на экран, вы будете терять бесценный ресурс — внимание. Вместо нужной вам папки вы сначала сфокусируетесь на картинке и только потом на том, что вам действительно необходимо.

2.-Мы не многозадачны, как компьютерные чипы, поэтому во время работы за компьютером не открывайте больше двух окон.Закройте все приложения, которые могут вас отвлекать. Вы удивитесь, как сложно будет поначалу выполнять одну задачу, не прерываясь ни на проверку почты, ни на новости, ни на общение в скайпе или в ICQ.

3.- Делайте резервные копии всех важных материалов.Причем все должно копироваться автоматически без вашего участия. Домашний Time Capsule71 или удаленное облачное хранилище файлов, например Dropbox, Яндекс.Диск или Google Диск, и вовсе сведут на нет стрессы по поводу потери какого-либо из гаджетов. Удобство этого сервиса не только в возможности хранить информацию, но и в синхронизации компьютера со всеми вашими устройствами.

Все файлы будут доступны вам на любом устройстве. Больше не придется специально копировать и переносить информацию с одного на другое. Вы можете начать работу в офисе, а потом продолжить ее, например, в переговорной у клиента. Более того, если вы вносите изменения в файл на компьютере, то синхронизация позволит автоматически изменить файл на удаленном сервере. А если захотите с кем-то поделиться фотографиями, фильмами — любым материалом, который хранится у вас на Dropboх (или аналогичном сервисе), — не надо пересылать их по электронной почте: достаточно дать ссылку на скачивание.

Сервисы

Электронная почта

1.- Отключите уведомления о событиях, которые происходят на вашей странице и страницах ваших друзей в социальных сетях и других сервисах.Ваша почта сразу «похудеет» минимум на триста сообщений в месяц. Триста писем, дублирующих то, что вы и так увидите во «ВКонтакте» или в Facebook, когда зайдете туда. Но действующая по умолчанию настройка будет отвлекать вас постоянно.

2.- Настройте фильтры для автоматической сортировки писем.Что занимает больше времени при работе с почтой: ответы на письма или просмотр всех посланий, чтобы понять, важны они для вас или нет? Если второй вариант актуален, то необходимо обеспечить фильтрацию входящей почты. Это поможет не отвлекаться на то, чтобы выбрать из потока корреспонденцию, требующую оперативного ответа.

Настройте папки, в которые будут попадать письма от конкретных людей (разве не странно, что персонального внимания и отдельной папки в вашей почте удостоен только спам?). Это позволит структурировать работу с почтой. Если при очередной проверке вы видите, что у вас есть непрочитанные письма, но они лежат в неприоритетных папках, то не будете нервничать из-за незавершенности дел. Если же все письма в прямом смысле слова свалены в кучу, то, чтобы выделить важные (или выяснить, что ничего важного нет), придется просматривать их все подряд хотя бы по названиям и адресам. Причем не один раз.

Кстати, создатели сервиса emailga.me предлагают пользователям игровые элементы, стимулирующие эффективнее работать с электронной почтой. В игре жестко ограничено время для ответов на входящие письма. Тех, кто укладывается в сроки, ждет награда. На наш взгляд, оптимизировать таким образом отношения с технологиями следует весьма аккуратно и осмысленно, чтобы не стать жертвой этих же приложений и не усложнить ситуацию. Прислушивайтесь к себе и находите баланс, приемлемый именно для вас. К тому же, согласитесь, в ответах на письма скорость не самый главный критерий.

3.-Не привязывайте себя к электронной почте в режиме реального времени. Пишите письма, когда вам удобно, а не когда у вас есть интернет.Они автоматически будут отправлены, как только вы подключите устройство к интернету. Вообще гораздо спокойнее писать там, где нет интернета. Тогда есть шанс создать длинное, осмысленное и тщательно продуманное письмо. Особенно это важно, если речь идет о письмах друзьям и членам семьи. В коммуникации с коллегами главная задача — передать смысл, а значит, послания должны быть максимально короткими и содержательными. Но когда мы общаемся в письмах с друзьями и членами семьи, то очень важно передать эмоции. Так что в личных письмах стоит писать так много, как сможете!

4.- Работа с почтой утромбудет более продуктивной в такой последовательности.

Личная (друзья, семья).

Спам — отписываемся и удаляем.

Информационные сообщения (новости сервисов, подписки) — от ненужных отписываемся.

Рабочая почта — в последнюю очередь.

В этом случае у вас сохранится возможность находиться в контексте содержания писем и не переключаться между разными смыслами.

Социальные сети

1.- Не добавляйте всех друзей в один список.Введите два списка: один для деловых коммуникаций, другой — для неформального общения.

Что это даст? Любая информация лучше усваивается в контексте. Мы уже говорили, что проще воспринимать истории, где, в отличие от набора данных, присутствует сквозная причинно-следственная связь. В социальных сетях нет историй: информация содержится в сообщениях, никак не связанных между собой. Единственная возможность выстроить хоть какую-то логическую связь — разделить всех друзей на «сегменты».

Не секрет, что в «друзьях» часто неожиданно для нас оказываются люди малознакомые, а то и вовсе неизвестные. Если не хотите никого обижать удалением, просто сегментируйте списки по степени их значимости. Либо перед тем, как добавить «в друзья», поинтересуйтесь, кто это.

2.- Откажитесь от пуш-сообщений, всплывающих на экране телефона и объявляющих, что имярек написал что-то на вашей стене в Facebook. Интрига в том, что сразу прочесть само сообщение невозможно: для этого необходимо зайти на свою страницу. А значит, прервать все дела и погрузиться в бескрайние просторы социальной сети. Настоящая ловушка!

Поиск информации

За что мы так ценим интернет? За возможность найти любую информацию или иллюзию этой возможности? Как по-настоящему эффективно использовать поиск и с минимальными затратами времени и сил получать максимальный результат?