Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

Следует отметить, что в состав пакета поставки программы включено несколько Excel-шаблонов, предназначенных для обработки выгружаемых в Excel отчетов. Переключатель Применение настройки XLT, предназначен для настройки использования этих шаблонов.

• Не применять шаблон – если переключатель установлен в данное положение, то ни один из шаблонов Excel не используется для обработки отчета.

• Шаблон для форматирования – при установленном данном значении открывается дополнительное поле для выбора шаблона, с помощью которого, например, можно раскрасить определенные области отчета (заголовки, оси, данные и т. п.) для лучшего представления данных отчета.

• Шаблон для создания – при установленном данном значении также необходимо задать файл формата для шаблона Excel. Данные отчета выводятся файл Excel, созданный по шаблону, а затем обрабатываются по алгоритмам шаблона. Это может быть дополнительное форматирование, проведение расчетов, построение графиков и т. п.

Установка флажка Запускать пользовательские макросы дает возможность указать файл с пользовательскими макросами, который будет импортирован в текущий отчет. Путь к файлу указывается в поле, которое открывается после установки данного флажка. В данном поле нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

Выше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».

Автоматическое заполнение бюджетных показателей осуществляется на основании данных, содержащихся в книгах финансовых операций. Каждая финансовая операция представляет собой отражение в учете того или иного хозяйственного процесса либо события.

Финансовые операции можно регистрировать в книгах финансовых операций в автоматическом или ручном режиме. Автоматический режим подразумевает использование механизма типовых финансовых операций, которые привязываются к первичным и иным документам бухгалтерского контура и контура логистики системы «Галактика». Сведения, содержащиеся в книгах финансовых операций, используются впоследствии в качестве источника данных для формирования и расчета показателей бюджетов (это осуществляется с помощью команды главного меню Операции→Расчет показателей бюджета).

Возможности программы предусматривают ведение трех видов книг финансовых операций: книга плановых финансовых операций, книга фактических финансовых операций и книга финансовых операций «по данным бух. учета». Для перехода в режим работы с этими книгами предназначены соответствующие команды меню Документы. Поскольку порядок работы с этими книгами во многом аналогичен, то знакомиться с ними мы будем на примере книги плановых финансовых операций.

Доступ к книге плановых финансовых операций осуществляется с помощью команды Документы→Книга плановых операций – при ее выполнении отображается окно, которое представлено на рис. 3.57.

Рис. 3.57.Книга плановых финансовых операций

Этот интерфейс имеет двухпанельное представление. Вверху содержится перечень зарегистрированных ранее финансовых операций, для каждой из которых представлены перечисленные ниже сведения.

• Дескриптор пользователя.

• Дата документа, на основании которого сформирована операция.

• Номер документа, на основании которого сформирована операция.

• ЦФО, к которому относится операция.

• Краткое наименование (аббревиатура) – при наличии такового.

• Статья бюджета.

• Сумма финансовой операции.

• Период планирования.

• Валюта операции.

Финансовые операции можно помечать с помощью клавиши Insert – например, для осуществления групповых операций (групповое редактирование аналитики, удаление группы операций, и т. д.). Для отображения признака помеченной записи предназначена крайняя колонка слева. Отметим, что пометку можно снять – для этого повторно нажмите Insert.

Что касается нижней части окна, то в нем представлены дополнительные сведения о текущей финансовой операции. В поле Содержание отображается текстовая формулировка операции (при отсутствии такового данный параметр может быть незаполненным). В поле Документ выводится наименование типа документа, например, договор, накладная и т. п., а в поле, расположенном ниже – краткое содержание документа, отражающее его суть. В поле Состояние отображается текущее состояние документа (например, активный).

ПРИМЕЧАНИЕ

Формирование типовых финансовых операций и их разноска выполняется в модуле «ХозОперации».

Чтобы зарегистрировать финансовую операцию, нажмите F7, чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее операции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование финансовых операций осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.58.

Все параметры данного окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Финансовая операция и Аналитика операции. Основные параметры операции вводятся и корректируются на вкладке Финансовая операция, которая открывается в данном окне по умолчанию (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.58).

Поле Документ заполняется программой автоматически в том случае, если операция формируется на основании типовой финансовой операции (напомним, что определение финансовой операции приводилось выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»»). Сюда подставляется название и основные реквизиты первичного либо иного документа, на основании которого создана финансовая операция. Значение данного параметра с клавиатуры отредактировать невозможно, поэтому если вы формируете финансовую операцию вручную, то оно останется незаполненным.