Ольга Курныкина - Система контроля и её аудит в организации

В общем виде схема проведения процесса контроля может быть представлена следующими функциональными этапами:

1. установление эталонов и индикаторов – допустимого уровня отклонения от них;

2. получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта;

3. выявление отклонений фактических результатов функционирования объекта от установленных стандартов и нормативов, их анализ и оценка;

4. документирование полученных результатов, формирование заключения и доведение его до субъектов уполномоченных осуществлять управленческие действия по корректировке ситуации или приведение их в соответствие со стандартами.

Проведенный анализ позволяет разграничить и определить процесс контроля и контрольный процесс.

«Процесс контроля» – это устойчивая совокупность последовательных действий (цикл контроля: наблюдение, фиксирование, сравнение, расчет отклонений, передача информации или блокировка функционирования) повторяющихся независимо от целей, субъектов, объектов и видов деятельности по его проведению.

Контрольный процесс можно определить как ход проведения циклов контроля над работающим объектом или деятельностью, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке. Контрольный процесс связан с достижением целей осуществления контроля и контролируемой деятельности. Контрольный процесс можно определить как контролирование.

Важной характеристикой контрольного процесса является наличие обратной связи, объединяющей циклы контроля, которые могут осуществляться эффективно только при условии их взаимосвязи посредством обмена информацией. Контрольный процесс, воспроизводящий циклы (процессы) контроля, характеризуется протяженностью во времени и адекватностью управленческим функциям и технологическим процессам, при этом должна обеспечиваться его функциональность, формирующая условия для достижения целей деятельности при соблюдении нормативно-законодательных актов и оптимальности рисков.

При формировании контрольного процесса устойчивость цикла процесса контроля по количеству и составу этапов должна иметь различия в содержании этапов, определяемых выбранными для применения методами, средствами и приемами, а так же спецификой обстоятельств их оценки субъектом контроля. Все это определяет ситуационность в технологии контроля или искусство его проведения.

В системе управления функции контроля способны не только обеспечить обратную связь и поддержать управление, но и подменить отдельные функции управления при их неэффективном исполнении, избыточное повышение роли функций контроля свидетельствует о неэффективном исполнении функций управления. При этом превалирование функций контроля над функциями управлением, или замещение функций управления контролированием неизбежно вызывает снижение эффективности управления и всей деятельности.

Сплошной контроль снижает мотивированность к самоконтролю и ответственности у исполнителей, перекладывая ее на контролера выявляющего ошибки. При этом он тоже несет ответственность за их выявление.

Необходимо четко определить административный ресурс контроля и его влияние на проводимую деятельность, и не допускать подмены управленческих функций функциями контроля.

Таким образом, в процессе осуществления рационально организованного контроля можно добиться не только выявления нежелательных и негативных отклонений в деятельности контролируемого объекта, но за счет обеспечения реализации спектра функций контроля, достичь повышения эффективности всей управленческой деятельности.

Исторические предпосылки и развитие контроля, во многом определяются периодом социалистического подхода к организации управления и контроля, определяемую принципом «демократического централизма», который, по мнению автора, точнее можно определить как «бюрократический централизм». Централизация контроля являлась следствием централизованного управления. Приоритет идеологических установок над экономическими закономерностями определял бюрократические подходы к контролю и методы, основанные на всеобщем и тотальном отслеживании операций и действий на отдельных участках, без учета взаимосвязи различных участков, а также комплексности и системности контроля, при этом использовались инструменты характерные для последующего контроля. Всеобъемлемость направлений контроля на основе преобладания декларативности целей его проведения, при отсутствии рациональных схем, методологических основ и методик. Практически не рассматривались вопросы контроля над функциями управления, не ставился вопрос о возможности возникновения рисков в деятельности предприятия. Ответной реакцией на централизм и бюрократизм при организации контроля стала формальность его проведения. Контроль рассматривался, как способ удерживать работников и ситуации в определенных рамках, что достигалось ограничениями, исключающими возможность несанкционированных действий заставляющих каждого строго соблюдать установленные нормы, в эмоциональном плане это неизбежно связано с принуждением и отсутствием самостоятельности, что совершенно не приемлемо в условиях рыночной конкуренции.

Можно выделить и охарактеризовать сложившиеся подходы к организации контроля, которые можно классифицировать по принципам техники осуществления на типы:

1) Контроль, организованный по принципу формально-традиционного подхода (в основном для «отчета»)

2) Тотальный контроль

3) Комбинированный контроль, объединяющий традиционные, задачи контроля и включающий не системный контроль над рисками.

Среди традиционных задач этих типов контроля мы выделили:

• обнаружение нарушений инструкций, проверка соблюдения законодательства и требований нормативных документов регулирующих органов и выявление нарушивших режим

• оценка соответствия фактической деятельности заданным планам, а так же правилам и регулирующим документам

• оценка достоверности отчетности.

Характеризуя тип организации контроля по принципу формально-традиционного подхода (главным образом для «отчета»), можно отметить. что это достаточно распространенная практика, для которой характерно наличие жестких нормативных требований, без учета каких либо рисков возникающих в процессе деятельности и не предполагающих творческой самостоятельности. Организованная служба внутреннего контроля, как правило, имеет статус «особо доверенного» и подчиняется «лично» руководителю (председателю или президенту), во взаимоотношениях с ней преобладает неформально личностный подход. При этом на службу контроля организации возложена ответственность за состояние внутреннего контроля в целом, роль же внутренних аудиторов (там, где они есть) сводится к дублированию функций внешних аудиторов на уровне организации, т. е. подтверждению достоверности отчётности, (например, дочерних компаний или филиалов). В качестве стандартов контроля выступают законодательные нормы и требования, нормативные акты и внутренние регламенты и правила (где они имеются). Функции методиста, разработчика и аудитора методов контроля сосредоточены в одном подразделении, характерным методом работы контрольной службы является получить сигнал, и довести его до курирующего службу руководителя. Главной характеристикой этого типа является бессистемность контроля.