Алексей Дудин - Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

Подумайте и запишите, как можно прийти к желаемому среднемесячному размеру дебиторской задолженности.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». В дополнение к практическому заданию № 4 также рекомендую составить платежный баланс, в котором в одной колонке вы отразите даты и суммы денежных поступлений вам, а в другой – даты и суммы ваших обязательных платежей. На основе составленного документа вы сможете увидеть, что отсутствие денежных средств на вашем расчетным счете на дату оплаты налогов приведет к начислению пени, на дату погашения кредитов – к штрафам и потере положительной кредитной истории, на день выплаты заработной платы – к потере лояльности сотрудников, на день оплаты поставщику – к срыву поставок.

Третье: необходимо определить механизмы проверки клиентов на благонадежность и платежеспособность, а также разработать типовые условия работы с клиентами. Условия работы с клиентами должны быть различными в зависимости от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты. Обязательно должна быть предусмотрена повышенная цена товара (работы, услуги) за предоставление клиенту отсрочки платежа. Определяя надбавку за отсрочку платежа, стоит ориентироваться на существующую ставку рефинансирования Центрального банка РФ и размер банковского процента по краткосрочным кредитам. Клиент, приобретая ваш товар (услугу, работу), должен платить больше по сравнению с ценой, которую он бы заплатил в случае предоплаты. В то же время контрагенту должно быть выгоднее взять товар у вас на условиях отсрочки платежа, нежели получить кредит в банке и заплатить вам предоплату. Поэтому ваша надбавка должна быть больше существующей ставки рефинансирования Центрального банка РФ, но меньше размера банковского процента по краткосрочным кредитам.

Скрипник Олег, внутренний аудитор интегрированной системы менеджмента, инженер по маркетингу ООО «Волгоградсервис». Чем выше уровень конкуренции на рынке, тем больше компания должна уделять внимание изучению условий кредитования клиентов, которые предоставляются другими игроками рынка. В противном случае компания может установить слишком высокий уровень надбавки за отсрочку платежа и потерять часть клиентов, которые перейдут к конкурентам, предлагающим более выгодные условия кредитования.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Предоставление отсрочки клиентам – это вымывание оборотных средств. То есть, недополучая оборотные средства от покупателей, компания вынуждена привлекать кредиты. А основная особенность кредитов – это платность. Из моей практики я знаю, что если пересчитать отсрочку, предоставленную покупателям, на стоимость процентов по привлеченным кредитам, то в результате очень часто получается, что компания торгует себе в убыток (т. е. с отрицательной наценкой). Именно поэтому важно устанавливать повышенную стоимость на товары (работы, услуги), которые предоставляются клиентам с отсрочкой платежа.

Также вы должны четко определить, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т. п.) необходимо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать соответствующую сделку и т. п.

Разработанные условия работы с клиентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей.

Все разработанные условия можно свести в таблицу (пример см. табл. 1.1).

Таблица 1.1

Практическое задание № 5

Заполните приведенную таблицу (1.1) данными по вашему бизнесу.

Четвертое: необходимо определить основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за соответствующий этап. [12] Удобно это сделать в табличной форме. Возможные варианты (не являющиеся догмой) приведены ниже, в табл. 1.2–1.6.

Вариант № 1

Таблица 1.2

Таблица 1.3

Таблица 1.4

Таблица 1.5

Вариант № 2

Таблица 1.6

Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у нее может не оказаться в штате того специалиста, который указан в графе «Ответственное лицо (лица)». В этом случае важно продумать, кто из сотрудников организации может выполнять соответствующие функции либо как можно обеспечить выполнение функции сотрудника, которого нет в штате, на условиях аутсорсинга. [13]

Детализация конкретных действий, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия сотрудников важно прописать во внутренних документах компании: должностных инструкциях, положении о работе с клиентами, регламенте договорной работы и т. п. Особенно это важно относительно тех этапов работы с «дебиторкой», где в качестве ответственных лиц указаны несколько сотрудников компании. Необходимо, чтобы было ясно, что именно каждый из них делает. Например, один готовит документы, второй их проверяет и согласовывает, третий утверждает и т. п. Либо один выполняет такое-то действие, а другой – иное действие, необходимое в рамках соответствующего этапа.

Также важно отметить, что, определяя действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, необходимо одновременно с этим продумать систему мотивации для соответствующего сотрудника в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий.

Практическое задание № 6

Воспользуйтесь одной из форм приведенных выше таблиц и опишите основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за каждый этап. Подумайте и запишите ответы на вопросы:

Какова мотивация лиц, ответственных за каждый этап?

Побуждает ли она их добиваться результата по соответствующему этапу?

Какими документами закреплены полномочия, права и ответственность этих лиц?

Насколько реально эти документы работают?

Пятое: важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные электронные таблицы, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями бухгалтерских программ, третьи – программами для создания и работы с базами данных, четвертые – системами CRM. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Читать дальше