Александр Борисов - Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие

Законодательно методологические основы ведения первичного учета, т. е. оформления первичных документов, закреплены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [1] СЗ РФ. 1996. № 48. Ст. 5369. , согласно п. 1 ст. 9 которого все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Там же установлено, что эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Закрепление обязательности документального оформления хозяйственных операций в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» представляется не вполне удачным, так как сфера действия названного Закона ограниченна.

Во-первых, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» в соответствии с п. 1 его ст. 4 распространяется только на юридические лица и их подразделения – на организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. В п. 2 ст. 4 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

Во-вторых, в соответствии с п. 3 ст. 4 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 31 декабря 2002 г. № 191-ФЗ [2] СЗ РФ. 2003. № 1. Ст. 6. ) организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета и ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 части второй НК РФ (в ред. Федерального закона от 24 июля 2002 г. № 104-ФЗ [3] СЗ РФ. 2002. № 30. Ст. 3021. ). Однако, там же, в п. 3 ст. 4 Федерального закона «О бухгалтерском учете», установлено, что организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения (УСН), ведут учет основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В пункте 2 ст. 54 части первой НК РФ (в ред. Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 137-Ф3 [4] СЗ РФ. 2006. № 31. Ч. 1. Ст. 3436. ) установлено, что индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Минфином России.

Во исполнение данного предписания приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 утвержден Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей [5] Российская газета, 2002, 11 сентября, № 171. , в п. 9 которого предусмотрено, что выполнение индивидуальным предпринимателем хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.

Согласно п. 4 названного Порядка на основе этих первичных документов индивидуальными предпринимателями ведется учет доходов и расходов и хозяйственных операций в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя путем фиксирования операций о полученных доходах и произведенных расходах.

В статье 346.24 части второй НК РФ (в ред. Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 101 – ФЗ [6] СЗ РФ. 2005. № 30. Ч. 1. Ст. 3112. ) установлено, что организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие наУСН, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином России.

Приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н [7] Российская газета, 2006, 17 февраля, № 34. утверждены форма Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядок ее заполнения. В соответствии си. 1.1 указанного Порядка организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, ведут Книгу учета доходов и расходов, в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

Таким образом, основой для ведения налогового учета организациями, перешедшими на УСН, и индивидуальными предпринимателями являются все те же первичные документы, обязательность составления которых предусмотрена Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Организации, применяющие общую систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет. Основой для ведения налогового учета являются также первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это следует, в частности, изданного в ст. 313 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» части второй НК РФ (в ред. Федерального закона от 6 августа 2001 г. № 110-ФЗ [8] СЗ РФ. 2001. № 33. Ст. 3413. ) определения понятия налоговый учет: система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Кроме того, в ст. 313 НК РФ содержится прямое указание на то, что первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета.

По общему правилу, закрепленному в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Пункт 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» также допускает использование при первичном документировании форм документов, не являющихся унифицированными. Такие документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Правила п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» воспроизведены в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н [9] БНА. 1998. № 23.