Олег Крышкин - Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Оприходование ТМЦ. Оценка правильности определения сделанной заявки после получения ТМЦ (принятия работ, услуг) и их использования в деятельности (необходимы ли были приобретенные ТМЦ/работы/услуги). Так или иначе, поступившие ТМЦ, или выполненные работы, или оказанные услуги проходят процесс приемки. Именно этим процессом заканчивается процесс «Закупки» (или часть процесса «Логистика») и происходит переход в процесс «Управление запасами» или «Управление активами». Однако процесс «Закупки» неполон без оценки актуальности осуществленной закупки. Бывает, что к моменту поступления ТМЦ в распоряжение предприятия необходимость в ней отпадает. Анализ таких ситуаций помогает оценить недостатки существующей системы планирования производства и планирования и осуществления закупок.

Так как этот процесс является аналитическим и не влияет напрямую на операционную деятельность предприятия, он не относится к технически неизбежным. Именно поэтому его наличие само по себе является лучшей практикой.

Наиболее простой способ выявить наличие и проанализировать эффективность данного процесса – это анализ остатков ТМЦ для выявления остатков с длительными сроками хранения. Выявить бесполезные работы и услуги можно путем анализа либо затрат, по которым в дальнейшем не было реализации, либо затрат, не предусмотренных технологией или иной производственной необходимостью.

Перечень и содержание базовых и специфичных рисков процесса

Перечень и содержание базовых контрольных процедур процесса

Рис. 10. Базовая схема процесса «Закупки» с указанием ключевых точек контроля

Перечень и содержание базовых тестов

Перечень и содержание лучших практик по процессу

Перечень основных подпроцессов и этапов процесса

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• формирование пула идей;

• формирование технико-экономического обоснования (ТЭО);

• экспертиза ТЭО.

Формирование пула идей . Этот подпроцесс связан с творческой деятельностью во всех ее всевозможных проявлениях. Предприятие должно культивировать и развивать его. Важно создать возможность для аккумулирования идей внутри предприятия независимо от того, кому они пришли в голову. Предприятие может воспользоваться целым арсеналом методов – рационализаторство, кружки качества, принципы кайдзен, стратегическое моделирование и многое другое [15]. Аудитор должен понимать, что ключевые инвестиционные идеи являются следствием выбора определенной стратегии развития. Поэтому основным критерием целесообразности перехода от идеи к действиям по ее воплощению является то, насколько идея способствует реализации выбранной стратегии.

Формирование технико-экономического обоснования (ТЭО). Экспертиза ТЭО. «Сами по себе идеи ценны, но всякая идея, в конце концов, только идея. Задача в том, чтобы реализовать ее практически» (Генри Форд). Решение о целесообразности идеи в основном основывается на интуиции эксперта, принимающего решение. Решение о целесообразности превращения идеи в проект должно основываться на чем-то более существенном и, что важнее, доступном для восприятия потенциальными участниками проекта. Именно для этого служит ТЭО. Оно еще не является проектом, однако позволяет наглядно представить, куда может завести та или иная идея в будущем. В большинстве случаев подготовкой ТЭО занимается владелец процесса, высказавший достойную внимания идею. Аудитор должен понимать, что ТЭО, подготовленному автором идеи, может не доставать обоснованности суждений и выводов и правильности расчетов. По этой причине предприятие должно быть заинтересовано в создании функции, отвечающей за экспертизу ТЭО. В ряде случае такая функция закрепляется за специализированным подразделением, например департаментом по инвестициям. Важно, чтобы такое подразделение было независимым от авторов ТЭО (например, оно может быть подчинено напрямую генеральному или финансовому директору).

При подготовке ТЭО большое значение имеет унифицированный подход. Он обеспечивает сопоставимость разных по сути ТЭО. Сопоставимость является залогом объективности выбора. Аудитор вправе ожидать, что компания хотя бы попытается разработать соответствующую методологию и регламентировать процесс подготовки ТЭО. Ключевым критерием оценки адекватности методологии и процесса подготовки ТЭО является достаточность содержащейся в нем информации для проведения экспертизы.

Аудитор должен иметь в виду, что во многих российских компаниях широко распространена практика, мягко говоря, необъективной оценки целесообразности воплощения идеи в жизнь. Это может выражаться, например, в форсировании этапа подготовки ТЭО. Наиболее простой формой такой практики является ситуация, когда решение о целесообразности принимается единолично руководителем предприятия либо его доверенным лицом. У такого подхода есть как плюсы, так и минусы. Плюсом, несомненно, является скорость принятия решения, основным минусом – увеличение вероятности игнорирования существенных рисков, что может иметь весьма болезненные последствия для предприятия. Ситуация может усугубляться «удачным» сочетанием профессиональной безграмотности и завышенной самооценки у лиц, принимающих единоличное решение.