Олег Крышкин - Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Определение ответственных за выполнение мероприятия.При выборе ответственных необходимо придерживаться ключевого принципа – ответственный за выполнение мероприятия должен обладать необходимыми полномочиями и возможностями. Под возможностями в первую очередь подразумеваются технические (экспертные) возможности. Также на роль ответственного необходимо выбирать такого сотрудника объекта аудита, который максимально заинтересован, исходя из своих целей и задач, в выполнении мероприятия. Уточнение «исходя из своих целей и задач» весьма важно, так как оно показывает, что персональный интерес к решению проблемы и прилив энтузиазма ответственный сотрудник испытывать не обязан. Выбор ответственного определяется его местом и ролью в процессе, а не субъективными ощущениями и соображениями.

Также не стоит увлекаться назначением в качестве ответственного за выполнение мероприятия руководителя объекта аудита, особенно генерального директора. В большинстве случаев это противоречит ключевому принципу выбора ответственного – генеральный директор обладает максимальными административными возможностями, но вряд ли он всегда будет иметь максимальные технические (экспертные) возможности.

Определение даты выполнения мероприятия.В большинстве случаев план мероприятия не требует срочного выполнения. Кроме того, большая часть мероприятий возлагает дополнительную нагрузку на сотрудников, которая нечасто компенсируется, в первую очередь материально. По этой причине, предлагая очень оптимистичную дату, аудитор оказывает давление на сотрудников объекта аудита, что приводит к излишнему негативу. В определении даты выполнения мероприятия уместно пойти на максимальные уступки.

Согласование плана.Существует два основных варианта инициирования процедуры согласования плана мероприятий.

• Внутренний аудит самостоятельно формирует исходный план . Такой подход целесообразно применять в большинстве российских компаний, особенно если план в компании видят впервые. Логика здесь проста – в большинстве случаев мероприятия скорее будут вычеркиваться, чем добавляться. По этой причине внутреннему аудиту проще составить план мероприятий самостоятельно, т. к. в этом случае он будет максимально расширенным. Затем план мероприятий по версии внутреннего аудита направляется руководству объекта аудита на рассмотрение, после которого руководство возвращает план мероприятий с корректировками. Такая перепасовка может продолжаться какое-то время, особенно если план мероприятий касается сложных проблем.

• Руководство объекта аудита самостоятельно формирует исходный план . Этот вариант полностью соответствует международным стандартам внутреннего аудита. В соответствии с ними менеджмент объекта аудита несет ответственность за управление рисками, поэтому он и должен определять необходимый объем и масштаб изменений (исправлений). Однако в российских условиях при таком подходе план мероприятий может не появиться никогда. Только в компаниях с высоким уровнем корпоративной культуры и продвинутым менеджментом возможна подготовка исходного плана мероприятий руководством объекта аудита. В остальном все аналогично первому варианту – также возможны перепасовки, и чем сложнее проблемы, тем их больше.

Нередко обсуждение плана мероприятий приводит к необходимости дополнительных уточнений и анализа. Таким образом, аудитор должен быть готов к тому, что проект не всегда заканчивается после написания финального отчета. При наличии существенных расхождений внутренний аудит должен приложить максимум усилий для доказательства большей полезности своей позиции. В моей практике бывали случаи, когда план мероприятий согласовывался в два-три месяца и при этом проводилось дополнительное уточняющее тестирование. Кроме того, обсуждения могут выходить за рамки объекта аудита, особенно в случае, как говорится, непримиримых разногласий по плану. В такой ситуации требуется привлечение третьей стороны в качестве третейского судьи. Обычно в этой роли выступают вышестоящие пользователи отчета внутреннего аудита, вплоть до совета директоров.

При согласовании необходимо придерживаться принципа – чем существеннее объем и значимость изменений, тем выше уровень согласующего, хотя в большинстве случаев это будет руководитель юридического лица, в состав которого входит объект аудита. Также важно официально зафиксировать факт согласования либо путем визирования документа, либо путем выполнения соответствующих процедур в системе электронного документооборота. Наличие формализованного согласования служит однозначным основанием для дальнейших действий (мониторинг, наложение взысканий за невыполнение и т. д.).

Основной целью мониторинга является оценка полноты, правильности и своевременности выполнения плана мероприятий. Исходя из этого, если план мероприятий отсутствует, то отсутствуют и основания для проведения мониторинга. Во многих случаях трудозатраты на проведение мониторинга и внесение изменений и дополнений в план мероприятий сопоставимы как минимум с трудозатратами на проведение проекта, по результатам которого сформирован исходный план мероприятий. По мере увеличения количества завершенных проектов объем мониторинга и сопутствующих процедур только возрастает. В сложных условиях (низкая исполнительская дисциплина, ограниченность ресурсов, низкий уровень корпоративной культуры, объемные планы мероприятий и т. д.) теоретически может сложиться ситуация, когда у ПВА все рабочее время будет уходить только на мониторинг. Однако на практике такое маловероятно, хотя вероятность приблизиться к такой ситуации всегда имеется. В любом случае мониторинг и сопутствующие процедуры со временем могут начать отнимать существенную часть ресурсов ПВА. В процессе мониторинга необходимо определиться в отношении следующих ключевых вопросов:

• подход к проведению мониторинга;

• определение периодичности проведения мониторинга;

• нюансы проведения мониторинга;

• результаты мониторинга и план последующих действий.

Подход к проведению мониторинга.При проведении мониторинга используются три основных подхода:

• Проверка по формальным признакам (есть документ, есть зачет) . Этот подход используется в первую очередь для проверки, как говорится, «по диагонали», т. е. в основном обращают внимание на форму и на наличие базовых признаков исполнения плана мероприятий. Он оправдан в ряде случаев, например при существенных временны`х ограничениях, при недостаточности квалификации участников команды внутреннего аудита, осуществляющих мониторинг, при уверенности в достаточности такого подхода (например, при наличии высокой исполнительской дисциплины сотрудников объекта аудита), при проверке исполнения относительно малозначительных пунктов плана мероприятий.