Александр Борисов - Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие

Минфин России в письме от 1 августа 2001 г. № 16-00-14/3 64 [11] СПС. также дал следующие разъяснения:

в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утв. Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации;

организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.

Положения п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» воспроизведены также в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430. Следует иметь в виду, что в п. 9 названного Порядка перечень обязательных реквизитов для документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, несколько расширен. В частности, документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: при оформлении от имени юридических лиц – наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;

при оформлении от имени индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;

при оформлении от имени физических лиц – фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется

Перечень обязательных реквизитов для документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, установлен в целях обеспечения возможности проверки достоверности сведений, указанных в первичных документах. Прямое указание на это содержится, в частности, в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей.

Согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» при принятии организацией учетной политики наряду с прочим подлежат утверждению формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов. Данное правило воспроизведено и в п. 5 положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утв. приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н [12] Российская газета. 1999. № 10. 20 января. .

Норма п. 6 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусматривает, что для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Пересмотр первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и иных документов, относящихся к унифицированным системам бухгалтерской учетной и отчетной документации, предусматривался в качестве одного из направлений реформирования системы бухгалтерского учета в Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности, утв. постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. № 283 [13] СЗ РФ. 1998. № 11. Ст. 1290. . Целесообразно напомнить, что целью реформирования системы бухгалтерского учета ставилось приведение национальной системы бухгалтерского учета в соответствие с требованиями рыночной экономики и международными стандартами финансовой отчетности.

Следует также отметить, что приказом министра финансов РФ от 1 июля 2004 г. № 180 в соответствии с поручением Правительства РФ в целях установления приоритетных направлений развития бухгалтерского учета и отчетности на среднесрочную перспективу, выработанных по результатам обсуждения с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, Банком России и профессиональным сообществом, одобрена Концепция развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу [14] Российская Бизнес-газета. 2004. № 27. .

Как отмечено в названной Концепции, бухгалтерский учет должен развиваться как часть единой системы учета и отчетности в Российской Федерации, которая включает также статистический и оперативно-технический учет; важнейшим фактором, обеспечивающим единство этой системы, является первичный учет как источник данных для последующего накапливания, систематизации и обобщения их в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета.

Целью же развития бухгалтерского учета и отчетности на среднесрочную перспективу (2004–2010 гг.) согласно Концепции является создание приемлемых условий и предпосылок последовательного и успешного выполнения системой бухгалтерского учета и отчетности присущих ей функций в экономике Российской Федерации.

Унифицированная система первичной учетной документации является только одной из унифицированных систем документации (УСД). В частности, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 01193 (ОКУД) [15] М., ИПК Издательство стандартов, 1995. , утв. постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299, наряду с унифицированной системой первичной учетной документации (класс 0300000) помимо прочего включает следующие УСД:

унифицированную систему организационно-распорядительной документации (класс 0200000);

унифицированную систему банковской документации (класс 0400000);