Николай Бортник - Бухгалтерское дело

Общую картину взаиморасчетов можно получить в модуле Поставщики, Получатели.

Итак, вся хозяйственная деятельность предприятия описывается стройной цепочкой взаимосвязанных документов, знакомых и привычных работникам. Информация вводится один раз, на любом этапе обеспечивается контроль соответствия документов, в любой момент времени можно получить данные о состоянии взаиморасчетов.

Технология организации документооборота в автоматизированных системах бухгалтерского учета (АСБУ) является чрезвычайно важным компонентом, влияющим на эффективность их применения. В существующих программных продуктах используются различные модели документооборота, подразумевающие определенные правила формирования, хранения, интерпретации и обработки документа. Можно выделить четыре основные модели:

1) модель интерпретации документов как дополнения к хозяйственным операциям;

2) модель интерпретации документов как средства формирования записей массива хозяйственных операций;

3) модель интерпретации документов как вспомогательных информационных объектов;

4) полная модель документооборота.

В программах, основанных на первой модели, предполагается, что при вводе в базу данных информации, сформированных вне АСБУ в первичных документах, бухгалтер должен преобразовать их вручную или с помощью программы в записи массива хозяйственных операций, документы, формируемые в системе, трактуются как выходные формы, построение которых производится по запросу пользователя после ввода данных об операции. Таким образом, при использовании этой модели первичные документы интерпретируются чисто формально. Входящие в систему документы в базе данных не регистрируются, а формируемые в ней хранятся только в привязке в той или иной записи массива хозяйственных операций и вне всякой связи с другими документами.

Данная интерпретация документов является характерной для многих инструментальных систем и входит в противоречие с нормальным порядком учетного процесса, при котором операция отражается на счетах после формирования и утверждения документа, в то время как здесь именно операция становится информационной основой для его формирования.

Основным недостатком является то, что не предусматривается временного лага между формированием документа и отражением операции на его основе.

Для небольших предприятий с малым документооборотом такой подход в той или иной степени может быть оправдан. Однако использование программ, основанных на применении этой модели, в бухгалтериях с большим документооборотом может привести к необходимости постоянного отслеживания актуальности данных массива хозяйственных операций.

В системах, использующих вторую модель, документ является только формальной первоосновой для соответствующих записей на счетах. Это означает, что в программе существует набор видеограмм, определяющих структуру ввода информации. По данным, введенным на основе этого макета, программа формирует соответствующие документу записи. Введенные записи интерпретируются как «подтвержденные» и всегда учитываются при расчете оборотов счетов.

Эту модель также нельзя считать полноценной, поскольку документ рассматривается только как вспомогательное средство ввода записей на счетах и не учитывается содержательный характер различных стадий его движения.

Третья модель интерпретации документов является весьма распространенной. Здесь поддерживается естественная технология прохождения первичных документов, как формируемых в системе, так и поступающих извне (рис. 5).

В основанных на ней программах существует возможность формирования массива хозяйственных операций не только напрямую, но и на основе автоматизированной обработки документов, вводимых в базу данных системы. В последнем случае бухгалтер заполняет экранную форму документа, а программа формирует и печатает его. После реального совершения операции он отражается в учете либо ручным вводом записей в массив хозяйственных операций, либо полуавтоматически на основе макетов проводок, связанных с этим типом документов.

Рис. 5. Технология прохождения первичных документов

В отличие от первых двух моделей, здесь разделены моменты регистрации документа в базе данных системы и его отражения в системе счетов, а введенные документы без подтверждения пользователем никак не влияют на обороты счетов. В то же время информация о них сохраняется, она может быть многократно откорректирована и повторно использована для печати.

Введенные в систему однотипные документы хранятся в отдельных реестрах. В любой момент можно «поднять» нужный документ или их выборку, удовлетворяющую нужному набору критериев. Например, отобрать и распечатать перечень документов, связанных с конкретной организацией или физическим лицом. В некоторых программных системах достаточно полно поддерживается взаимосвязь введенных документов и сформированных на их основании записей массива хозяйственных операций, при которой изменения полей документа автоматически или по запросу пользователя вызывают изменение в порожденных им проводках.

Однако взаимосвязи документов при данной модели прямо не отслеживаются. Здесь главной является возможность отделить действия по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи на счетах. Следствием такого подхода является то, что обобщающая информация может быть получена только в привязке к системе счетов бухгалтерского учета. Это в определенных случаях может привести к перегрузке бухгалтерии аналитическими функциями.

В программах, основанных на полной модели документооборота, во главу угла ставится обслуживание полноценной системы связей между документами разных типов. Если во всех рассмотренных ранее моделях документы являются основой для формирования записей на счетах, то здесь главное внимание уделяется именно завершенности системы связей документов, на основе которых может выполняться одновременная обработка их группы с применением единого пакета правил.

Достоинством полной модели документооборота является то, что она обеспечивает «взаимодействие» электронных копий документов, например платежных и товарных, что весьма немаловажно в тех случаях, когда организация имеет дело с большим количеством постоянных поставщиков и покупателей и сложными схемами взаиморасчетов с ними. Благодаря этому программные системы на полной модели документооборота могут использоваться не только бухгалтерией, но и другими службами управления.