Олег Крышкин - Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Нюанс 3.План должен предусматривать резерв времени. Год – довольно продолжительный период. В течение года может произойти множество событий как способствующих исполнению плана, так и препятствующих его исполнению. К последним относятся временное отсутствие сотрудников ПВА по различным причинам, организационные накладки, отсутствие ключевых сотрудников объекта аудита, затягивание выполнения проектов и т. д.

Кроме того, довольно часто резерв времени создается под точечные проекты, возникающие в оперативном порядке. ПВА важно оказывать максимальную поддержку бизнесу. Обычно резерв составляет 10–15 % от времени всех плановых проектов.

Нюанс 4.План должен иметь достаточную детализацию. Как минимум он должен представлять собой план-график с указанием начальной и конечной дат каждого проекта и общей продолжительности проекта. При наличии нескольких команд внутренних аудиторов в составе ПВА необходимо распределить проекты между ними. При более детальном планировании каждый проект разбивается на ключевые этапы, которые расставляются в хронологической и процессной последовательности.

Нюанс 5.План должен иметь несколько вариантов. Это объясняется несколькими причинами. Во-первых, стороны, согласующие план, должны иметь несколько вариантов для выбора наилучшего с их точки зрения. Формируя несколько версий плана, руководитель ПВА предоставляет такую возможность. Во-вторых, различные сочетания ресурсов, имеющихся в распоряжении ПВА, могут предоставлять разные возможности проведения проектов. Чаще всего ПВА не хватает ресурсов для проведения всех проектов, результаты которых могли бы принести существенную пользу компании. Многие проекты приходится откладывать, а некоторые могут вообще не состояться. Поэтому руководитель ПВА должен постоянно напоминать своему руководству и руководству компании, что теряет компания, ограничивая ресурсы ПВА. Составление нескольких вариантов плана (с различными сочетаниями ресурсы/результаты) – один из способов напоминания. Однако основная цель – не напомнить об упущенных возможностях, а заинтересовать в максимальном использовании функционала внутреннего аудита. В-третьих, план дает руководителю ПВА некоторые возможности по манипулированию как своим руководством, так и руководством компании. Ведь всегда можно сделать один вариант более привлекательным, чем остальные. Самое главное – пользоваться этим, когда необходимость в целесообразной манипуляции действительно существует.

Процедура согласования плана проектов внутреннего аудита может иметь свои особенности в разных компаниях. Однако в целом она довольно типична – представление плана и сопутствующих материалов, рассмотрение их согласующей стороной, презентация и обсуждение плана на итоговой встрече (например, на одном из заседаний аудиторского комитета в четвертом квартале), вынесение окончательного решения (например, протокол заседания аудиторского комитета). В некоторых компаниях утвержденный план проектов внутреннего аудита может приниматься в виде отдельного распорядительного документа за подписью руководителя компании (например, приказ за подписью генерального директора). Нелишним будет известить руководство объектов аудита о деталях принятого плана, имеющих отношение к данным объектам аудита.

Планирование проекта. Формирование запроса информации. Исполнение запроса/интервью . В большинстве случаев процедура планирования проекта стартует именно с формирования запроса информации у объекта аудита, особенно если этот объект впервые попал в план. Содержание запроса полностью зависит от целей проекта. Запрос направляется руководству объекта аудита в виде официального письма. Так как основанием для исполнения запроса является начало проекта, имеет смысл описать в нем его основные параметры (сроки, участники команды аудиторов, ключевые требования к объекту аудита и т. д.).

В ряде случаев на этапе планирования проводятся встречи с руководством ключевых бизнес-процессов. Они могут преследовать различные цели, например:

• получить общую информацию по текущему статусу объекта аудита;

• узнать ожидания и пожелания руководства ключевых бизнес-процессов;

• представить общую информацию о проекте.

На этапе планирования происходит уточнение тех целей и задач, которые были сформированы при годовом планировании. Не исключено, что картина рисков для объекта аудита изменится с момента утверждения и согласования годового плана аудита. Поэтому, если план аудита формировался на основе оценки рисков, такую оценку необходимо уточнить. Для этого могут проводиться те же самые процедуры, что и на этапе годового планирования, но точечно (только в отношении конкретного объекта аудита и конкретных факторов риска). В некоторых случаях улучшение управления определенными рисками приводит к тому, что объект аудита перестанет представлять интерес для целей внутреннего аудита. В такой ситуации стоит исключить этот объект из плана и заняться другим объектом аудита.

При использовании риск-ориентированного метода аудита на этапе планирования составляется матрица рисков и контрольных процедур.

Более подробно процесс планирования проекта внутреннего аудита проанализирован в главе 7.

Проведение организационной встречи . Такого рода встреча проводится на территории объекта аудита. Она преследует несколько основных целей:

• представить общую информацию о проекте (цели, сроки, действующие лица, задачи, используемые процедуры, порядок согласования и обсуждения результатов и т. д.);

• ответить на вопросы по проекту;

• представить участников команды аудиторов;

• познакомиться с ключевыми сотрудниками объекта аудита;

• задать общий тон проекта;

• прочувствовать атмосферу объекта аудита.

Более подробно процесс проведения организационной встречи проанализирован в главе 9.

Составление описания процесса. Проведение сквозного тестирования . Обе процедуры являются ключевыми для большинства проектов внутреннего аудита при условии, что ПВА практикует аудит бизнес-процессов и системы внутреннего контроля. Если ПВА отдает предпочтение другому подходу (бухгалтерскому, ревизионному, комплаенс), то необходимость в составлении описания процессов и последующем сквозном тестировании в основном отсутствует.

При составлении описания процесса используются методологии, комбинирующие графическое и словесное описание. Ключевое преимущество графического представления заключается в его наглядности – картинки всегда воспринимаются легче, чем словесный поток. При необходимости описание процесса можно включить в финальный отчет.